第二节 文种的作用与确定

由于公文的性质、用途不同，每一种公文都有自己独特的一个名称。从表面上看，文种名称只不过是一个代号，其实则不然。不要看字数一般只有一两个字，最多的也不过四个字，加起来总共才几十个字，只相当一个较长的句子，而它所包含的道理却是相当深刻的。

一、文种名称的作用

（一）不同的文种名称，为我们“点”出了不同文件的性质

例如：命令（令）、指令、通令等文种，都有一个共同的“令”字，由于“令”字包含指使的意思，又属于使令性的动词，所以使用令、命令、指令、通令等做文种名称的文件，都具有指令性质；又如通知、通报，都有一个“通”字，“通”即传达的意思，“知”和“报”包含知道的意思，所以使用通知、通报等作文种名称的文件，基本上是属于告知性、周知性的文件；再如会议纪要，“纪要”即概其要点的意思，所以，我们说会议纪要属于会议文字记录性的文件。

（二）不同的文种名称，反映了文件的不同行文方向

例如：决定、决议，都有一个“决”字，“决”就是决策的意思，而决策产生于各级机关的首脑核心部位，决策之后要由下属部门去执行、办理，所以它们的行文方向必然是自上而下；又如请示这一文种，“请示”二字的含义是请求给予批示，这个含义本身就十分明确地告诉我们请示的行文方向是自下而上；再以“函”为例，“函”这个字的本义是书信，书信是人们用以传递信息、互通情况、商洽问题、联系事务使用的，它不存在哪一方可用，哪一方不可使用的问题，所以，反映到公文的“函”上，便产生了对上、对下以及平级机关或者不相隶属的机关之间均可使用的多种行文方向。

（三）不同的文种名称，表达了文件的不同目的或要求

例如：布告、公告、通告、报告，均有一个“告”字，告即将事情向人陈述、告知的意思。从而使我们看到这四个文种的行文目的全在于向人们（或组织）周知、告知某一事项。又如“指示”二字，其含义是指点、指导、示意，再具体地说即指以正确方向，作为公文的指示，显然行文的目的在于指导工作，要求下级机关循此前进。再如公文中的批复，这个名称非常明显地告诉我们，行文的目的在于由上级对下级作出批示和答复。

（四）不同的文种名称，揭示了不同文种的各自特点

以公告、报告两个文种为例，虽然它们都有一个“告”字，均属陈述、告知性的文种名称，但前一个“告”受“公”字的限制，后一个“告”被“报”字来修饰；“公”包含公开的意思（更包含代表党和国家的意思），“报”在这里可当作向上级机关汇报来理解。把“公”与“告”联系起来即公开告知，所以公告是面向全社会的告知性文件，它的对象是广大人民群众及各个机关单位；而“报”与“告”联系起来，是向上级机关汇报、陈述，所以它是面向上级的陈述性文件。又如请示、报告，虽同属上行文，但“请示”这个名称是请求给予批示，“报告”的含义是向上级机关汇报、陈述情况，从两个文种含义的趋向上看均属向上，这是相同的，但一个对上有肯定性的要求，会引起复文来，另一个对上则没有肯定性的要求，不会引出复文，所以，它们又是两个不同性质的文种。决定、决议同属一类，都是决策性文种，但一个是“议”，一个是“定”，“议”说明此文种所决策的问题是经过会议集体讨论通过的，“定”是制定的意思，制定决策的形式是多种多样的，有的是经过会议讨论通过的，也有的是某一机关、组织直接制定的。

综上所述，文种的名称具有概括标明文件的性质、作用、运行方向及制发目的、要求的重要作用。正因为如此，在拟制公文时，一定要注意准确地选用文种，如果文种确定使用得不当，就可能会发生越权的错误，或者是给收文机关的公文处理工作带来诸多的麻烦与不便。由此可见，正确地选择和使用文种是一件很严肃认真的事情，决不能草率粗疏。

二、正确确定和使用文种

（一）文种名称的确定和使用，必须遵循公文管理法规的统一规定，不能乱起名称

法定公文的15种名称，按规定只能单独使用，不能加以合并。目前在一些单位的行文中出现的诸如“请示报告”、“告示”、“申请报告”、“意见报告”等，就是把两个不同的文种名称合并或缩并在一起使用，这样随便给公文文种起名的做法是很不严肃的，也不符合规范。

（二）文种名称的确定和使用，要依据制文机关的权限，不可超越职权

令与命令，是具有指令性质的公文。常言说“令行禁止”，所以，在实际工作中只有国家的高级领导机关、军事机关一般才使用，假若某一个基层单位也来发布令、命令，就显得有些出格和过分。公告，虽属于告知性公文名称，但这个“公”字包含代表党和国家的意思，也就是说只有党和国家高级机关一般才有资格使用它。而从目前的实际情况来看，报纸广告栏目中充斥的令人眼花缭乱的“招生公告”、“招干公告”、“征文公告”、“征订公告”、“迁址公告”、“商品展销公告”、“开业公告”、“拍卖公告”，等等，都是不符合规范要求的。它们的作者（如报社、杂志社、出版社、工厂、商店、学校等）无权代表党和国家，不能随便使用“公告”。这种滥用“公告”的做法，实际上就是一种越权行为。

（三）文种名称的确定和使用，要依据行文的关系，考虑到与受文机关的组织关系

具体地说，收文机关是自己上级组织的，在文种名称的选用上只能采用“请示”或“意见”、“报告”；向自己下属组织发文时，一般应选用“通知”、“指示”、“决定”、“决议”、“通报”及“会议纪要”等文种名称；公开向社会群众公布某一周知或遵守事项时，应选用“命令”、“令”、“公告”、“公报”、“布告”与“通告”；属于平级单位或不相隶属关系的单位行文时，主要是使用“函”。

（四）文种名称的确定和使用，要考虑发文的具体目的与要求

例如，目的是请求上级机关给以指示、帮助和支持的，则应用“请示”、“意见”；用于向上级机关汇报工作、反映情况的，可用“报告”；用于推动、指导下级机关工作的，可使用“指示”或“通知”（指示性通知）；目的是为了告知下级机关某一事项的，应用“通知”；为了商洽、联系、询问某一事项时，则应用“函”。

总之，只有熟悉各个文种的性质、用途，切实把握文种名称的内涵与外延，才能准确地使用文种，而这对发挥公文的应有作用，提高公文处理工作的效能，有着直接的影响。