第三节 近似文种的辨析

公文中有些文种的名称、性质或作用、特点是非常近似的，这就给我们在文种的选择、掌握与具体运用上带来一些难度，为此，要准确地使用公文就不能不注意对近似文种的辨析。

一、公报与公告

这两个文种近似在“公”字上，即均是党和国家用来向国内外公开宣布、告知某一重大事项的，是非常严肃、庄重的公文。

不同点主要表现在：公告多用于宣布重大消息，内容一般十分简要；而公报的内容一般是比较详细具体地报道某一重要会议或重要事项的内容。

二、公告、布告、通告

这三个文种近似在“告”字上，即均属告知性的文种，它们均可以通过报纸、电台、电视台等新闻媒体或在社会上张贴等方式而公开发布。它们的不同点主要表现在：

（一）从使用者看，公告的制发者主要是党和国家的高级机关；布告的发布者是国家各级行政机关，机关下属的部门不可用布告来告知事项；通告则不然，各级党政机关、部门及社会团体均可使用。

（二）从发布的内容看，公告内容的重要性大于布告，更大于通告，是郑重宣布重大事件或重要事项、法定事项的；布告与通告则主要是用于发布应当遵守或周知事项的。

（三）从所公布的范围看，“公告”是面向国内外的，范围最广；“布告”是面向国内社会的；“通告”则是针对社会的某一方面，用于局部范围。

三、决定和决议

这两个文种近似在“决”字上，即均属决策性文件，都是上级机关对某些重大问题的处理或重要工作事项所作的决策规定性的意见或措施、要求；决策又出自于机关的首脑核心部位，并要求下级予以贯彻执行，故都是下行文。

它们的不同点主要表现在：决议的内容必须是经过会议集体讨论并表决通过的；而决定则不一定，有的决定是经过会议集体讨论通过的，也有的是由某一机关直接做出的。

四、通知与通报

这两个文种近似在一个“通”字上。“通”字在这里是传达的意思，“知”26和“报”均含知道的意思，具体方法是直陈情况与要求，所以，通知、通报均属告知性文件；又按照理解的习惯，传达一般是自上而下的传递，所以又都是下行文。

其不同点主要表现在：通知的“通”字是用“知”字作补充，知的本意是知道，这里又引申为知道办理。严格地讲通知是知照性文种，它的内容侧重于直提要求、明确界限；通报的“通”字是用“报”字作补充，“报”在这里的含义是陈述情况，严格地讲它是陈述性公文，它的内容侧重于说明、介绍某一事物或问题的情况。通报既可以提出下一步工作要求（如指导性通报），也可以不提任何要求（如情况性通报），而通知是必须有下一步工作的意见与要求的，否则，就失去了作为通知文种存在的本色。

五、批示与批复

这两个文种近似在一个“批”字上，即上级对下级的公文表明意见，均属于下行文。

关于它们的不同点，批复的“复”是答复的意思，显然事先有请示，否则，就谈不到答复，所以，批复是对下级的请示批注意见后答复下级的公文文种；再看批示，“示”是指点的意思，故批与示合在一起的意思是批注意见、加以指点，既然是批注就是在下级报来的公文上书写批语，有的针对来文的下级批注意见（这样应告知来文单位），也有的是批转给其他部门去办的（如属此种情况就没有必要告知来文单位），所以不同于批复。

根据上述介绍。对批复与批示的不同点我们可以理解为：

（一）被批注意见的来文文种不同。批复是针对下级机关上报的“请示”做出的；批示所针对的来文则是下级没有肯定性要求答复的文种，如报告、总结、计划、调查报告、检讨报告等。

（二）行文方式不同。批复的主送机关必然是上报请示的单位，如对其他单位也有参考价值，可列为抄送；批示如具有普遍意义，可把原行文上报的单位与其他单位一并列为主送。

六、批示与指示

这两个文种近似在“示”字上，说明均是上级对下级工作具有指点作用，故称指挥性公文。

它们的不同点表现为：指示是上级机关主动作出的，具有主动性；而批示是对下级来文所作的批注，与指示相比处于被动状态。

七、函与便函

“函”这个字的本义是书信，是人们用以传递信息、互通情况、商洽问题、联系事务使用的。所以，函与便函在内容实质上没有什么区别。

它们的不同点主要表现在：函是党和国家机关的法定公文文种之一，是正式的、主要的一个文种，而便函不是法定公文，它是文件的一种形式，这是两者之间的主要区别。也正因为如此，函在行文时必须具备法定公文的标印格式，而便函则没有。顾名思义，便函就是简便的书信，有抬头、正文、落款、日期即可。只有内容比较重要的便函，才有标题与发文字号。

八、通知与通告

这两个文种近似在“通”字上，说明都是用来传达上级机关的意图和要求的。但通告的“告”字在这里是普遍告知意思，是把某一机关、组织的意图、要求普遍告诉人们知道并加以遵守；通知的“知”字，与“告”字虽然都是告知的意思，但“知”与“告”相比，具有特定告知的含义，有可能告知所属全部下级单位、人员，也可能告知部分下级单位，要求它们知照办理，这就是两个文种的主要区别点。在具体使用上，凡是向社会上公开告知人们遵守某一事项时，应使用“通告”；内部行文告知下级全部或部分单位办理某一事项，应使用“通知”，而不能用“通告”。

九、提案与议案

这两个文种都是用于集体开会时向会议提出的建议或意见。在我国，建国后相当长的一段时间里，凡是提请会议讨论、处理的建议和意见，均称作“提案”，故提案与议案在本质上是相同的。1983年全国五届人大五次会议以后，才把对工作的批评、意见与建议与现在规定的，需要提请大会审议通过的、具有约束力的议案区别开来，所以在人民代表大会上改用“议案”一词，而在其他会议上仍使用“提案”的名称。

十、报告与请示

报告与请示同属一个行文方向——上行文。虽然行文方向相同，但两者之间却有着严格的区别，主要表现在：

（一）对上级要求不同。“报告”不要求上级批复，而“请示”则要求上级批复。

（二）行文时间不同。“报告”是事中或事后行文，而“请示”只能是事前行文。

（三）文种性质不同。“报告”属陈述性的上行公文，而“请示”属请求性的上行公文。

（四）结尾用语不同。“报告”的结尾一般用“专此报告”、“以上报告如有不妥，请批示”等词语，有的干脆不用，报告事项完结全文即告结束，也就是说对上级并无明确肯定的回复性要求。“请示”则一般用“可否（或妥否、能否），请批示”，对上级的要求十分肯定。

以上只是公文中的一些主要的近似文种，这方面的情况可能还有一些。我们之所以需要进行辨析，道理很简单，就是为了防止错用，以提高使用文种的准确性和规范性。看看目前我们一些单位在公文文种的使用上，函与通知，公告、布告与通告，通知与通告，批复与函，“三告”（公告、布告、通告）与广告不分的现象，足以说明细致掌握近似文种各自的区别是十分必要的。