第三节 公文的作用

公文作为党和国家机关传递策令、沟通情况、推动公务活动开展的书面文字工具，具有如下几个方面的作用：

一、规范作用

在党和国家所使用的公文中，有相当一部分是用来制定和发布全国或地方性的各种法律、法令和行政法规的，它规范着亿万人民的行动，要求人们必须坚决执行，国家以强制力保证它的权威性，如《刑法》《婚姻法》《政府组织法》及各种规定、条例、决定、通告等。它还用以制发一些章程、准则、守则等，这些虽不是法规，但对人们同样起着规范和准绳的作用。

二、计划作用

计划是党和国家实施管理的中心环节，要管理就要对工作的目标和任务做出设想和安排，对重大的问题做出决策。通过计划和决策，确定任务的内容、工作步骤、工作方法和各种要求，而党和国家各项计划活动所形成的文字材料就是公文的一个重要方面，比如计划、规划、工作要点、会议纪要、意见、决议、设想、安排、办法等，统属起计划作用的公文。

三、组织作用

党和国家将计划和决策制定之后就要付诸实施，化为具体的执行活动。在具体的组织活动中，除了使用语言等手段外，就是使用公文这一文字手段，比如，使用简报、通报等来交流信息、提供情况，通过请示、报告等来解决下级工作中遇到的问题和掌握下级的情况，使用命令、决议、通告、意见等对下级的工作提出明确、具体的要求，加以推进和指导，因此说公文是实现党和国家进行组织活动的一个重要工具。

四、协调作用

协调就是改善和调整各机关、各部门、各项活动之间的关系，使各项管理活动分工合作、密切配合、步调一致，实现共同的目标。而公文是实现这种协调作用的很重要的一个手段。例如，通过制定决议、发布决定、总结工作来统一人们的思想认识，做到步调一致，以免贻误工作；通过发布通知、通告来纠正不良倾向，保证党和国家整个工作机器正常有效地运转。如中共中央关于经济、科技、教育体制改革的三大决定，党的十一届六中全会通过的《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若干历史问题的决定》等重要文件，都是起着统一人们思想认识、协调行动的重要作用。

五、控制作用

要使党和国家的管理活动顺利进行并达到预期的目的，对管理活动的进程和结果必须加以控制。控制就是监督、检查和规范，而公文中大部分是起这种作用的。要实现控制就要上情下达、下情上达、彼情此知、此情彼知，公文中的情况报告、简报、通报、信息快报等就是起这种沟通交流情况作用的，对某一方面工作起指导作用和对某一不良倾向予以制止的指示性通知、批评性通报、指示、指导性通报等都是起控制作用的。

六、宣传作用

为了保证党和国家的路线及各项方针、政策顺利地贯彻实施，各级党政机关要经常制发一些着眼于对干部群众进行思想教育的公文，以提高人们的思想认识，调动大家建设中国特色社会主义的积极性。

七、联系作用

在平级和不相隶属的机关之间，通过公文往来可以相互联系工作、交流信息、沟通情况、商洽问题，取得配合，它是平级和不相隶属的机关之间相互联系的桥梁和纽带。

八、凭证作用

公文在完成了它的现行作用之后，将要进行整理，归入档案，对今后的工作起着记载、凭证和考查的作用。

公文的上述作用不是彼此孤立的，而相互联系的，有时一个文件往往同时具有几个方面的作用。