第三节 发文字号

发文字号又称发文号、发文编号。它是公文格式中一个不可缺少的组成部分，即向外发文的登记编号。发文字号的作用表现为：

（1）便于文件的发出。通过发文编号，使文件在文书部门挂号登记，文书部门就得履行职责按时将文件组织发出。

（2）便于掌握、统计发文的数量。大单位对外发文较多，一看发文编号就知道整个单位及部门在一定时间内向外发出了多少份文件。

（3）便于查询和引用。

（4）利于保管的系统性。

编制发文字号的原则，新《条例》、新《标准》中明确规定：“发文字号，包括机关代字、年份、序号。联合发文，只标明主办机关的发文字号。”其具体要求是：

（1）发文字号三个构成要素的排列，应首先是机关代字，其次是年份（书写时两面加六角括号），最后是发文顺序号，序号不编虚位（即1不编为001，不加“第”字）；

（2）党政机关的发文字号以分开为宜；

（3）机关代字中应明确发文的含义，如“中发”、“国发”、“中办发”、“津党发”、“津塘党发”等；

（4）几个单位联合行文时，不应一文多号，而只标主办机关的发文字号；

（5）在同一地区，当有些机关发文字号的机关代字容易造成重复时（如某县的政府、政协、政法委三机关的代字都会编成“×政发”），要力求避免；

（6）在机关代字中，要不要注明承办部门的代字，可视具体情况而定，例如大的单位可考虑这样做，一般的中、小单位则不必要；

（7）发文字号的标注位置，应以置于发文机关标志下空二行位置为宜；

（8）上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。