关于时间管理的三个真相
“时间就是金钱。”1748年，美国政治家本杰明·富兰克林在随笔中写下了这样的句子。
从18世纪开始，“理性主义”广泛传播，富兰克林作为“理性主义”的代表人物闻名于世，他留下了很多体现时间重要性的句子。
“不要浪费时间，人生就是时间的积累。”
“不要浪费时间，要常做有益之事，杜绝一切无用之事。”
之后，富兰克林的观点被视为时代精神的代表，19世纪，“时间就是金钱”成为一个流行的口号。有效利用时间是一种美德的观点已经成为世界共识。在现代社会，可能没有人怀疑时间管理的重要性。
然而，很多广为流传的时间管理常识实际上没有什么明确的依据。
无论你学习多少最新的时间管理术，只要依据是错的，意义都不大。因此，你首先要从广为流传的关于时间管理的观点中找出以下3个真相。
●真相①：即使使用时间管理术，工作效率也没那么容易提高。
●真相②：越在意时间效率，工作效率就越低。
●真相③：“管理时间”几乎是不可能的。
很多人可能感到困惑。这些观点都是关于时间管理术的基本观点，大家可能认为这些观点是毋庸置疑的。但是，近年来的研究表明，这些观点是错误的。只要陷入这些误区，你便几乎永远无法摆脱“时间不够用”的状态。我们来看看详细的原因。
01
真相①
即使使用时间管理术，工作效率也没那么容易提高
纵然淘尽岸边的细沙，也数不尽世间的时间管理术。世上有很多时间管理术，比如调整日程表、罗列待办清单、设置邮件时间、估算工作时间等，每种时间管理术都主张“用这种技巧可以有效地利用时间”。但是，正如“前言”所言，这些技巧实际上没有什么依据，甚至很多报告指出这些技巧对改善工作效率没有效果。这听起来有些难以置信，但是多项关于时间管理术效果的研究显示，这些技巧和工作效率之间只有着微弱的联系。
我们来看看2021年康科迪亚大学等团队的研究。研究团队在从1980年到2009年发表的有关时间管理术的研究论文中选取了158篇，对约5.3万人的数据进行了元分析。元分析是一种把多项研究结果汇集起来，按照规范得出总体结果的统计技术。因为其使用了大量的数据，所以准确性更高，与参考单一研究相比可以得出更可靠的结论。从这个意义上说，数据的可信度相当高。
在分析时，研究团队将时间管理术的内容分为以下三种。
●结构化：这是清晰地列出“在什么时间做什么事情”的时间管理术，比如使用日程手账、提醒事项、待办清单等。
●保护化：这是专门保护时间不受外界干扰和问题影响的时间管理术，比如拒绝需要花费时间的要求、早起工作、工作时屏蔽社交媒体等。
●适应化：这是事先设想同事的请求或紧急会议等问题，预先制订对策的时间管理术。常见的方法是制订行动计划，比如，“如果有紧急会议，就把文书工作推迟到下周”“如果被安排做一项紧急工作，就请同事帮忙核算经费”。“设置预案日”等也属于这种方法。
根据以上分类，研究团队分析了时间管理术的效果，得出以下结论。
●时间管理术与工作效率之间只有较弱的相关性（r=0.25）。
“r”也称为相关系数，是表示两个数据之间关系密切程度的数值，这里被用于表示时间管理术与工作效率之间的关系。这个数值越接近1，就说明二者之间的关系越密切。在这种分析方法中，如果数值大于0.5，一般认为研究的两个对象之间的相关性较高。如果调查啤酒销售量与气温的关系，一般会出现“r＝0.78”左右的大数值。在大热天人们想喝冰啤酒是很正常的，所以冰啤酒的销售量也较高。
在这一点上，0.25这个数值是一条很微妙的线，我们可以认为，“虽然时间管理术有时能提高工作效率，但很多时候没有明显的效果”。这里所说的工作效率，是以上司提出的业绩评价、员工工作积极性、工作承诺等指标来衡量的，时间管理术对这些指标没起到什么明确的作用。
研究团队还发现了以下结果。
●在学习时使用时间管理术效果更差，人们不能指望通过这些方式提高考试成绩。
●时间管理术在“人生满意度”方面作用最明显，其影响度比工作效率高72%。
大多数人会使用时间管理术来提高工作效率，但实际上这样做没有多大效果，只是多了一点心理安慰罢了。
应该把时间管理术视为一种提高幸福感的技巧
还有很多其他实验也发现时间管理术没有效果。
在维尔茨堡大学等团队做的一项测试中，研究团队指导德国的商务人士进行时间管理术训练，在小组研修的基础上，让全体人员学习多种时间管理术。
●设定工作目标，并争取按时完成。
●事先做好预案，以防由于意外事件而中断计划。
●按优先顺序对任务进行排序，从重要的事情开始处理。
●将所有需要完成的任务写在日历上，使之可视化。
●观察完成每项任务所花费的时间，以便今后能更充分地利用时间。
这些都是常见的时间管理术，看过本书的读者可能使用过这些时间管理术。如果把这些时间管理术组合在一起，或许会对提高工作效率有些帮助。
但是，测试结果与前文提到的元分析大同小异。无论人们使用哪种时间管理术，工作的质和量都没有太明显的改善，也不会提高人们按时完成工作的概率。时间管理术只对被试的工作满意度有效果。前文提到的元分析的作者对此这样评价：“一般来说，时间管理术有助于提高工作效率，而提高幸福感只是一种副产品。但是，我们的分析颠覆了以往的常识，应该放弃把时间管理术和效率联系在一起的想法，仅把时间管理术视为一种提高幸福感的技巧。”
的确，研究数据显示，时间管理术的效果并不明显，日程安排和任务管理等常规技巧也没有取得显著成果。尽管如此，现代人并没有对时间管理失去信心，这可能是因为这些技巧能改善我们的心态。
使用时间管理术来安排每天的日程，能让你有一种自己能掌控自己人生的感觉，也更容易有完成重要工作的成就感。比起让别人告诉你该做什么，能自己管理时间的人生肯定更让人心情愉悦。
不过，我还是要重申一遍，时间管理术带来的提高工作效率的效果，远不及改善心态的效果。目前，还没有一种时间管理术能对所有人来说都有效。
02
真相②
越在意时间效率，工作效率就越低
“通过分工提高工作效率，劳动生产率就会有飞跃性的提高。”
1776年，近代经济学之父亚当·斯密在《国富论》中强调了效率化的重要性。他一针见血地指出，工业革命的本质不在于新技术的诞生，通过减少浪费和改善工艺来追求效率化才是最重要的。
经营学家弗雷德里克·泰勒和W.爱德华兹·戴明也继承了同样的观点，他们认为“追求效率是一种美德”。通过他们的努力，时间管理成为一门科学，“如何在较少的时间内做更多的工作”成为人们追求的准则。这一点在现代社会也没有改变，消除浪费和追求效率仍然是世界各地商学院的主要课题。
当然，时间对我们来说确实是一种稀缺资源，追求效率不仅对于经营者，对所有人而言都是必要的。众所周知，亨利·福特通过引进世界上第一条装配线使工厂产量翻番，工业革命也因为追求效率而取得了丰硕的成果。
但是，最近十几年的研究表明，重视效率有时反而导致工作效率下降，主要有以下两个原因。
①追求时间效率会导致判断力下降。
②时间效率越高，创造性越强。
第一个问题是追求效率会让我们的判断力下降。你有过这样的经历吗？比如，连续开了好几个会，在短时间内发了很多邮件，高效地处理事务，这时已经到了傍晚，你突然发现今天应该写的重要企划书还没开始写。
在短时间内高效地处理多项任务，却忘记做最重要的事情，无意间接受了不合理的请求，这种现象并不少见。
这在行为科学中被称为“隧道效应”。如果你在开车时听音乐，同时还和副驾驶说话，甚至因为看到走在前面的熟人而分心，无论多么资深的驾驶员，发生事故的概率都会攀升。同理，在高效处理多项任务的过程中，大脑的处理能力达到极限，做出恰当选择的能力就会下降，这种现象就是“隧道效应”。
经济学家赛德希尔·穆莱纳森（Sendhil Mullainathan）等人的研究显示，陷入隧道效应的人平均智商会下降13个百分点，这个数值和整晚不睡觉导致的智商下降的程度差不多。
因此，一旦陷入隧道效应，我们就容易采取以下行动。
●只满足于简单的任务：微软公司在英国做的调查显示，重视效率的员工中有77%的人花了很多时间清空他们的邮件收件箱，但是他们仍然觉得“度过了高效的一天”。俄亥俄州立大学等团队的实验显示，被要求追求效率、快速完成任务的小组与其他小组相比，任务的处理量减少了约22%。
●无法制订战略计划：当时间效率意识增强时，我们容易失去开阔的视角，不经过深思熟虑就接受同事的请求，或者逃避运动、学习等长期训练。因此，很多陷入隧道效应的人忙于应付眼前的课题，无暇顾及长期重要任务。
越是追求效率的人，越容易陷入“隧道效应”，忙得不可开交，最后只剩下“清空收件箱”“回应了朋友的请求”等短暂的自我满足感，永远无法集中精力做真正重要的事情，陷入一种恶性循环。
如果太在意时间，创造性就会下降
“创造性下降”也是追求效率引发的一大问题。越是追求效率，我们就越难以想出好的创意，解决问题的能力也会下降。
哈佛大学心理学家特蕾莎·M.阿马比尔（Teresa M.Amabile）从7家企业召集了177名员工，要求他们写工作日志。根据大约9000天的数据，她分析了全体员工的工作方式，得出以下结论。
●工作时太在意时间的日子与其他日子相比，创造性思维的出现率下降了45%，项目的成果也会减少。
●创造性下降会一直持续2～3天，但大部分员工都没有注意到这一事实。
因为追求效率而太在意时间，常导致大部分人思维不够开阔，最终成果的数量也会减少。之所以会出现这样的结果，是因为产生好的创意需要“发散思维”。这是一种可以让大脑中的印象和记忆畅游的技巧，在个体身心放松时最容易出现。
发散思维对创造力至关重要的原因无须赘述。为了想出好的创意，我们必须创造使用现有知识的新方法，或者寻找以前从未尝试过的新鲜组合，就像詹姆斯·戴森（James Dyson）从木材加工机中得到启发开发出吸尘器，或者像乔治·德·梅斯特拉尔（George de Mestral）依照牛蒡果实的结构发明了魔术贴一样。要做到这一点，我们需要让大脑中的图像和知识自由驰骋，等待意外的信息联结。有时在洗澡时或入睡前脑海中会浮现好的创意，这也是因为进入放松模式的大脑切换到了发散思维。
相反，将意识集中在一件事上，并将大脑资源用于特定的信息的现象叫“聚合思维”。若你在看着时间处理待办清单或者迫于截止时间的压力处理工作时，在不得不将意识持续转向眼前任务的情况下，你的大脑就会切换到聚合思维，专注力将会提高。
遗憾的是，人类的大脑无法同时使用发散思维和聚合思维，想要提高专注力，有时只能放弃创造性。也就是说，如果总是追求效率、在意时间，我们就只会使用聚合思维，发散思维就没有用武之地了。结果，好的创意会减少，最终导致整个项目的停滞。
麦肯锡的调查显示，现代社会70%的工作都需要创造性思维。我不是要全盘否定效率化，但是，太在意时间确实会导致工作效率下降。如果原本只想着提高效率，可能连提高效率的新点子都想不出来。如果是在工业革命时代就另当别论了，那些做法不能称之为现代的做法。
03
真相③
“管理时间”几乎是不可能的
关于时间管理术，容易陷入误区的最后一个真相是，“管理时间”几乎是不可能的。
首先，大部分时间管理术与时间使用方法无关。虽然这听起来像玩笑话，但是并不奇怪。实际上，所有的时间管理方法与时间使用方法间的关系都不大。但是，可能没有人能马上理解这一点。我们在日历上写下计划是为了确认当天的时间使用方法，给任务排序也是为了合理分配时间。
为了理解时间管理术与时间使用方法无关这一事实，我们来思考一下“为什么时间管理术只对一部分人有效”这一问题。
大家还记得前面提到的时间管理术的元分析吗？这项分析结果显示，无论在哪项研究中，都有少数人在使用时间管理术后有了一定进步。
总之，虽然这些方法对大部分人没有效果，但总有一定数量的人通过时间管理术提高了工作效率，为什么会产生这样的差异呢？
为了寻找答案，我们来思考一下“艾森豪威尔矩阵”。这是美国前总统德怀特·艾森豪威尔经常使用的时间管理术，它的特点是把任务按照“紧急程度”和“重要程度”进行分类，然后人们像“偿还债务”一样，从紧急程度及重要程度高的任务开始启动工作。
这种做法乍一看似乎无可挑剔，但应用起来其实并不顺利。约翰·霍普金斯大学等团队的实验结果显示，能熟练使用“艾森豪威尔矩阵”的人不多。
研究团队让203名男女“输入简单的文字”，并将任务条件分为两种。
●模式1 紧急但不重要：报酬为12美分，5分钟后任务选择权消失。
●模式2 重要但不紧急：报酬为16美分，50分钟后任务选择权消失。
即使不使用艾森豪威尔矩阵，大家也知道应该选择哪种模式吧。
因为任务重要，时间充裕，还能多拿4美分，所以选择模式2确实更划算。
但是，结果出乎意料。很多人对5分钟的时间限制反应强烈，他们因为马上就要到时间而于冲动之下选择了模式1，放弃了16美分的报酬。
研究团队将这种现象称为“单纯紧急性效应”。这是一种仅考虑时间限制，就判断“这项任务一定很重要”的心理，即使个体知道“还有更重要的事情”，他的意识还是会转向相对更紧急的任务。这种心理十分普遍，很多人牺牲了健康或家庭等重要的事情，把资源浪费在“紧急”的工作上。换句话说，要使艾森豪威尔矩阵发挥作用，我们必须克服这种心理。
但是，如果仔细观察这些数据，就会发现一个有趣的现象。在参加者中，有人没有被单纯紧急性效应所迷惑，而是选择了重要的任务。你认为这些人是什么样的人呢？
答案是“清楚地知道人生中重要的事情”的人。在这个实验中，像“25美元能给孩子买礼物”“25美元能买参考书”这样，能把报酬与自己的人生联系在一起的人，就不会陷入单纯紧急性效应的陷阱，从而更容易做出理性的判断。
总之，艾森豪威尔矩阵不是管理时间的技巧，而是管理价值观的技巧。艾森豪威尔矩阵不一定能让你更好地分配时间，但是可以帮助你重新认识人生价值，提高动力，从而提高效率。
时间管理术无法解决效率问题
类似的例子有很多，具体来说有以下研究结论。
●效率研究的领军人物亚当·格兰特的研究显示，世上大部分时间管理术管理的是注意力，而不是时间。他指出，“时间管理术不能解决效率问题”。
●社会心理学家罗伊·鲍迈斯特等人的研究显示，待办清单之所以有效果，与其说是因为它能有效利用时间，不如说它是通过写下“未完成的任务”来整理思绪，同时“是不是有什么没做完的事情”“是不是应该先做那项工作”等无意识的不安感也会减少。
●专家在研究个人的时间观对效能的影响之后，指出了以下问题：重视时间管理会导致我们认为时间不够用，使我们无法做一些人生中真正重要的事。
●特拉维夫大学团队的调查显示，有些人发现“截止时间”能使他们提高效率，是因为它“能减少努力的机会成本”。截止时间之所以能提高工作速度，不是因为人们设定截止时间就能推算工作所需时间，而是因为截止时间的存在强化了“我没有时间做其他事情”的观念，从而使人做出“专心完成眼前的任务效果最好”的判断。
这些结论并不令人惊讶。因为一天的长度只有24小时，所以无论怎样巧妙地安排任务和正确地估算所需时间，都有局限性。即使不说“管理时间”这个想法本身就是错误的，从根本上“管理时间”也几乎是不可能的。
对于管理时间，如果减少了不必要的会议，摒弃了无用的闲聊，反复确认了任务的优先级，把不必要的任务全部删除了，除此之外我们就几乎没有其他办法了。而且，即使制订了周密的计划，我们也不一定按照预定计划完成任务，还有隧道效应和单纯紧急性效应等障碍在等着我们。控制时间这件事本来就有天花板，如果想要实现更高的目标，我们就只能管理时间以外的对象。