第一步：明确写作意图

如果想让我回复你的电子邮件，那么你必须明确告诉我你的目的和需求，而且要及时告诉我。我没有时间慢慢揣度你到底要我做什么。

——引自一位调查受访者

无论何种场合下，你写的东西都是在向读者发出要求或请求。它可能会很直接——“请这样做”或者“请把那个发给我”，也可能仅仅是要求对方去关注你写的内容，就像是“请您阅读此信息，望您了解”。

这种写作意图在文字表达上可能会开门见山，也可能洋洋洒洒地写上好多页。典型的就是商务计划书，这种文书长篇大论，而最终的意图就是“请向我们的企业投资”这样一个请求。或者是一封主动发出的电子邮件，意图是想与对方就某件事进行商讨，比如要求更改办事流程或者雇用一位新员工。

有些商务文书的写作意图是很含蓄的，比如一个公司就其所做研究和开发项目发布的白皮书。白皮书里并未明确表达希望对方和公司合作的愿望，但如果写得好，它定会迎合阅读者的期望并且激起对方进一步了解的兴趣。在商业世界里，很多商务意图都是隐含在知识分享和思想领导力之中的。

你的写作目的也许是要对方马上行动，也许是要对方考虑在将来采取行动，抑或只是要引起对方的关注。无论是哪种情况，你与对方沟通的有效途径都是让其了解你的目的和意图，这也正是你在写作中需要做的——明确写作意图。

明确写作意图，首先就是要在心中明确你到底想从对方那里得到什么。这听起来容易，但实际做起来并没有那么简单。回想一下，曾经有多少次你读到一封冗长的电子邮件然后默默发问：“你到底想从我这里要什么？”甚至你把自己的邮件发出后回过头来重读，却略感难堪地发现自己的意图似乎根本没有表达清楚。

你根本没有完全明白或者至少不是很清楚自己想要什么，这很可笑吧？但事实上这种情况却是超乎想象地经常发生。

让我们来看几个例子。

卢克的公司已经准备好要和莎克公司签订一份三年期的合同。那天晚上，接到莎克公司最后一个电话后，卢克感到非常不安。因此他给团队发了一封电子邮件：

我对莎克公司的最新版合同还是有些担心。我们已经在电话里谈了这个问题，但我对合同的签署流程还是不太确定。合同第三年的要求条款不是很明确——如果第三年的要求和前两年不一样，将会增加潜在成本或者迫使我们到时重新谈判。我们马上就要签协议了，在此之前我认为还是有几个问题需要再确认一下。

卢克

卢克明确表达了他的担忧，但是这封邮件看上去更像是他在向团队陈述想法，而没有提出任何具体的建议。卢克到底想要收到邮件的人做什么？他自己此刻明白吗？

现在假想卢克重读了一下邮件初稿，仔细考虑了他真正的写作意图，然后做了一些修改。

我们很快就要和莎克公司签署协议了。不过我建议在签署之前，需要明确以下两个问题：

» 合同的签署流程到底是怎样的？（我们就这个问题已经在电话中讨论了，但仍没有解决。）

» 合同里第三年的具体要求是什么？

如果我们现在不把这些问题弄清楚，日后可能会付出昂贵的代价。因此我们要把这些列入下次的电话谈判计划中，争取解决这些问题。

卢克

以上两封邮件的内容几乎是一样的，但是第二稿中卢克明确了他的真正意图：他想暂缓合同的签订，继续和莎克公司商讨，解决两个悬而未决的问题。整个团队明确了他的立场，而且卢克也提出了具体的建议，这样大家就可以高效地解决问题了。

当然有时候或许是出于政治等方面的原因，你可能不想像卢克在第二稿中那样直接表达自己的想法。举例来说，如果你觉得你的提议可能不会受大家欢迎和认可，这时候你就不要那么直接，要尽量委婉一些。在沟通中无论你选择直接还是间接，都应该根据具体情况斟酌而定，而不是随性而为。

我们经常急匆匆地把电子邮件发出去，根本没有仔细考虑——我们认为意图表达清楚了，但事实是这样吗？如果你自己都不明确你想表达什么，那邮件很难让对方明白你的真实意图。你的邮件内容就会主次不分、偏离正题，最终不知所云。

很多商务沟通并不像卢克的邮件那样事关重大。多数情况只是为了传达某种信息。即便如此，你还是希望对方能够真正读懂你的意思，而这就需要你在写作之前明确写作意图。

让我们再来看个例子。在这个例子中，哈什塔给她的老板琳恩写信，讲她认为对公司团队很有意义的研习班的事情。

琳恩，你好！

我昨天和莱恩·科恩共进了午餐。我不知道你是否知晓其人，他曾在公司里担任视觉传播总监二十多年，目前仍在开设关于视觉设计、图表运用、演讲展示的研习班。我把他发给我的一些材料放在附件里了。希望最近能够找个时间和你谈谈研习班的事。

谢谢。

哈什塔

你觉得琳恩会打开这些附件吗？我觉得不会。她可能只是想想，却永远都不会打开看。哈什塔匆匆地发出了这封邮件，根本没有认真考虑她想要的结果。如果哈什塔真的想让琳恩去仔细阅读这些信息，她就应该依照心中的写作意图去斟酌修改这封信的内容：

琳恩，你好！

我昨天和莱恩·科恩共进了午餐。我不知道你是否知晓其人，他曾在公司里担任视觉传播总监二十多年，目前仍在开设关于视觉设计、图表运用、演讲展示的研习班。我把他发给我的一些材料放在附件里了。我觉得那个“演讲沟通”的研习班不错，对我们会很有帮助。希望找时间和你谈谈。

谢谢。

哈什塔

修改后的邮件定能激起琳恩的兴趣，她更有可能去仔细阅读附件信息。现在，让我们再进一步，哈什塔觉得公司团队能够参加研习班是件好事，所以她的写作意图由最初的分享信息变成了尝试说服琳恩考虑参加研习班。（请注意，我这里说的是说服她去考虑此事。说服她答应此事，还为时尚早。你对每一次沟通的意图了解得越准确，沟通的成功率就越高。）

琳恩，你好！

让我们的团队参加一些演讲培训，你觉得如何？有一个研习班我觉得会很有帮助，我发了一些相关信息在附件里，请查收。就此，我想和你谈谈。

我昨天和莱恩·科恩共进了午餐。我不知道你是否知晓其人，他曾在公司里担任视觉传播总监二十多年，目前仍在开设关于视觉设计、图表运用、演讲展示的研习班。

我觉得他开设的“演讲沟通”研习班很适合我们。我们团队中很多人都不是从销售公司做起来的，因此缺乏一些应有的基础性训练（这其中就包括我自己）。我认为这对我们的销售团队尤其有用。随着公司的壮大，我们希望每位员工都能够自如地沟通和展示自己。可否在下周拨冗抽出半个小时，我们来具体探讨一下此事？

谢谢。

哈什塔

上面这一稿邮件，哈什塔已经非常清晰地知道自己想要什么了，那就是让琳恩对研习班的资料产生兴趣，并且开始讨论是否要聘请莱恩对团队进行培训。哈什塔是如何做到的呢？她在邮件开篇就向琳恩抛出一个问题——琳恩也就明白自己要对此给出答复和决策，而不是只接收个信息而已。哈什塔这次采用了更加主动热情的口吻。她还提出了十分明确的建议（我觉得他开设的“演讲沟通”研习班很适合我们），并且给出了充分的理由（指出目前团队缺乏这种沟通展示技巧，而公司的快速成长正需要大家具备这种能力）。

由此可以看出，花点儿时间去明确你的写作意图然后再落笔，你的语言表达会有很大不同，由此也会产生意想不到的写作效果。

如何明确写作意图

大多数人在进行商务写作的时候都苦于时间仓促而没有足够的机会去斟酌思考。但事实上你只需要不到一分钟的时间停下来去想想，你希望从读者那里得到什么，然后怀揣着这个目的动笔写作。试想一下，你可能浪费了很多时间去焦灼地等待迟迟未到的回复，也可能花了更多时间去分析整理由于写作意图模糊而带来的混乱局面。相较于这些，更值得做的是，在点击发送键之前花上一分钟把自己邮件的写作意图搞清楚。

如果你是规划型的写作者，喜欢在动笔之前组织内容草拟提纲，不妨试试下面这个小技巧。试问自己：

我写这个是因为__________________。

我想让我的读者__________________。

将上面两句话补充完整，越具体越好。填空时不要太草率，要考虑周全，真正去思考你到底希望对方读完之后为你做些什么。这看上去很无聊，但是你会惊奇地发现，这个小小的技巧会让你笔下传达的信息更加简洁、清晰、准确、有效。

如果你是校订型的写作者，初稿已经写作完成，这时不妨停下来，先不要急于将邮件发送出去。试问自己：

我写这封信的目的何在？

我想要我的读者做什么？

如果你不能回答这些问题，或者你的答案并不是很明确，花点儿时间认真思考一下吧。然后试着站在读者的角度，问自己：

我的写作意图对方能明白吗？

如果答案是否定的，回去重新修改你写的东西吧。这个过程通常涉及重写文章开头（我们将在第三步“开篇明确有力”那部分进行详解）、删减内容以及重组框架等等。

小结：明确写作意图

✧在落笔或完稿之前，花几分钟思考一下：“我写这个想要得到什么样的结果？我想要我的读者做什么？”

✧然后反问一下自己：“我真正让读者明白我的写作意图了吗？”

✧站在读者的角度通览全稿，看看写作意图是否明确。读者会明白吗？

✧对全文进行斟酌和修改，让读者清楚你想要什么、你为何想要以及他应该怎样做。

下一步，我们将认真研究一下你的读者，重点去了解对方的需求，看看如何用你写的东西抓住对方的注意力。

请同事帮忙

如果你正在撰写很重要的文书或信件，可以考虑请你的同事帮忙。找一个你比较信任的同事，请他通读你的文稿然后给出评价和意见。通过他人的眼睛可以帮助你识别文章还有哪些不足和遗漏。当你让同事阅读文稿时，一定要请他关注你希望得到帮助的地方：这篇文章有没有说服力、篇幅是否太长、是否需要进一步详述、写作口吻是否合适，等等。如果你只是把文稿扔给对方，那么对方匆匆看完，可能给的反馈对你没有任何用处。每个人都很愿意帮忙（每个人也都想展现自己的才智），你得到的评论可能比你需要的要多，而同事给你的反馈很有可能并不是你想要的。因此最好的做法是，针对文稿向对方问一些具体的问题，这样可以节省双方的时间。不要忘了提醒对方，必要的时候你也可以帮他阅稿。在工作中有这样可信赖的搭档随时相互帮忙审稿是非常棒的事。

提出解决方案

你想提升自己的写作水平吗？你想成为一个更好的同事吗？如果你写的内容是对某个问题的讨论，而你又不确定该如何解决这个问题，这时不要只凭主观臆测，也不要把问题转嫁给他人。你应该做的是：提出问题的解决方案。

如何应用这种写作策略取决于一系列可变因素：你所在公司的文化、你的职位、对方的职位和角色等等。提出解决方案很大程度上就意味着要求对方据此采取具体行动，或者是向对方展示你的观点。无论是哪一种情况，你都要为你的读者提供一种行动建议，而不是仅仅指出问题或者把问题抛给别人。这种方式能够帮助大家更高效地解决问题。

如何利用口述方式进行写作

很多人都很惧怕写作，但我从来没有。我想告诉你们为何我不怕写作，那是因为我已经学会了如何利用口述方式进行写作。

我手上经常有一大堆事情同时在做，包括撰写新书之类。坦诚地讲，我觉得写书的过程是很痛苦很折磨人的。写书的工作量很大。但我很喜欢讲故事，很喜欢谈论自己的想法。由此我找到了一个方法，利用我的这个特长去完成写作。有人向我提问，并且提的都是非常棒的问题，我便和他坐下来，他问我答。在回答的过程中，我把写作内容全部陈述出来，完成了口头的写作。下一步就是把这些内容转录成文字，和搭档一起对其进行整理加工，使之顺理成章。

如果你惧怕笔头写作，这种方法尤其适合你。当你想写一些东西但不知从何下笔，或者你根本就不想动笔去写的时候，找个你比较信赖的同事，对着他把想写的东西说出来。让他向你提问，你去回答。让这种交谈自然流畅地进行下去，你的写作内容也就从口中娓娓道出了。在这当中，你可以记些笔记，但不要因此干扰或阻碍整个谈话过程。记笔记的时候，最好是简单记下一些比较好的关键词，而不是尝试记录下每一个细节。这样做主要是为了让你的思维流畅不间断。

利用口头而非笔头进行创作的方式早在很多年前就被公司高管们经常使用。他们对着留声机把想写的书信或文件的内容通过语音录下来，或者直接口述给速记秘书。他们相信秘书会把内容准确地转录成文本，并且能够纠正其中的口误。

当然我们大多数人都没有助手帮助我们整理口述，但还是可以把这种口述写作方式当成一种习惯。找个你信任的同事作为搭档，互相帮助，在写东西时相互倾听和提问，协助对方完成写作任务。最后你会发现，根本不用动笔，你的写作过程却变得异常轻松。

乔尔·科姆：《纽约时报》畅销作家，职业专题演讲人，社交媒体营销战略师，视频直播专家，技术专家，品牌影响力专家，未来主义者。