二、WPS表格的工作界面

在“新建”窗口选择“新建表格”选项后，首先会进入一个存放着各种表格模板的窗口，包括工作计划、财务会计、个人常用、人事行政、供应链等模板，用户可根据需要进行选择，选择好后即可进入WPS表格的工作界面。

WPS表格的工作界面由首页、文件标签、控制按钮、“文件”菜单、快速访问工具栏、功能区选项卡、搜索框、功能区、编辑栏、工作表编辑区、状态栏等组成，如图1-1所示。

1.首页

首页用于管理WPS表格，包括新建表格、打开表格、查看最近打开的表格、创建共享表格、查看云端保存的表格等功能。

2.文件标签

文件标签用于显示当前新建或打开的WPS表格名称。单击某个文件标签，就可切换到相应的表格编辑窗口。

3.控制按钮

控制按钮位于工作界面的右上角，包括“工作区/工作列表”按钮（用于显示当前窗口中文件标签的数量）按钮、“最小化”按钮、“最大化”按钮（“向下还原”按钮）、“关闭”按钮、“同步”按钮（表格未保存时显示为“未保存”）、“协作”按钮、“分享”按钮、“更多操作”按钮和“隐藏功能区”按钮。

4.“文件”菜单

“文件”菜单为用户提供了“新建”“打开”“保存”“另存为”“输出为PDF”“输出为图片”“打印”“分享”“文档加密”“备份与恢复”“文档定稿”“帮助”“退出”等选项，用户可以通过该菜单进行相应的操作。

5.快速访问工具栏

常用命令（如“保存”“输出为PDF”“打印”“打印预览”“撤消”“恢复”等）均位于快速访问工具栏，也可以根据需要自行添加命令。

6.功能区选项卡

功能区选项卡位于文件标签下方，包括“开始”选项卡、“插入”选项卡、“页面布局”选项卡、“公式”选项卡、“数据”选项卡、“审阅”选项卡、“视图”选项卡、“开发工具”选项卡和“会员专享”选项卡。用户可根据需要自行选择选项卡中功能区的各项工具来制作工作表。

7.搜索框

搜索框位于功能区选项卡的右侧，用户可通过搜索框搜索需要执行的操作命令，还可以选择获取有关查找内容的模板或帮助，或者查看搜索内容的操作技巧。

8.功能区

在WPS表格中，单击任意一个选项卡都可以打开对应的功能区，每个功能区中又包含了相应的功能集合，下面以“开始”选项卡为例进行介绍。

（1）粘贴：将剪贴板中的内容移动或复制到当前选择的区域或文档中。

（2）剪切：将选择区域中的内容转移到剪贴板中暂存，再将剪贴板中暂存的内容转移到工作表的其他选择区域或其他文档中，原区域中的内容在进行剪切操作后消失。

（3）复制：将选择区域中的内容在剪贴板中暂存，再将剪贴板中暂存的内容复制到工作表的其他选择区域或其他文档中，原区域中的内容在进行复制操作后保持不变。

（4）格式刷：复制所选内容的格式，并将其应用到不同位置的单元格或单元格区域中。

（5）字体：为选择区域内的文字设置字体。

（6）字号：为选择区域内的文字设置字号。

（7）增大字号：增大选择区域内文字的字号。

（8）减小字号：减小选择区域内文字的字号。

（9）加粗：将选择区域内的文字加粗。

（10）倾斜：将选择区域内的文字倾斜。

（11）下划线：在选择区域内的文字下方增加下划线。

（12）边框：为选择区域增加框线。

（13）绘图边框：为选择区域手动绘制框线。

（14）填充颜色：为选择区域设置背景颜色。

（15）字体颜色：为选择区域内的文字设置颜色。

（16）清除：清除单元格中的所有内容，或者选择性地只清除格式、内容、批注或特殊字符等。

（17）顶端对齐：沿单元格顶端对齐选择区域内的内容。

（18）垂直居中：使选择区域内的内容在单元格中上下居中。

（19）底端对齐：沿单元格底部对齐选择区域内的内容。

（20）减少缩进量：减少单元格中边框与文字之间的距离。

（21）增加缩进量：增大单元格中边框与文字之间的距离。

（22）左对齐：将选择区域内的内容靠左对齐。

（23）水平居中：将选择区域内的内容居中对齐。

（24）右对齐：将选择区域内的内容靠右对齐。

（25）两端对齐：将文字左右两端同时对齐，并根据需要增加字间距。

（26）分散对齐：将段落两端同时对齐，并根据需要增加字符间距。

（27）合并居中：将选择的多个单元格合并为一个单元格，且将合并后的单元格内容居中显示。

（28）自动换行：当单元格中内容过多时，自动显示为多行，以显示单元格中的全部内容。

（29）数字格式：为选择区域内单元格中的内容设置格式，如数值、文本、百分比、货币、日期或时间等。

（30）中文货币符号：为选择区域内各单元格中的数值型数据前加上中文货币符号。

（31）百分比样式：将选择区域内各单元格中的数值型数据设置为百分比，小数位数为0。

（32）千位分隔样式：为选择区域内各单元格中的数值型数据添加千分位分隔符，小数位数为2。

（33）增加小数位数：使选择区域内各单元格中的数值型数据的小数位数增加。

（34）减少小数位数：使选择区域内各单元格中的数值型数据的小数位数减少。

（35）条件格式：根据条件使用数据条、色阶和图标集，以突出显示相关单元格、强调异常值，以及实现数据的可视化效果。

（36）表格样式：将单元格区域快速转换为具有自己样式的表格。

（37）单元格样式：突出显示单元格，让工作表上的重要数据更加醒目。

（38）求和：对选择的连续单元格中的数值进行求和。

（39）筛选：快速提取表格中需要的信息。

（40）排序：将选择区域内的内容按升序或降序排列。

（41）填充：按照一定的规则，朝任意方向将单元格的内容填充至相邻单元格中。

（42）单元格：更改所选单元格的格式，将文本格式的单元格内容转换为数值格式或者超链接。

（43）行和列：对所选行列进行调整行高列宽、插入、填充、隐藏等操作。

（44）工作表：对当前工作表进行插入、删除、更改名称、更改工作表标签颜色等操作。

（45）冻结窗格（取消冻结窗格）：锁定工作表中某一部分的行和列，使其在滚动其他部分时可见（取消所有行和列的锁定，以滚动整张工作表）。

（46）表格工具：将选择区域内的文本型数字转换为数字或将数字转换为文本型数字，或在选择单元格中录入当前日期。

（47）查找：对工作表中文本或其他内容进行查找。

（48）符号：在工作表中插入键盘中未提供的符号，如序号、单位、表情符号等。

9.编辑栏

编辑栏从左到右依次是名称框、工具按钮和编辑区。

（1）名称框

名称框可用于显示当前单元格的地址（也称单元格的名称）。单元格地址由行和列组成，如A2单元格表示的是第一行第二列所在的单元格。另外，也可在输入公式时单击名称框右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中选择常用函数。

（2）工具按钮

当用户在单元格中输入内容时，名称框右侧的工具按钮就会出现“取消”按钮、“输入”按钮和“插入函数”按钮，分别用于撤销和确认在当前单元格中的操作，以及在当前单元格中插入函数。

当公式输入完成后，若用户想在选择运用公式的单元格时，编辑区内只显示结果而不显示公式，则可以单击“浏览公式结果”按钮，运用公式的单元格中将只显示结果，再次单击该按钮则可以返回公式的表现形式。

（3）编辑区

编辑区也称为公式栏区，用于显示当前单元格中的内容，也可以直接在栏内对当前单元格进行输入和编辑操作。

10.工作表编辑区

工作表编辑区是由多条垂直和水平的线段组成的表格区域，位于编辑栏的下方。表格中行与列的交叉部分叫作单元格，是组成表格的最小单位，单个数据的输入和修改都可在单元格中进行。工作表编辑区的左上角是全选按钮，右上角是水平拆分框，顶部是列标签，底部是工作表标签、水平滚动条与滚动框和垂直拆分框，左侧是行标签，右侧是垂直滚动条与滚动框，它们可以用于单元格和工作表的编辑操作。

（1）“全选”按钮

“全选”按钮位于行标签与列标签的交叉位置，单击该按钮可选中工作表中的全部单元格，相当于按【Ctrl+A】组合键的操作效果。

（2）拆分框

当工作表内容较多、不能完全显示但又希望看到多个位置的数据时，可以通过单击拆分框来实现拆分窗口的操作。拆分后的工作表右侧和底部各自形成一个新的垂直/水平滚动条或滚动框，再次单击拆分框则可取消拆分。

（3）行标签

行标签用于显示工作表中的行，以1、2、3、4…的形式编号。

（4）列标签

列标签用于显示工作表中的列，以A、B、C、D…的形式编号。

（5）工作表标签

打开新建的WPS表格时，系统默认只有一张工作表Sheet 1（Sheet 1是WPS表格打开的一个空白工作簿的工作表标签暂定名）。工作表名称显示于工作表标签上，单击工作表标签可进行工作表的切换；双击工作表标签可重命名该工作表；选择工作表标签，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中可对当前工作表进行插入、删除、复制、移动、重命名、保护、隐藏或取消隐藏等操作。

（6）滚动条与滚动框

滚动条与滚动框有垂直与水平之分：单击垂直滚动条，可使工作表在垂直方向移动；单击水平滚动条，则可使工作表在水平方向移动。利用滚动条，用户可以很方便地在工作界面中查看整张工作表的内容。滚动条与滚动框的使用方法如下。

①单击上、下、左、右箭头，表格将往上、下、左、右各移动一个单位。

②拖曳滚动条，移到想要的位置上。

③单击滚动框：如在滚动框上方区域处单击，则往上移动一个屏幕；如在滚动框下方区域处单击，则往下移动一个屏幕；左右移动方式与之类似。

11.状态栏

状态栏位于工作界面的底部，包括“JS宏”按钮、自定义状态栏、“护眼模式”按钮、“阅读模式”按钮、视图切换按钮、缩放滑块和“全屏显示”按钮。

（1）“JS宏”按钮

单击“JS宏”按钮可执行录制宏的命令，然后系统将根据设置的一系列预定义规则来替换一定的文本模式，但其在会计与财务管理中使用较少。

（2）自定义状态栏

在状态栏空白区域处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中可更改状态栏中所显示的信息，如平均值、计数、最大值、最小值和求和等。当用户选择了单元格或单元格区域后，其相应的计算结果将会根据用户在快捷菜单中选择的选项在状态栏中显示。

（3）“护眼模式”按钮

在日常办公中，长时间使用计算机会造成使用者用眼疲劳，不利于后续的工作，此时，可单击“护眼模式”按钮，工作表编辑区将变为绿色的背景，可以很好地缓解使用者的用眼疲劳，再次单击该按钮则可取消护眼模式。

（4）“阅读模式”按钮

财务工作者常常会面临数据庞大的表格，查找数据时很容易出现差错，此时，可单击“阅读模式”按钮，然后会发现当前单元格同一行和列的数据都被填充颜色突出显示，查找数据也更方便。同时，用户还可通过该按钮右侧的下拉按钮来改变填充的颜色，再次单击该按钮则可取消阅读模式。

（5）视图切换按钮

视图切换按钮包括“普通”按钮、“页面布局”按钮和“分页预览”按钮3种，通过单击该按钮可快速更改工作表的显示方式。

（6）缩放滑块

拖曳缩放滑块可以缩放整个工作表编辑区。

（7）“全屏显示”按钮

单击该按钮可以全屏显示工作表，退出时可单击按钮或按【Esc】键。