第五节 会计凭证的传递与保管

一、会计凭证的传递

会计凭证是会计核算工作的基础，为了充分发挥会计凭证的作用，就要合理组织会计凭证的传递。会计凭证传递是指从会计凭证的填制或取得开始，到归档保管为止，在本单位内部各有关部门和人员之间按照规定的时间和路线进行传递的程序。

会计凭证的传递是由交易或事项的连续性决定的。一个企业的某些交易或事项，往往要由各个业务部门分工完成，因此会计凭证也要随着交易或事项的进程在各有关部门或人员间传递。会计凭证的传递程序和在有关部门的停留时间，是由办理交易或事项手续所需的时间决定的。不同交易或事项，其凭证的传递程序和传递时间也不相同。凭证传递既要保证有关部门能对交易或事项进行审核和处理，又要尽可能减少传递中的不必要环节和手续。总之，应根据实际情况，科学地组织会计凭证的传递，使会计凭证沿最短的途径、以最快的速度流转，以提高工作效率，节约人力、物力、财力，提高会计核算质量。

会计部门应与有关部门和人员共同协商，建立凭证传递制度，报经本单位领导批准以后遵照执行。

二、会计凭证的保管

会计凭证的保管，是指会计凭证登账后的整理、装订和归档存查。会计凭证是记账的依据，是重要的经济档案和历史资料，所以对会计凭证必须妥善整理和保管，不得丢失或任意销毁。

日常对会计凭证的保管，主要是会计部门在记账以后，应对各种会计凭证加以整理，将各种记账凭证按编号顺序连同所附原始凭证加具封面封底，定期装订成册，防止散失。装订线上应加贴封签，由装订人加盖骑缝章。封面应注明单位名称、所属年度、月份、记账凭证种类、起讫号码，以便事后查阅。若记账凭证所附同一种原始凭证数量过多，也可把这些原始凭证装订成册，另行保管。对各种重要的原始凭证，如各种合同、提货单、押金收据，以及随时要查阅的单据，可编目录，单独装订保管，但都应在有关记账凭证上注明，以便查阅。

装订成册的会计凭证，应指定专人负责保管，年度终了，应交财会档案室登记归档。需要调阅会计凭证，必须经会计主管人员同意，并办理调阅手续。

会计凭证的保管期限，应严格按会计档案管理的有关规定办理。对一般会计凭证，定期保管；涉及外事和对私改造的有关会计凭证，长期保管。会计凭证在保管期限内，不得丢失和销毁。对保管期满需要销毁的凭证，必须按规定的手续报经批准后，才能销毁。