1.1.2 数据的获取
Excel数据输入方式多种多样，包括直接手动输入、利用填充柄快速输入系列数据、从外部导入数据以及利用Excel本身的随机数产生函数输入等。同时，为提高数据准确性，Excel还提供了数据有效性的验证工具。
1. 快速填充
除了复制、粘贴，拖曳填充柄复制相邻数据，自定义序列等用于快速输入以外，还可以利用Ctrl+Enter组合键、双击填充柄等方法来完成相同内容的输入。
【例1-1-6】快速填充数据。
在fl1-1-6基本信息输入.xlsx的Sheet1表格中，需要输入某班学生的基本信息，其中入学时间、班级、专业的内容每位学生都相同，尝试使用Ctrl+Enter组合键的方法进行快速输入。
【例1-1-6解答】
① 选定C2:C59单元格区域，在C2单元格中输入：2014-9-1。
② 按Ctrl+Enter组合键，完成C2:C59单元格区域中所有数据的输入。
技巧
① 双击填充柄也可以复制数据。比如，在G2单元格中输入：计算机通信，按Enter键，然后双击G2单元格的填充柄，则可以看到G2:G59单元格区域中都填充了“计算机通信”的文字。
② 文字和字母开头的序号快速输入法：如果F2单元格中输入的是JSJ001，按Enter键后，拖曳F2单元格的填充柄到F59单元格，则可以看到JSJ后面的数字会自动变成序列。
2. 外部数据导入
Excel中的数据除了可以通过直接输入得到外，也可以从外部其他文件中导入。利用“数据”菜单中的“获取外部数据”组中的命令，便可以导入其他格式的文件，如图1-1-5所示。
图1-1-5 可以打开的各种数据类型
【例1-1-7】导入.txt类型文本数据到Excel。
在fl1-1-7考试结果.txt文件中，存储着某门课程某次考试的单选和多选等得分结果，内容包括学生考试计算机号、学号、姓名、系别、单选成绩、多选成绩、填空成绩和成绩总和，数据之间使用空格分隔，将其导入到Excel表格中，以方便计算总分和进行数据分析。
【例1-1-7解答】
① 在Excel中选择“数据”选项卡“获取外部数据”组中的“自文本”命令。
② 从素材文件夹中选择fl1-1-7考试结果.txt文件。
③ 弹出如图1-1-6所示的“文本导入向导-第1步，共3步”对话框，单击“分隔符号”单选按钮，因为需要导入的文本文件中的数据是用分隔符号分隔的。单击“下一步”按钮。
图1-1-6 “文本导入向导-第1步，共3步”对话框
④ 弹出如图1-1-7所示的“文本导入向导-第2步，共3步”对话框，在“分隔符号”下方组中选中“空格”复选框，因为需要导入的文本文件中数据是用空格分隔的。单击“下一步”按钮。
图1-1-7 “文本导入向导-第2步，共3步”对话框
⑤ 弹出如图1-1-8所示的“文本导入向导-第3步，共3步”对话框，在所给的文本文件中，第二个数据是学号，如果选择默认的常规类型，系统会将学号自动识别为数值类型数据，所以单击“数据预览”中“文本”后的学号列，选择“列数据格式”中的“文本”，将学号设置为文本类型数据；“数据预览”区域右边第2列为填空成绩，因为本次测验没有填空题，填空成绩都为零，导入时可以忽略，所以选择该列后单击“列数据格式”中的“不导入此列（跳过）”。单击“完成”按钮，便完成了文本文件的外部数据导入。
图1-1-8 “文本导入向导-第2步，共3步”对话框
说明：
（1）导入的文本文件在保存时，默认仍然是文本文件格式，可以重新选择Excel的xlsx格式进行保存；对导入后的数据进行调整，添加表头、删除没有信息的行后，结果如图1-1-9所示。
图1-1-9 导入的数据调整后效果
（2）除了文本类型的数据，还可以在Excel中导入其他类型数据，详见本书第5.4节。
3. 随机数据的产生
现实工作和生活中经常需要产生随机数据，例如抽签等活动，可以利用Excel的随机函数Rand()等完成。
【例1-1-8】随机数据的产生（INT RAND）。
在fl1-1-8随机函数.xlsx的Sheet1表格中，有学生的学号和姓名，请添加序号，并通过随机函数，产生学生各门课程的成绩，假设成绩范围在0～100。
【例1-1-8解答】
① 在A2和A3单元格中分别输入1和2，并选中A1:A2范围，拖曳填充柄到A59单元格，完成序号输入。
② 在D2单元格中输入“=INT(RAND()*90+10)”，按Enter键后，拖曳填充柄到H2单元格，然后再拖曳到H59单元格，完成D2:H59单元格区域的公式填充。
其中INT()函数称为取整函数，它将数字向下舍入到最接近的整数（不超过原数的最小整数）。
4. 有效性规则与验证
手动输入Excel表格数据容易出错，为提高数据输入的准确性，Excel提供了专门用于普通数据输入的有效性规则和验证机制以及针对公式输入的审核机制。
（1）一般数据输入时的有效性验证
针对需要手动输入数据的区域，可以设置有效性规则，以便输入出错时系统给予提示或警告，确保输入正确。对于已经完成输入的区域，可以设置圈释无效数据，方便核对和修改。
【例1-1-9】数据有效性验证。
在“fl1-1-9有效性验证.xlsx”的Sheet1表格中，有某班学生的基本信息，需要输入学生各科成绩，成绩的范围在0～100分，请设定有效性规则，确保成绩输入不超过范围。
【例1-1-9解答】
① 选定D2:H59单元格区域。
② 在“数据”选项卡“数据工具”组的“数据有效性”下拉列表中选择“数据有效性”命令，如图1-1-10所示。
图1-1-10 “数据有效性”命令
③ 在随之打开的“数据有效性”对话框中，利用“设置”选项卡选择允许输入的数据类型和数据范围，如图1-1-11所示。
图1-1-11 “设置”选项卡
④ 在“数据有效性”对话框“输入信息”选项卡中，设置输入提示，如图1-1-12所示。
图1-1-12 “输入信息”选项卡
⑤ 在“数据有效性”对话框“出错警告”选项卡中，设置出错警告，如图1-1-13所示。
图1-1-13 “出错警告”选项卡
⑥ 单击“确定”按钮后回到数据表格，单击D2单元格，可以看到如图1-1-14所示的提示，如果输入的数据超过了设定的范围，则会出现如图中所示的警告对话框。
图1-1-14 输入数据单元格中的提示以及输入错误后的警告
说明：
① 出错警告的设置不一定非得那么严格，如图1-1-15所示，如果“样式”下拉列表中选择“警告”或者“信息”，则在系统给出出错提示的同时，还会允许用户输入数据。
图1-1-15 “出错警告”的其他设置
② 对于已经完成输入的数据，可以通过设置“圈释无效数据”命令，将超过设定范围的数据用红色圈出，方便修改。
思考
可以设置输入范围的不仅限于数值数据，在本例中，如果学号必须得11位，能否通过有效性设置，来保证输入的学号一定是11位长度的？
（2）公式审核和求值
Excel电子表格中的公式往往带有单元格引用，默认情况下，单元格中显示的只是公式计算的结果，这就使得公式中的错误不容易被发现和改正。图1-1-16所示为包含了大量公式的工作表，如果公式有错误如何发现？
图1-1-16 包含大量公式计算的表格
利用“公式”选项卡的“公式审核”功能组（见图1-1-17）中“追踪从属单元格”命令，便可以看到所选单元格在哪些单元格的公式中被用到，如图1-1-18所示。相关例子参见第1.2节。
图1-1-17 公式审核功能
图1-1-18 单元格中的数据被多个单元格的公式引用
5. 数据输入及表格规划
在Excel中，合理布局表格数据，可以提高数据计算与分析效率。
为了使数据能适应变化，最好把可能经常会更改的数据单独列出，放在常量区域，将计算公式放在另外一个区域，公式尽可能使用单元格引用，以适应数据的变化。这里的常量可以是数值类型、文本类型、日期与时间类型等。
例如：在做家庭收支情况分析时，将第一个月的纯收入、工资增长率、存储利率、用于食物、娱乐等消费的比例等作为常量，每个月的收入、支出、节余项通过公式计算得到，这样，当工资增长率等数据发生变化时，只要更改一次常量区域中的数据，公式不需要修改，就可以获得新的结果。图1-1-19和图1-1-20标注了数据的布局情况，它们都将常量区域与计算区域进行了区分。图1-1-19的例子中，只要常量区域或计算区域中不增加或删除列，就不会影响到另一个区域的布局；图1-1-20所示为更灵活，两个区域相互独立，分别增加或减少行和列，都不会影响到另一个区域的布局。
图1-1-19 常见数据布局之一
图1-1-20 常见数据布局之二
合理的布局除了具有更改方便、美观的特点外，还使得电子表格的试算特点更加突出，例如，对于如图1-1-20所示的表格数据，单元格O30中显示了该年的累计存款数，如果在其他条件不变的情况下，某年的5月收入调整为5000元了，存款累计是多少？只需要调整B9单元格中的数据，结果就可以知道了，这就是电子表格的试算功能。