如今，不管上一堂课，作一个汇报，还是讨论、修订一个草案，屏幕已经成为常用的演示工具。指挥屏幕的通常是PowerPoint、Flash或Authorware等软件。PowerPoint是以上三个软件中应用最广的。PowerPoint是全国专业技术人员计算机应用能力考试的科目之一，健康教育人员可以通过相关的教材掌握软件的基本操作。这一小节主要介绍实践中如何提高制作的效率和质量。

根据演示的目的梳理展示的内容和结构，通盘考虑整个演示过程来把握总体风格是做好PPT的基础。

1.摆正心态，找准风格。健康教育工作者通常须要面向健康、亚健康或患病人群开展讲座活动，面向同行或领导报告工作、交流经验。讲座和报告都是想达到一个目的，那就是让对方知道我们想传达的信息。为达到这个目的，善于演说而且乐意亮相的工作者在现场通常能够条理清晰地侃侃而谈，PPT便用于配合展示要点和证据。而对于性格稍微内敛的工作人员，或趋于低调者，则宁愿把PPT作为众人瞩目的焦点，自己成为旁边的解说人。不管是演说者还是解说者，甚至是工作的应对者，PPT始终是在显眼的位置大面积地展示它所传递的内容。因此，为了取得更好的传播效果，做好PPT是毋庸置疑的途径。

讲座和报告的形式很相似，但是演说的对象和氛围有所不同。讲座使用的PPT常被称作课件。由于受众对于授课内容的知识水平远不及主讲人高，PPT上展示的手法需要多用比喻和举例，使用的图形也以简单的实物为主，这样能让陌生的内容熟悉化，让晦涩的道理形象化。讲座课件还须要生动多变，情节起伏，在PPT上可以通过细分内容、增加插图、变化色彩、趣味构图、应用动画等方法来打动学员。报告的对象是同行或者是领导，他们掌握的知识水平不亚于汇报者，而报告的PPT通常是在比较正式的场合出现的。因此，用于报告的PPT倾向于用色传统、背景简洁、画面丰富，保留相对较多的文字。报告用的PPT可以适当使用动画提示内容的结构和逻辑，但建议不要用得太多。因为太多的“花样”容易落入“杂”的境地，中规中矩的PPT是不易引起非议的。

2.梳理结构，清晰导航。PPT的页面都是相对独立的平面，页与页之间的关系是抽象的。演示PPT是一页页翻动的，每一次只展示一个内容。因此，观众比较难把握整个PPT的总体结构和逻辑关系。好的PPT会使观众即使暂时离开之后回来观看，也不至于迷失思路而很难“入戏”，其窍门在于PPT制作者建立了清晰的导航框架。导航框架主要体现在两点，其一是PPT的首页、目录结构页或每部分内容的隔断页、结尾页等搭起互相联系的框架结构，其二是内容页标记了本页的标题、本节的标题，并与整个PPT的主题相呼应。其次，还可以在边角位加上一个当前页码和总页数的组合数字作为导航框架的一部分。优秀的导航架构相当于PPT的“视觉识别系统”，观众可以从任何一段可以识别出这段PPT主要在讲什么，所讲的东西处于整个演示内容的什么位置。

最简单的导航架构只需由一张目录结构页和稍加修改的内容页组成。目录结构页可以在内容页中重复出现，把内容分成几个小节。每节的多个内容页除了本页的标题外，在次要的位置重复出现本节的名称。这样，PPT的导航框架便基本可以看到了。这种导航架构最好不要超过三层，因为层级多了理解的难度也就提高了。高质量的导航框架的设计思路与上述的方法相似，可以用逻辑结构图与动画、链接互相结合制作，过程相对比较复杂，读者可以参阅相关教材学习。

导航框架必须在整理文稿、梳理思路的基础上形成的。因为框架的调整不仅涉及目录页面的修改，还涉及内容页中章节名称及相关标记的批量改动。所以，前期的结构梳理是不可忽视的过程。事实上，制作PPT也是一个理清讲座或汇报思路的过程。有些人从Word文稿开始做起，把自己想说的纲要一一列出，并配上支持主要观点的例子或证据，成为讲演的草稿。这里的纲要便是导航框架的雏形。如果Word草稿已经设定好纲要和内容的“大纲等级”，PowerPoint有一个功能可以由Word文档自动生成带有标题的幻灯片。有些人没有经过草稿的整理阶段，直接就在PowerPoint上编辑文字。这时要注意把控全局，搭好框架，使自己和即将见面的观众都不在PPT中迷失。

3.提炼内容，善用图表。除非为了完整地重现原始的事例或证据，PPT上不适合大面积地铺满文字。做PPT的目的是为了观众容易理解演示的内容，为了减轻长篇阅读的负担，为了方便记忆。如果把整个讲稿或总结文字“复制、粘贴”，那么PPT便失去了真正的价值。

PPT是用来“演示”或“展示”的，不是不是Word文档，更不是文学书籍。不能让观众觉得看PPT像是在参加阅读理解考试。要从长篇大论的文字中提炼出要点，大胆地删除那些无关紧要的内容。PPT上的文字最好能让人一眼就能看清、能明白。所以，文字要尽可能精炼，能够用图表表示的文字要尽量转成图表。PowerPoint中有形状工具、图表工具，2007和2010版本还新增了SmartArt图形工具，提高这些工具的利用率，PPT的质量将会大幅提升。

有些人会担心，PPT上的文字太精炼，解说起来会很吃力。这个问题也有方法来辅助解决。如果在讲台上可以自己操控电脑，想让电脑屏幕同时显示自己的文字讲稿或提示语以及给观众看的幻灯片，则可以用PowerPoint“设置放映方式”中的“显示演示者视图”（如下图）功能，把提示语写到“备注”里。这样，讲的人看到的比观众多，就不至于遗漏潜台词了。当然，这种做法的前提是事先调试好主讲人的电脑和面向观众的显示设备，因为未经调试时，主讲人和观众看到的PPT是一致的。当然，最好的办法还是主讲人不经提示便能流畅地讲解。演示的习惯的改变和演说能力的提高有赖于日积月累的实践，而内容的凝练和图表的制作则是这种实践的必经之路。

不少人在制作PPT时会先填上文字，然后插入配图形成初稿。当预览初稿时发现字体太小了看不清，于是便在幻灯片上逐一修改字号。假如有人提出标题不够显眼，应该全部改个颜色并加粗字体，制作者又从头到尾再修改一遍。这种重复性的工作浪费了很多时间和精力。如何才能够提高效率呢？——控制母版。

1.应用母版，提高效率。利用模板是制作PPT的捷径，所以一般人对模板很熟悉。“母版”与模板有所不同，是控制PPT的外观和版式的工具。新建一个空白的PPT，没有使用任何模板时，一个默认的母版仍然在起作用。母版能控制和修改新建幻灯片时“单击此处添加标题、单击此处添加文本”等默认文本框中占位的大小和格式，是控制文字比例的初始方法。

普通人概念中的模板，在2003版的PowerPoint叫“设计模板”，2007版中叫“主题”。制作PPT一般都是从选择具有形象外观的模板开始的。选定了模板，母版里面的各个元素便有了初始的设置。母版的按钮在“视图”菜单里可以找到。

母版视图中可以修改标题和文本的“样式”（样式、大纲等概念在“科普文稿的编辑与创作”中已述），这些样式控制的是新建幻灯片时默认生成“单击此处添加标题、单击此处添加文本”的格式。在母版视图修改了样式，PPT上所有默认文本框的格式就全部自动更新了。需要指出的是，默认的，标注有“单击此处添加标题、单击此处添加文本”等字样的文本框才受到母版控制，且这些文本框的内容能够自动成为“大纲”中的文字。而从“插入”菜单的“文本框”按钮自定义画出的文本框不受母版控制。所以，标题、正文等几乎每张幻灯片都出现的，或很可能需要批量修改的文字建议直接写在默认文本框内。如果已经写了一些文字上去分不清是不是默认的，可以把文字剪切出来，点击画面的其他元素，看到原来的文本框自动显示“单击此处添加……”字样则是默认文本框了。如果想批量修改默认文本框上的文字样式，回到母版修改即可。母版除了可以控制默认的文字样式，还可以控制文本框的面积，日期、页码、logo等标注的位置，甚至模版上的背景元素等等。事实上，更改模板也可以在母版视图中完成，不少优秀的PPT就是从母版开始做起的。

2.调整字体，便于识别。好看的PPT至少要能看得清楚。所以，设置适当的字体和字号是基本的要求。

新建一个空白的PPT，我们可以看到宋体是标题和正文的默认的字体。由于宋体横细竖粗，有较多的棱角细节，如果字号不够大，从远处识别会比较吃力。类似的字体有楷体、隶书、姚体等。另外一类字体，具有笔画粗细均匀，很少额外装饰，从远处容易辨识的特点。这类字体常见的有黑体、中圆体等。对于PPT而言，观众一般举例文字比较远，适合使用分量较重，细节不多的字体。另外，由于提倡精炼文字，多用图表，很多时候PPT上的文字只是起到提示、注释，甚至是装饰的作用。所以，多用黑体，少用宋体是不少人采纳的做法。当然，字体的选用要结合PPT的内容、风格等实际情况来确定，只要看起来清晰，便于演示，这种字体就成为佳选。如果想批量替换已设置好的字体，除了在母版上修改之外，还可以通过“格式”菜单的“替换字体”按钮（2003版），或“开始”菜单的“替换”按钮（2007版）实现。这是调整字体的捷径。

选用字体的同时还要考虑字号大小。从新建的空白PPT可以看到，默认的母版已经在“单击此处添加……”文本框中自动安排好字号大小了。空白PPT默认的标题是44号字，正文文本是32号字。这便是常用的字号和比例。也就是说，使用默认的字号一般情况下可以满足演示的需要，不至于太小而难以识别。所以，在没有把握时可以使用默认的字号。在实践中，最小的字号应该是演示现场距离屏幕最远的观众可以识别出来的。这与实际的距离、光线、屏幕的大小、PPT的配色都有关系。有些人常用36号的标题，28号的正文，而不是默认的字号，只要能因地制宜，也未尝不可。

3.用好插画，形象又美观。插画更容易让人理解，同时也让听众印象深刻。如果未安排动画或视频，那么每一张幻灯片便成为相对独立的“平面图文材料”。因而，健康教育人员在做PPT时可能会找到当平面设计师的感觉。

由于显示PPT的设备主要是电子屏幕或投影，而不是纸张。插画的分辨率达到72dpi或96dpi，颜色用网页显示的RGB模式即可，比起制备印刷材料的要求低很多。健康教育人员除了利用自己拍摄的照片和PowerPoint自带的剪贴图作为插画素材之外，丰富的网络资源也是不错的选择。而制备平面图文材料时用到的素材搜索方法同样适用于制备PPT。只要缩放后能否在电脑屏幕上清晰显示，这样的图片都是可以利用的。

常用的图片素材格式有jpg位图、png透明图、ai矢量图、gif动画等。把这些图片处理成为与文字、背景相配的插画时，最常用的方法就是纯色部位的透明化和边缘部位的柔化。透明和柔化是位图处理软件（Photoshop）的强项，有一定的操作基础的人可以用专门的软件实现这种效果。而PowerPoint也具备这方面的简单功能。2003及2007版本中都可以通过图片工具栏的“设置透明色”按钮点击选择图片的纯色部分来实现。如果发现设置后有明显的“毛边”，或想把更多的背景设置为透明，可以右键单击图片，把修改后的图片另存为png透明图，然后重新插入，点击“毛边”或另一个色块。2007版在图片格式“图片效果”菜单中还有一个“柔化边缘”按钮。如果设置透明色之后再柔化边缘，效果就比较理想了。

常用的图片的调整工具还有“亮度”“对比度”“剪切”，2007版的“图片形状”“重新着色”等。这些工具都为视觉上的美感服务，使形象的插画更好为演示服务。

大量添加插画之后，PPT的体积会明显增大，有些PPT甚至达到上百兆。这可能会影响演示的流畅性，也给文件的传送带来麻烦。目前市面上大多数投影仪的显示尺寸（也称“显示分辨率”）是宽1024像素，高768像素，总像素不足一百万。高分辨率的插画最终也只能通过这个尺寸来显示。所以，如果PPT太大，可以通过图片压缩来减少体积。把PPT另存为另外一个文件名，在“另存为”界面的“工具”菜单选中“压缩图片”，在“选项”中勾取压缩选项，设置输出目标即可。未经“瘦身”的PPT属于制作人的“源文件”，而经过压缩之后的PPT则是用来演示和传播的“输出文件”了。当然，如本来就“瘦”，也就无须“减肥”了。

动画是PowerPoint的一大功能，也是有争议的功能。因为用不好这个功能效果会适得其反。PPT动画有两种动画，页面切换动画和自定义动画。页面切换动画可以用于丰富页面之间切换的效果，比较适合于画面简洁的PPT。自定义动画包括对象的进入、强调、退出以及按一定的轨迹运动，是动画功能的主体。如果能否控制好动画展示的合理性，掌握制作的技能，并且融入一定的创意，不至于让观众眼花缭乱而显得“杂”，动画的应用是极具吸引力的。健康教育专业使用自定义动画的前提是要有足够多的时间和精力。如果条件允许，动画便可以成为锦上的鲜花。

PPT上还可以添加视频或Flash，起到辅助说明的作用。这个功能在讲座和汇报中经常会用到。PPT支持的视频格式主要有avi、wmv、mpeg，而Real、Flv等格式的视频需要通过格式转换软件处理才能被利用。在实际应用中出于兼容性的考虑，建议用wmv格式，或经过转换的Flash格式。对于普通的视频，除了使用“插入”菜单常规的方法嵌入之外，还可以通过插入“控件”来实现控制播放进度条，使播放过程更加人性化。2003版可以在“视图”菜单“工具栏”子菜单中的“控件工具箱”中找到“其他控件”按钮；2007版可以在左上角“Office”按钮“PowerPoint选项”“常用”栏目找到“开发工具”选项卡，点击确认显示后回到主界面的“开发工具”菜单找到“其他控件”按钮。找到“Windows Media Player”后画出视频的占位，选择占位并单击右键找到“属性”，在“URL”中填上包括后缀的视频文件名称即可。需要注意的是，视频文件要用英文命名，并和PPT放在同一文件夹中。嵌入Flash的步骤与嵌入视频相同，不同的是“其他控件”中选择的是“Shockwave Flash Object”，文件名填在“Movie”中，“EmbedMovie”、“Playing”都选择“True”。

可以这么说，做PPT是传播材料制备能力的综合考验。做好一个PPT，首先要考虑PPT是给谁看的，他们有什么特征，哪些内容是他们需要的或者喜欢的，这是受众需求分析。接下来把要讲的内容筛选、整理，梳理出内容要点，这时用到的是文稿的编写和创作技能。为了说明文字，通常把工作照片放上去，会用到摄影知识。紧接着要把文稿和插图放到每一张PPT上，设置布局和颜色，便成为平面图文材料。为了锦上添花，适当设置动画和切换效果，插入视频，需要用到音像知识。完成PPT初稿后请人提意见，类似于材料的预试验。最后，经过这种多媒体演绎，PPT终于登场成为瞩目之物……