第四章 总 结
第一节 总结的概念和特点
一、总结的概念
所谓总结，就是对过去一定时期内的实践活动或某一方面的工作进行回顾、分析、评价后所写的一种书面文体。总结作为人们认识客观事物、掌握客观事物规律的一种手段，对于人类社会的发展是必不可少的。立足过去，着眼未来，通过已然实践活动的分析，作出判断以及肯定成绩和经验、发现缺点和问题，明确工作方向，更好地指导未然的实践活动。诚如毛泽东所言：“人类总得不断地总结经验，有所发现，有所发明，有所创造，有所前进。”可以看出总结是伴着人类文明的诞生而诞生，人类文明的发展历史，就是人们不断总结经验的历史过程。总结对人类、对社会、对单位和个人都是非常重要的。但要把总结写好，并不容易，尤其是要写出有价值的总结难度更大。
总结的难，主要难在两个方面：一是“总”，它要对已然的实践活动进行事实的汇总；二是“结”，它要对汇总的事实进行分析研究从而得出规律性的结论。只有事实，便成材料的堆砌；只有结论，便成干巴巴的几条筋，这都不叫总结。事实是结论的依据，结论是事实的总括；两者互相依存、相得益彰，是谓总结。要能够达到这种程度，并非易事。但如果掌握了写总结的一些基本要领，经过多次实践，完全可以把总结写好。
二、总结的特点
（一）目的的指导性
无论法人组织或个人写总结要达到什么目的，都必须写作前有考虑，写作时明白，写作后做鉴定。一般意义上讲，总结的目的，就是更好地认识世界、解释世界、寻找规律，从而能动地去改造世界。社会中的每一个法人主体或个人，都会从自身的实践中去找到正面的经验或反面的教训，最直接、最主要的目的就是指导今后的实践活动，而不是其他。
（二）事实的准确性
总结是从事实出发，并对客观事实进行结论式的认识，是一个感性认识上升到理性认识的过程。事实确凿，总结出来的经验教训才能体现出客观过程的本质，才有指导意义;否则，就只能把人们的认识引入歧途，用以指导实践，将对工作造成损失。事实的准确性，不仅指事实的客观存在，还指总结所依据的事实必须典型且具有普遍意义，体现出事物的本质和主流。
（三）概括的正确性
总结的效用不单是提出事实，告诉读者做什么，做得如何；更重要的是揭示出为什么这样做，这样做的普遍意义何在。这就必须在事实的基础上进行理论的概括。对于同一类事实，可以从不同角度概括，也可以从表象或本质概括。要保证概括的正确性，首先要从指导实践的效用角度去概括。有些总结依据的事实是真实的，运用的方法也对，但角度不对，脱离了总结经验和教训旨在发挥指导工作的效用上，概括出的观点和实际工作牵强附会，让人不知所云。如关于产品市场营销情况的总结，把概括的重点放在证明资金使用效率先进性上；写教学工作总结，概括知识分子是我国经济建设的重要力量上。这样的总结空泛无力，毫无实际效用。其次，要从揭示事物的内在联系的角度去概括。也有些总结，角度正确，但没有抓住问题的实质，流于事实的表面现象，导致概括观点欠深、欠全、欠佳。如总结企业提高经济效益的工作，概括出要加强企业全体职工勤劳吃苦思想教育的经验，这虽然重要，但从全局出发，提高企业的经济效益关键点并不在此，而在于建立一个奖勤罚懒、充分调动职工积极性的竞争机制、激励机制和分配机制。由此可见，从指导工作效用入手，揭示事物的本质，才能保证总结结论概括的正确性，是成功的总结必须具备的重要特点。
（四）内容的条理性
总结往往反映一个阶段的工作，时间跨度大，牵涉的工作内容繁多。所以，总结在表达内容时应层次分明、清楚明了，特别强调分门别类的条理性。它不同于记叙文讲究时间、空间协调，也不同于议论文，追求概念、判断推理的逻辑统一，只强调事实和结论的协调统一。有些总结，虽未明确地说出条目，但各层次汇集事实、概括观点的条理性仍然是非常清楚的。
总结作为一种文章体裁，有区别于其他文体的个性特征。这种特征，有的显而易见，有的难以辨别，特别是与之相近似的某些文体，只有认真比较，才能加以区别。另外，我们通过相关文体的比较，从而更清楚、更全面地认清、掌握、总结这种应用文的特点，避免在具体运用、操作中出现差错。
第一，总结同公文报告的比较。工作总结同公文中的汇报工作的报告相比较，两者都是以回顾过去一段工作为基础，来全面系统地陈述情况。它们的区别是：①公文的报告代表发文机关的意见，直接具有行政效力；总结不用公文形式表现，不具有行政效力；②公文报告以陈述事实为主，较少议论，总结则夹叙夹议；③公文报告则在回顾的基础上，也要扼要地提出下一段的工作思路和方法等；而总结主要是通过回顾工作，着重总结经验教训引出规律性的东西。
第二，总结同调查报告的比较。总结和调查报告，它们在写法上既有很多的相同点，又有许多不同点。相同点主要有：①就事论理，无论是一篇总结还是一篇调查报告，既不能就事论事，也不能就理论理，只能通过就事论理起到验证政策、总结经验、肯定成绩、克服缺点、掌握规律、指导全局作用；②用事实说话，两者材料性非常强，都要通过具体的情况、做法、事例来说明主旨，揭示规律；③要以一定的方针政策为依据。不同点有：①目的不同。调查报告有较强的新闻性，是为了针对现实生活中迫切需要回答的问题及已发生的重大事件写的；总结是常规性的工作制度，一项工作完成或工作告一段落，就要对情况进行总结，以便找到经验规律，指导今后的实践。②取材范围不同。总结，主要取材于本地区、本部门、本单位的事务活动，即必须是从实践者亲身经历范围内取材；调查报告是信息收集，它可以横向联系，超出调查对象以外的范围收集材料来说明问题。③角度不同。调查报告是非当事人的观察分析，要用第三人称；总结是当事人对自己工作的回顾分析，要用第一人称，属自我评估。④写作手法不同。总结着重论述怎样从实践中获得规律，常有较多的分析，对事实情况、过程常用概括的方法表述；调查报告则以陈述事实为主，引用具体材料较多，它要明显地反映某种事物、某项工作、某种现象，以及某个事故的“起因→发生→结局→后果”的发展脉络，过程感特强。
第三，总结同计划的比较。总结和计划属于日常管理工作中的常规性应用文，它们也可以说是一种对应性的文种，因它们实际上反映了一项工作或一段工作管理的起始过程，在工作未进行之前应未雨绸缪、精心谋划、周密安排，预期性地把工作做得更好，在工作结束完成后，应回过头对做过的工作或对事先计划执行的情况进行回顾检查，找到规律以利今后把工作做得更好。所以从某种程度上讲，总结是对计划实施情况和计划的科学程度的评估，是对执行计划主体的实践活动的一种理性认识，而下一阶段的计划要根据总结评估来制订。由此，不难发现计划与总结之间相互对应、相互依赖、相互制约，完整地反映了一个管理周期，也同时反映了“计划（实践）→总结（认识）→再计划（再实践）→再总结（再认识）”永不间断、无限循环的认识规律。具体而言，总结和计划的相同点主要表现在以下几方面：①从依据看，都以实践内容为基础；②从写作目的看，都是为了揭示事物的本质，找出规律；③从内容反映看，都需要高度的概括性和系统性；④从表达方式上看，都以叙述说明为主，兼有议论，不用描写和抒情。它们的区别是：①写作时间不同。计划制订于事前，要解决“做什么”“怎么做”的问题；总结形成于事后，要回答“做了什么”“做得怎样”的问题。②作用方式不同。计划一经批准，对计划期和计划单位的工作有直接的约束作用；总结即使成为正式文件，也主要是提高认识的作用，间接对今后工作产生影响。③反映角度不同。总结是对已完成的工作进行回顾、评价，反映的内容是固定的；计划则是对未来工作进行预测，反映的内容是相对灵活的。所以，总结写作应不留余地，深入分析，找到规律；计划写作应留有余地，考虑不测因素，具有弹性。