第3章 初识文档操作
本章作为Word的开始章节，首先介绍每次使用Word 2016时都会遇到的一些基本技巧。对于初学Word的用户而言，本章将轻松地带领学习者们开启Word之旅。
用户通过对本章的学习将了解到如何创建文档、保存及关闭文档、重新打开文档，以及如何对Word的视图进行调整等内容。
3.1 创建新文档
创建Word文档的方法有多种，本节中将介绍其中的5种常用方法。
3.1.1 在桌面上创建新文档
为了避免一些存储的操作，我们可以直接在桌面上创建Word文档，具体的操作步骤如下。
01 在桌面的空白处右击，在弹出的快捷菜单中选择“新建”|“Microsoft Word文档”命令，如图3-1所示。
图3-1
02 新建Word文档，如图3-2所示。新建的文件处于命名状态，可以为新建的文档命名，命名之后按Enter键，即可创建完成文档。
图3-2
3.1.2 在文件夹中创建新文档
在文件夹中创建新文档的方法有以下两种。
方法一：
01 打开“我的电脑”，在需要创建的文件夹中右击，在弹出的快捷菜单中选择“新建”|“Microsoft Word文档”命令，如图3-3所示。
图3-3
02 创建的新文档处于命名状态，为文件命名，如图3-4所示。按Enter键即可完成新文档的创建。
图3-4
方法二：
01 打开需要创建文档的文件夹，从中选择菜单“文件”|“新建”|“Microsoft Word文档”命令，创建新的文档，如图3-5所示。
图3-5
02 根据自己的需要命名文档即可。
3.1.3 直接创建新文档
启动Word 2016应用程序后，Word自动创建一个名称为“文档1”的空白文档。如果要创建新的文档，其方法有以下3种。
方法一：按Ctrl+N快捷键。
提示
如果使用Ctrl+N快捷键，前提是必须已打开一个文档。
方法二：在快速访问工具栏中单击
按钮，在弹出的下拉菜单中选择“新建”命令，如图3-6所示。
图3-6
方法三：选择菜单“文件”|“新建”命令，启动并使用“新建”任务窗格，如图3-7所示。也可以在启动界面中选择“新建”命令，新建一个文档。
图3-7
提示
使用前两种方法可以直接创建空白文档“文档1”，使用第三种方法有比较多的文档类型可以选择。在任务窗格中，可以新建空白文档、模板文档、网页文档、电子邮件等，也可以根据原有文档或模板创建新文档。
3.1.4 快速新建空白文档
在使用Word文档时，首先需要创建的是新文档，而新文档主要是以空白文档为前提来进行工作的，在本节中主要介绍如何快速创建新的空白文档。
快速新建空白文档的方法有多种，可以按Ctrl+N快捷键，也可以使用快速访问工具栏进行创建，但上述两种方法的局限是要在已打开文档的基础上创建。使用启动界面来创建空白文档的具体操作步骤如下。
01 运行Word 2016应用程序，系统自动弹出创建新文档，如图3-8所示。
图3-8
02 单击“空白文档”选项，即可创建新的空白文档，如图3-9所示。
图3-9
创建空白文档之后，用户可以根据需要来为文档添加相应的内容。
3.1.5 根据模板新建文档
在Word 2016中创建的每个新文档（包括空白文档）都基于一个模板，此模板指定了文档的基本格式，如页边距设置和默认文本设置。在创建文档时，Word将自动应用模板。
如果空白文档不能设置为自己想要的效果，可以根据“新建”任务窗格中的模板新建文档，也可以选择一个合适的模板。
使用模板可以显著减少用在考虑文档版式和格式上的时间。例如，如果需要创建一个字帖，在空白文档的基础上绘制网格太过麻烦，这里就需要模板了。在Word中提供了许多模板素材，可以根据自己的需要来选择。
下面以创建书法字帖模板为例，学习如何使用模板，具体操作步骤如下。
01 新建文档，在弹出的“新建”任务窗格中选择“书法字帖”模板文档，如图3-10所示。单击即可完成创建。
图3-10
02 创建后的书法字帖文档如图3-11所示。
图3-11
技巧
如果用户对提供的模板不满意，通过互联网也可以下载一个自己喜欢的模板。
3.2 保存和关闭文档
创建文档之后，对文档进行编辑，最后的步骤将涉及保存和关闭操作。保存则可以将添加的文档内容进行存储。存储之后，对于不需要的文档进行关闭。在本节中将详细介绍如何对文档进行保存和关闭。
3.2.1 文档的保存
第一次保存文档时，应该选择它的保存位置，给文件指定一个有效的文件名称。Word会根据文档的第一行文本内容给文件提供一个建议名称，但在再次打开文件时，这种文件名称不易查找；所以在存储文件命名时，需要为其提供一个容易记住和方便查找的名称，以便打开进行查阅和修改。
第一次保存文档的具体操作步骤如下。
01 选择“文件”菜单，在弹出的窗格中选择“保存”命令进行保存。如果是初次保存，则会显示另存为信息，选择存储的位置为“这台电脑”，如图3-12所示。
图3-12
02 在弹出的“另存为”对话框中选择一个文档的保存位置，为文档命名，单击“保存”按钮即可，如图3-13所示。
图3-13
快速保存Word文档的方法还有以下两种。
方法一：在快速访问工具栏中单击
（保存）按钮。
方法二：按Ctrl+S快捷键。
注意
如果打开了已有的文档并对其进行修改过，又不想覆盖原来的文件，可以选择菜单“文件”|“另存为”命令，以免覆盖原文件。
提示
在编写或修改文档时，一定要及时按Ctrl+S快捷键保存文档，以免系统错误关闭导致文件丢失。
3.2.2 设置文档自动保存功能
在对文档进行编辑时，难免会遇到一些突发状况，例如死机、停电等。如果没有及时保存，会让之前的努力白费。下面介绍如何设置文档保存功能，具体操作步骤如下。
01 打开Word文档，选择菜单“文件”“|选项”命令，打开“Word选项”对话框，选择“保存”选项，如图3-14所示。
图3-14
02 通过“保存自动恢复信息时间间隔”选项来设置自动恢复的时间，这里默认的是10分钟恢复一次文档。
03 通过设置“自动恢复文件位置”的路径来保存缓存文件，单击“浏览”按钮，可以设置恢复文件的位置。
3.2.3 关闭文档
保存文档后，接着就是关闭文档了。关闭文档时，会将该文档从系统的工作内存中移除。如今计算机功能强大，内存已不再是一个严重问题，但出于其他几个重要的原因，在修改完文档后仍需关闭文档。例如安全隐私的原因，用户可能不愿意让他人在屏幕上看到文档，此时就需要将文档进行关闭。关闭文档也可以降低文件因电源不稳定或系统错误而导致受损的风险。不仅如此，如果没有保存对文档的更改，关闭文档时系统会提醒保存，如图3-15所示。根据个人需要，单击“保存”“不保存”和“取消”3个按钮。
图3-15
关闭文档的方法有以下3种。
方法一：单击Word窗口右上角的
（关闭）按钮。
方法二：选择菜单“文件”|“关闭”命令。
方法三：按Ctrl+W快捷键。
3.3 打开已存文档
用户经常会再次访问以前的工作，进行编辑和修改，例如要对以前使用的Word内容进行修改或增删数据。要执行这些操作，需要重新打开以前创建并保存的文档。
3.3.1 在Word中打开文档
打开Word文档的方法有以下3种。
方法一：选择菜单“文件”|“打开”命令，如图3-16所示。
图3-16
大多数Office应用程序都会在右侧显示“最近使用的文档”列表，可以在这个列表中锁定或解锁文档，以快速访问它们。
选择打开命令后，在右侧的选项面板中选择文件的所在位置，可以单击“这台电脑”或“浏览”按钮，在弹出的对话框中选择文件在计算机中的位置，选择需要打开的文件，单击“打开”按钮即可，如图3-17所示。
图3-17
方法二：按Ctrl+O快捷键。
方法三：双击桌面上的
（计算机）图标，打开计算机中文件所在的位置，找到相应的文件后，双击文件，即可打开。
3.3.2 以副本方式打开文档
以副本方式打开文档可以将一份相同的文档打开为两份。打开文档的目的，往往是为了对文档进行编辑、修改并使用它。在不同的应用场合，文档需要以不同的方式打开。如对于一些重要文档，需要保留一份文档的原件，在文档的副本中对文档进行修改；如果只是查看文档而不需要对文档进行修改，则可以以只读形式打开它。具体操作步骤如下。
01 启动Word 2016应用程序，如图3-18所示。单击“打开其他文档”按钮。
图3-18
02 显示“文件”菜单，选择“打开”命令，在右侧的列表中单击“浏览”按钮，如图3-19所示。
图3-19
03 在弹出的“打开”对话框中选择需要打开副本的文档，单击“打开”右侧的
按钮，在弹出的下拉菜单中选择“以副本方式打开”命令，如图3-20所示。
图3-20
04 此时，Word将以副本的形式打开文档，标题栏的文档名称前加入了“副本（1）”字样，如图3-21所示。此时，Word还会自动在原始文档所在的文件夹中创建与标题栏中文档名称相同的副本文档。
图3-21
3.4 文档的相互转换
文件之间的相互转换是用户日常办公时所必需的操作，接下来将介绍如何将文档转换为网页、PDF和XPS文件。
3.4.1 将文档转换为网页
将文档转换为网页格式，可以选择“单个文件网页”命令。
单个文件网页可将网站的所有元素（包括文本和图形）都保存到单个文件中。这种封装可将整个网站发布为单个内嵌MIME。MIME类型是一种协议，可使电子邮件除包含一般纯文本外，还可加上彩色图片、视频、声音或二进位格式的文件。它要求邮件的发送端和接收端必须要有解读MIME协议的电子邮件程序。
将文档转换为网页的方法有以下两种。
方法一：
01 打开一个需要转换为网页文件的Word文档，选择菜单“文件”|“导出”命令，从右侧的“更改文件类型”列表框中选择文件类型为“单个文件网页”，单击“另存为”按钮即可，如图3-22所示。
图3-22
02 打开“另存为”对话框，从中选择需要保存的路径，确认“保存类型”为“单个文件网页”，单击“保存”按钮，如图3-23所示。
图3-23
03 找到存储文件的路径，查看一下文件。如图3-24所示为存储的网页文件，双击即可在浏览器中浏览，如图3-25所示。
图3-24
图3-25
方法二：
选择菜单“文件”|“另存为”命令，在弹出的“另存为”对话框中选择“保存类型”为“单个文件网页”即可。
3.4.2 将文档转换为PDF和XPS文件
当我们在编辑Word文档时，有时想要把它保存成PDF或XPS文件，这样的话不会被轻易修改，对于保持文档的原创性意义重大。
PDF和XPS都是便携式的电子格式文件，将Word文件转换为XPS和PDF文件的方法与转换为网页文件的操作基本相同，同样方法也有两种，具体的操作可以参考3.4.1小节，这里就不重复介绍了。
3.5 Word中的视图
Word视图有5种模式，分别为页面视图、阅读视图、Web版式视图、大纲视图和草稿视图。下面分别介绍这5种视图模式。
3.5.1 页面视图
Word的页面视图方式即直接按照用户所设置的页面大小进行显示，这时的显示效果与打印效果完全一致，用户可从中看到各种对象（包括页眉、页脚、水印和图形等）在页面中的实际打印位置，这对于编辑页眉和页脚、调整页边距，以及处理边框、图形对象、分栏都是很有用的。页面视图模式是Word 2016的默认视图，如图3-26所示。
图3-26
切换页面视图模式只需选择“视图”选项卡，在“视图”组中选择“页面视图”选项即可。
提示
视图的切换可以在Word底部单击
（阅读视图）、
（页面视图）和
（Web版式视图）按钮实现。
3.5.2 阅读视图
阅读视图以图书的分栏样式显示Word 2016文档，Office按钮、功能区等窗口元素被隐藏起来。在阅读视图中，用户还可以单击“工具”按钮选择各种阅读工具，如图3-27所示。阅读视图可自由调节页面显示比例、列宽和布局、导航搜索、更改页面颜色，但不允许对文档编辑。
图3-27
阅读视图模式的一个很好功能就是允许放大文档中的图形。双击一个图形，会显示它的放大版本，在已放大内容的右上角单击放大镜按钮，会再次放大该内容。要恢复放大了的对象，可以按Esc键或在页面中单击该对象的外部即可。
单击
和
按钮，可以前后翻页；按Esc键，可以退出阅读视图模式，也可以单击视图底部的
（页面视图）按钮，返回到默认的页面视图模式。
3.5.3 Web版式视图
设置Web版式视图的目的是编写和审阅供联机查看的文档，这些文档并非供打印使用。因此，状态栏中不会包含如页码和节号之类的信息；如果文档包含超链接，默认情况下将在显示它们时加上下划线。背景颜色、图片和纹理也会显示出来，如图3-28所示。
图3-28
3.5.4 大纲视图
对于一篇较长的文档，详细地阅读它并清楚它的结构内容是一件比较困难的事。使用大纲视图，可以迅速了解文档的结构和内容概括。因为大纲视图可以清晰地显示文档的结构，如图3-29所示，其中文档标题和正文部分都显示出来，根据需要，一部分标题和正文可以被暂时隐藏起来，以突出文档的主体结构。此时显示出“大纲”选项卡，从中可以设置大纲的显示格式类型。
图3-29
单击
（提升至标题1）按钮，可以提升当前选择内容的项目级别为标题1；单击
（升级）按钮，可以逐步提升标题级别；单击
（降级）按钮，可以逐步降级；单击
（降级为正文）按钮，可以降级当前内容为正文。
使用
（上移）或
（下移）按钮可以将选择的内容上移或下移。
在大纲视图模式下的文档中，带有
的段落表示该段落还有子级，在“大纲”选项卡中单击
（折叠）按钮，可以将子级折叠起来，不被显示。单击
（展开）按钮，可以将折叠起来的文本内容显示出来。
要折叠某一级标题下的内容，可以在“大纲”选项卡上选择要“显示级别”的所需级别，筛选显示的级别内容，如图3-30所示。选中“仅显示首行”复选框，可以显示每段的首行文字，如图3-31所示。如果需要关闭大纲视图，可以单击“关闭大纲视图”按钮退出。
图3-30
图3-31
3.5.5 草稿视图
要把全部精力集中在字词上，可以切换到草稿视图。选择“视图”选项卡，在“视图”组中选择“草稿”选项，即可切换到草稿视图。“草稿”视图隐藏了所有的图形和页边距，使更多的文本显示在屏幕上。默认情况下，可继续使用文档中指定的样式和字体显示。
用户可以进一步自定义草稿视图，使文本显示得更平面。选择菜单“文件”|“选项”命令，弹出“Word选项”对话框，在左侧的列表框中选择“高级”选项，在右侧的“显示文档内容”选项组中选中“在草稿和大纲视图中使用草稿字体”复选框，激活“名称”和“字号”选项，在其下拉列表中选择替代的文本外观，单击“确定”按钮，应用所做的修改，如图3-32所示。
图3-32
3.6 文档视图的操作
上一节中讲解了各种视图的切换，接下来将介绍如何设置文档视图中显示和隐藏辅助工具及内容。
3.6.1 显示和隐藏视图结构
在Word视图中有时需要辅助工具，如标尺、网格线和导航窗格，使用这些辅助工具可以更好地调整视图。
标尺是Word编辑软件中的一个重要工具，利用标尺可以改变段落的缩进值，改变表格的行高和列宽，以及设置对齐方式等。要显示标尺，需要在“视图”选项卡中选中“标尺”复选框，如图3-33所示。通过调整标尺上的滑块，可以设置当前选择段落的缩进，如图3-34所示。
图3-33
图3-34
一般情况下，Word是不显示网格线的。有特殊要求显示网格时，选中“视图”选项卡中“网格线”复选框，即可显示网格线，如图3-35所示。
图3-35
若要设置网格线的固定间距，其具体的操作步骤如下。
01 切换到“布局”选项卡，在“页面设置”组中单击
按钮，如图3-36所示。
图3-36
02 弹出“页面设置”对话框，切换到“文档网格”选项卡，单击“绘图网格”按钮，如图3-37所示。
图3-37
03 在弹出的“网格线和参考线”对话框中可以看到“网格设置”选项组下的“垂直间距”为“0.5行”，如图3-38所示。
图3-38
04 更改“垂直间距”的参数为“1行”，如图3-39所示。
图3-39
05 更改后的效果如图3-40所示。
图3-40
“导航”窗格主要用于显示Word 2016文档的标题大纲，用户单击文档结构图中的标题，可以展开或收缩下一级标题，并且可以快速定位到标题对应的正文内容，还可以显示Word 2016文档的缩略图，如图3-41所示。选中或取消选中“导航窗格”复选框，可以显示或隐藏“导航”窗格。
图3-41
3.6.2 显示视图比例
在Word 2016的编辑过程中，用户可以选择各种比例来显示文档，但只是改变显示比例，并不能改变实际打印效果，其中设置显示视图比例的方法有以下3种。
方法一：在“视图”选项卡的“显示比例”组中，如图3-42所示，从中选择并设置显示比例参数。单击“显示比例”按钮，会弹出“显示比例”对话框，从中可以选择缩放的比例，也可以手动设置显示的“百分比”，如图3-43所示。
图3-42
图3-43
方法二：在Word面板的右下角，可以通过滑块来调整视口的显示比例，如图3-44所示。
图3-44
方法三：按住Ctrl键，通过滚动鼠标中键来缩放视口比例。
3.6.3 拆分窗口
拆分窗口就是把一个Word 2016文档窗口分成上下两个独立的窗口，从而可以通过两个Word文档窗口显示同一文档的不同部分。拆分窗口的具体操作步骤如下。
01 打开一个文件，如图3-45所示。
图3-45
02 切换到“视图”选项卡，在“窗口”组中单击
按钮，拆分窗口，如图3-46所示。
图3-46
03 此时，在不同的拆分窗口中可以对文档进行编辑。
04 如果退出拆分窗口，单击
按钮，退出拆分窗口。
3.7 典型案例1——创建字帖文档
通过对前面内容的学习，接下来练习一下如何使用模板来创建文档。以书法字帖模板为例，创建字帖文档的操作步骤如下。
01 首先，运行Word 2016应用程序，弹出新建文档页面，从中选择一个“书法字帖”模板，如图3-47所示。
图3-47
02 弹出“增减字符”对话框，在“可用字符”列表框中双击需要添加的字符，也可以选择需要添加的字符并单击“添加”按钮，将字符添加到“已用字符”列表框中，如图3-48所示。
图3-48
03 添加字符后，单击“关闭”按钮，创建字帖文档，如图3-49所示。
图3-49
04 切换到“书法”选项卡，可以设置字帖的属性，如图3-50所示。这里就不详细介绍了。
图3-50
3.8 典型案例2——保存字帖文档
通过前面对文件保存的学习，下面将继续上一个典型案例的操作，对字帖文档进行存储操作。
01 继续上一节创建字帖文档，直接按Ctrl+S快捷键，弹出“另存为”面板，单击“浏览”按钮，如图3-51所示。
图3-51
02 在弹出的“另存为”对话框中选择一个保存路径，并为文件命名，单击“保存”按钮，如图3-52所示。
图3-52
03 保存文档后，单击文档右上角的
（关闭）按钮，将文档进行关闭。
3.9 本章小结
本章介绍了文档的常用操作，其中主要介绍了如何创建空白文档和模板文档。然后学习了一些基本的文档操作，例如文档的打开、保存、关闭，并初步学习了视图的查看、排列等基本操作。
通过对本章的学习，用户可以掌握文档和文档视图的基本操作。