4.7 编辑数据表
类似于在Excel中编辑电子表格一样，用户可以方便快捷地在数据表中对数据进行编辑，包括向表中添加和修改记录、选定和删除记录、查找和替换数据等操作。
4.7.1 向表中添加与修改记录
数据表创建完成后，向表中添加和修改数据记录是必不可少的操作。具体的操作步骤如下。
步骤1打开随书光盘中的“素材\Ch04\信息.accdb”文件，进入“产品信息表”的数据表视图，如图4-91所示。
图4-91 “产品信息表”的数据表视图
步骤2将光标定位至第一行各单元格中，在其中输入相关数据，即可成功添加一条产品信息记录，效果如图4-92所示。
图4-92 添加一条产品信息记录
步骤3将光标定位至第二行各单元格中，可添加第二条产品信息记录。若要修改记录，选中相应的单元格，进入编辑状态，在其中输入新数据即可，如图4-93所示。
图4-93 添加第二条记录
提示
单击【开始】选项卡下【记录】组中的【新建】按钮，此时光标会跳至下方空白行，从而添加记录。
4.7.2 选定与删除记录
若不需要某条记录时，可以选定并删除这条记录。具体的操作步骤如下。
步骤1接上一节的操作，将光标定位在第二行的行首，当光标变为
形状时，单击鼠标左键即可选定该行记录，效果如图4-94所示。
图4-94 单击行首从而选定该行记录
步骤2在行首处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除记录】菜单命令，如图4-95所示。
图4-95 选择【删除记录】菜单命令
步骤3弹出Microsoft Access对话框，单击【是】按钮，可删除所选中的记录，如图4-96所示。
图4-96 Microsoft Access对话框
提示
选定记录后，直接按Delete键，或者单击【开始】选项卡下【记录】组中【删除】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【删除】或【删除记录】选项，均可删除记录，如图4-97所示。
图4-97 选择【删除】或【删除记录】选项
4.7.3 数据的查找与替换
当表中的数据太多时，若要快速查找某一数据，可以使用Access提供的查找功能；而如果需要修改多处相同的数据，则可以使用替换功能。数据的查找与替换都是通过【查找和替换】对话框来完成的。具体的操作步骤如下。
步骤1打开随书光盘中的“素材\Ch04\信息.accdb”文件，进入“学生信息表”的数据表视图，如图4-98所示。
图4-98 “学生信息表”的数据表视图
步骤2单击【开始】选项卡下【查找】组中的【查找】按钮，弹出【查找和替换】对话框，在【查找】选项卡下【查找内容】文本框中输入关键字，如输入“刘南漳”，将【查找范围】设置为【当前文档】，然后单击【查找下一个】按钮，如图4-99所示。
图4-99 在【查找】选项卡下进行设置
提示
【查找范围】下拉列表中包括【当前字段】和【当前文档】两个选项，主要用于设置查找范围是一个字段列，还是整个数据表。
步骤3查找出相应结果，并且光标会跳转至结果处，如图4-100所示。
图4-100 查找出相应结果
步骤4在【查找和替换】对话框中切换到【替换】选项卡，在【替换为】文本框中输入替换后的数据，然后单击【替换】按钮，如图4-101所示。
图4-101 在【替换】选项卡下进行设置
提示
单击【替换】按钮，可以单个进行替换，若单击【全部替换】按钮，可以同时替换所有相关记录。
步骤5完成替换操作，效果如图4-102所示。
图4-102 完成替换操作
提示
按Ctrl+F组合键，或单击【开始】选项卡下【查找】组中的【替换】按钮，均可打开【查找和替换】对话框。
4.7.4 数据的排序
数据排序是指按一定规则对数据进行整理和排列，包括简单排序和高级排序两种。简单排序是对数据进行升序或者降序排序，而高级排序是利用创建的查询来进行排序。
1．简单排序
简单排序的具体操作步骤如下。
步骤1打开随书光盘中的“素材\Ch04\信息.accdb”文件，进入“学生信息表”的数据表视图，单击“班级号”字段的列首，选中该列，如图4-103所示。
图4-103 单击列首从而选中该列
步骤2单击【开始】选项卡下【排序和筛选】组中的【升序】按钮，即可对“班级号”字段列进行升序排序，效果如图4-104所示。
图4-104 单击【升序】按钮
提示
在列首处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【升序】或【降序】菜单命令，也可完成排序操作。此外，单击【开始】选项卡下【排序和筛选】组中的【取消排序】按钮，可以取消对数据的排序。
2．高级排序
当数据中有大量的重复数据或者需要同时对多个字段进行排序时，简单排序将无法满足要求，这时可以进行高级排序。使用高级排序时，数据先按第一个排序准则进行排序，当有相同的数据出现时，再按第二个排序准则进行排序，以此类推。高级排序的具体操作步骤如下。
步骤1接上例的操作，单击【开始】选项卡下【排序和筛选】组中的【高级】按钮，在弹出的下拉列表中选择【高级筛选/排序】选项，如图4-105所示。
图4-105 选择【高级筛选/排序】选项
步骤2此时将新建一个名为“学生信息表筛选1”的查询窗口，窗口上方显示了“学生信息表”的各个字段，在下方窗格中可以设置排序条件，如图4-106所示。
图4-106 查询窗口
提示
由于在简单排序操作中对“班级号”字段进行了升序排序，因此在查询窗口的下方窗格中会显示出该字段。
步骤3在下方窗格中已经设置了第一个排序字段，这里在第二列添加第二个排序字段“宿舍号”，将【排序】设置为【升序】，如图4-107所示。
图4-107 设置第二个排序字段
步骤4单击快速访问工具栏的【保存】按钮，弹出【另存为查询】对话框，在【查询名称】文本框中输入“学生信息表排序”，如图4-108所示，单击【确定】按钮，保存为“学生信息表排序”查询对象，然后关闭查询对象。
图4-108 【另存为查询】对话框
步骤5在左侧窗格中双击打开“学生信息表排序”查询对象，在其中可以查看完成高级排序后的结果，如图4-109所示。
图4-109 高级排序后的结果
提示
用户使用排序操作时应注意以下规则：对数据类型为“文本”的字段默认按照首字母排序；在文本字段中保存的数字会作为字符串而不是数值参加排序；在按升序对字段进行排序时，任何包含空字段的记录都将排在列表中的第一行；“长文本”类型的字段只根据前255个字符进行排序；数据类型为“OLE对象”的字段在任何情况下，都不能进行排序。
4.7.5 数据的筛选
数据筛选是指从数据清单中找出满足指定条件的数据，将暂时不需要的记录隐藏起来。具体的操作步骤如下。
步骤1打开随书光盘中的“素材\Ch04\信息.accdb”文件，进入“学生信息表”的数据表视图，单击“性别”字段右侧的下拉按钮
，在弹出的下拉列表中取消【（全选）】复选框，选中【男】复选框，如图4-110所示，然后单击【确定】按钮。
图4-110 设置筛选条件
步骤2筛选出性别为“男”的学生信息，效果如图4-111所示。
图4-111 筛选结果
提示
完成筛选操作后，单击状态栏中的【已筛选】按钮，可切换至未筛选状态；再次单击该按钮，可重新切换至筛选状态。
4.7.6 设置数据表格式
在Access数据库中可以根据需要设置数据表的格式，包括设置表的行高、列宽和字体格式等，从而使其更加美观。设置数据表格式的具体操作步骤如下。
步骤1打开随书光盘中的“素材\Ch04\信息.accdb”文件，进入“宿舍信息表”的数据表视图，将光标定位至任意单元格内，如图4-112所示。
图4-112 “宿舍信息表”的数据表视图
步骤2在【开始】选项卡的【文本格式】组中可设置字体格式和对齐方式等，这里将字体设置为【微软雅黑】，将字号设置为【14】，效果如图4-113所示。
图4-113 在【文本格式】组中设置格式
步骤3将光标定位至“宿舍号”和“宿舍电话”字段的列首相交处，当光标变为
形状时，按住鼠标左键不放，向右拖动鼠标，可增大“宿舍号”列的宽度，如图4-114所示。
图4-114 增大“宿舍号”列的宽度
步骤4使用同样的方法，设置其他列的宽度；然后将光标定位至第一行和第二行的行首相交处，当光标变为
形状时，按住鼠标左键不放，向下拖动鼠标，可增加所有行的高度，如图4-115所示。
图4-115 增加所有行的高度
技巧
选中第一行，在行首处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【行高】菜单命令，如图4-116所示。弹出【行高】对话框，在【行高】文本框中输入数值，可精确调整行高，如图4-117所示。精确调整列宽的方法与之类似，这里不再赘述。
图4-116 选择【行高】菜单命令
图4-117 【行高】对话框