5.1 长文档编辑技巧

在编辑长文档具体内容的时候，可以借助前几章介绍的技巧，除此之外学会本节中的一些操作技巧，则可以让长文档的编辑查看等工作更加得心应手。

技巧1 快速查看长文档的目录结构

长文档要具备清晰的目录，利用目录可以实现纵览全篇内容，同时也方便快速定位到目标位置。通过导航窗格查看目录即可快速了解文档整体结构，甚至可以快速定位到特定文档位置上。

Step 1 在“视图”选项卡的“显示”选项组中勾选“导航窗格”复选框（图5-1），弹出“导航”窗格。

Step 2 在打开的导航窗格中，单击文档中的标题，可以定位到文档的相应位置，如图5-2所示。

技巧2 快速返回上一次编辑的位置

在编辑长文档时，有时会翻多页编辑，如果想快速回到上一次编辑的位置上，可以使用组合键快速返回。

在当前位置上（图5-3）按〈Shift+F5〉组合键，返回上一次编辑的位置，如图5-4所示。

技巧3 快速选取跨页长文本

在选取文本时，常用的方法是使用鼠标拖拽来选定文档中任意长度的文本，但如果需要选取的文本较长，需要跨页甚至跨多页，拖拽选取就不方便了。此时可以使用〈Shift〉键来辅助快速选取大面积的文本。

Step 1 将定位光标于需要选中的起始位置，如图5-5所示。

Step 2 按住〈Shift〉键不放，然后拖动滚动条，在需要结束的位置单击鼠标定位光标，即可选中区间内的所有的文本内容，如图5-6所示。

技巧4 远距离移动文本

当文本的移动、复制操作只在当前页中进行时，可以直接利用拖动的方法移动文本或是配合〈Ctrl〉键复制文本。但如果需要远距离移动、复制文本，则可以使用如下技巧来实现。

Step 1 选中要移动的文本，按〈F2〉键（如果要复制文本，则按〈Shift+F2〉组合键），如图5-7所示。

Step 2 将光标定位到该段文本要移动到的位置处，如图5-8所示。

Step 3 按〈Enter〉键，即可完成对所选文本的移动，如图5-9所示。

技巧5 拆分窗口

如果同时编辑在长文档中相距较远的多部分内容，或是所编辑内容需要参照前面的内容来编辑，不断的移上移下查看会比较麻烦，还容易发生错误。此时可以对窗口进行拆分，拆分后的各窗口都可以自由滑动，定位到不同的位置上。

Step 1 在“视图”选项卡的“窗口”选项组中单击“拆分”按钮，即可将当前窗口拆分为两个窗口，如图5-10所示。

Step 2 将光标定位在分割线上，当光标变成“”形状时，按住鼠标左键拖动即可调整拆分线的位置，如图5-11所示。

技巧6 显示过宽长文档内容

在Word 2013中打开页面过宽的文档时，有时会无法显示文档完整内容，需要借助滚动条浏览。通过以下设置让文档窗口自动换行，即可让较宽的文档完整显示出来。

Step 1 单击“文件”选项卡，在弹出的列表中单击“选项”标签（图5-12），弹出“Word选项”对话框。

Step 2 单击“高级”标签，在右侧“显示文档内容”栏下勾选“文档窗口内显示文字自动换行”复选框，单击“确定”按钮（图5-13），即可完成过宽文档内容完整显示的设置，效果如图5-14所示。

技巧7 通过增大或减小显示比例技巧查看文档

Word 2013还提供了增大或减小文档显示比例的功能，在100%显示比例下我们可以方便的对文档进行编辑，减小显示比例可以方便我们查看文档的整体布局，适当增大显示比例则便于对局部分细节进行查看，Word 2013为我们提供了多种调节显示比例的方法。

方法一：在窗口下方右侧有一个滚动条，按住鼠标左键，拖动滚动条上的滑块，向左拖是缩小显示比例，向右拖是增大显示比例，如图5-15所示。

方法二：

Step 1 在“视图”选项卡的“显示比例”选项组中单击“显示比例”按钮（图5-16），弹出“显示比例”对话框。

Step 2 在“百分比”数值框中输入“65%”，如图5-17所示。

技巧8 快速定位到指定的页

由于长文档内容和页数较多，如果想查看某页的内容，只是滑动滚动条来定位会比较费时费力而且容易导致定位不准，通过以下方法可以快速定位到文档中的指定位置。

Step 1 在“开始”选项卡的“编辑”选项组中单击“替换”按钮（图5-18），弹出“查找与替换”对话框。

Step 2 切换至“定位”选项卡，在“定位目标”下拉菜单中选择“页”，在“输入页号”框中输入“5”（图5-19），单击“定位”按钮，页面自动定位到文档第5页。

技巧9 在长文档中添加书签标识

Word 2013具有添加书签的功能，我们可以使用书签功能以指定的名称标记某个特定位置或选中的文本，并且在需要时可以通过书签快速定位到特定位置或文本。需要注意的是，书签既不能显示也不能被打印出来。

Step 1 选中指定文本在“插入”选项卡的“链接”选项组中单击“书签”按钮（图5-20），弹出“书签”对话框。

Step 2 在“书签名”框中输入“系统”，单击“添加”按钮即可完成标签的定义，如图5-21所示。

Step 3 当要实现标签定位时，在“开始”选项卡的“编辑”选项组中单击“查找”→“高级查找”命令（图5-22），弹出“查找和替换”对话框。

Step 4 切换至“定位”选项卡，在“定位目标”栏中选择“书签”；在“请输入书签名称”框中输入“系统”，单击“定位”和“关闭”按钮（图5-23）即可实现快速定位，效果如图5-24所示。

技巧10 以阅读版式视图显示长文档

用Word 2013打开文档时，Word 2013默认以“页面视图”模式显示文档。如果对这篇长文档进行阅读，则可以启用Word 2013的“阅读视图”模式。此视图方式下可以更显示更多文本，让阅读更加顺畅。

在“视图”选项卡的“视图”选项组，单击“阅读视图”按钮（图5-25），即可将文档切换到全屏模式下的阅读版式视图显示文档，如图5-26所示。

技巧11 利用鼠标实现自动翻页

在阅读或编辑较长的文档时，需要滚动鼠标中间的滚轮翻页，长时间操作让手指非常疲劳。此时可启用鼠标的自动翻页功能。

Step 1 在文档任意位置单击鼠标中间的滚轮，鼠标指针即可变成双向箭头图标，如图5-27所示。

Step 2 稍微向上移动鼠标，页面将自动向上滚动；稍微向下移动鼠标，页面将自动向下滚动，如图5-28和5-29所示。（单击鼠标即可退出自动滚动模式）

技巧12 让长文档自动缩页

编写文档时经常出现某篇文档编辑完成后，文档最后一页只有几行字的情况。此时若是准备打印，既浪费纸张打印效果也不好。其实，Word 2013提供了自动缩页的功能，可轻松解决这一问题。

Step 1 在“视图”选项卡的“预览”选项组中单击“打印预览编辑模式”按钮如图5-30所示。

Step 2 在“打印预览”选项卡的“预览”选项组中单击“减少一页”按钮，如图5-31所示。