第三节　总分类账户与明细分类账户的平衡登记

总分类账户，是按照规定的一级科目设置的，用以提供总括核算指标具有统驭作用的账户，简称总账账户。每个企业都必须设置总账账户。例如：“原材料”总账账户、“应收账款”总账账户。

明细分类账户是按照明细科目在总分类账户下设置的，能提供更加详细的明细核算指标的账户，简称明细账户。例如：“原材料——甲材料”明细账户。

会计不仅要提供总括核算指标，而且要提供明细核算指标，为此，既要根据总分类科目设置总账账户，进行总分类核算，又要根据明细分类科目设置明细账户，进行明细分类核算。例如，会计上设置“应收账款”总账账户，通过这个账户，我们可以了解企业应收回款项的总括情况，至于应向谁收回货款，各债务人应偿还本单位多少金额的款项等，要掌握这些，则必须按债务人设置明细账户，通过提供更为详尽的资料，满足管理的需要。同样，其他有关账户也类似。因此，在会计核算中，必须同时设置和运用两类账户，即总账账户和明细账户。

在实际工作中总分类账和明细分类账户是根据需要设置的。总账账户是各所属明细账户提供资料的综合，对所属明细账起着统驭和控制作用；明细账户是总账账户提供资料的具体化，对总账账户起着补充和说明的作用。二者登记的原始依据相同，反映的对象相同，核算的内容相同，两者的结合是对同一事物总括而又详细的反映，因此，总账账户与明细账户登记时必须遵守下列规则：

1．同期登记

对于每一项经济业务，一方面要记入有关的总账账户，另一方面要在同一会计期间记入总账账户所属的明细账户（没有明细账户的除外）。如果同时涉及几个分类账，则应分别在有关的几个明细账中登记。

2．方向相同

在总账户中记借方，在其所属的明细账户中也应记借方；反之，在总账户中记贷方，在其所属的明细账户中也应记贷方。

3．金额相等

记入总分账户的金额与记入其所属明细分类账户的金额之和应该相等。

为说明总账账户与其所属明细账户的平行登记，现以“原材料”和“应付账款”两个账户为例进行说明。

例：九阳股份有限公司2014年10月份“原材料”“应付账款”总账账户和明细账户的月初余额如下。

“原材料”总账账户15,000元，其所属明细账户为：甲材料1,000kg，单价5.00元，计5,000元；乙材料4,000kg，单价2.50元，计10,000元。

“应付账款”总账账户8,000元，其所属明细账为：平安公司5,000元，利达公司3,000元。

假设本月份发生下列材料收发业务和与供货单位结算业务。

① 10月8日，向平安公司购进甲材料8,000kg，单价5.00元，计40,000元，货款未付，材料已验收入库。

会计分录如下：

借：原材料——甲材料　　　　　　40,000

　贷：应付账款——平安公司　　　　　　40,000

② 10月18日仓库发出甲材料400kg，单价5.00元，计2,000元；乙材料1,000kg，单价2.50元，计2,500元。上述材料直接用于制造A产品。

会计分录如下：

借：生产成本——A产品　　　　　　4,500

　贷：原材料——甲材料　　　　　　　2,000

　　　　　　——乙材料　　　　　　　2,500

③ 10月26日，向利达公司购进甲材料2,000kg，单价5.00元，计10,000元；乙材料10,000kg，单价2.50元，计25,000元。甲、乙两种材料均已入库，但货款尚未支付。

会计分录如下：

借：原材料——甲材料　　　　　　10,000

　　　　　——乙材料　　　　　　25,000

　贷：应付账款——利达公司　　　　　35,000

④ 10月27日，通过银行结算，归还平安公司货款30,000元，利达公司货款25,000元。

会计分录如下：

借：应付账款——平安公司　　　　　　30,000

　　　　　　——利达公司　　　　　　25,000

　贷：银行存款　　　　　　　　　　　　55,000

根据上述资料，在“原材料”总账账户和“应付账款”总账账户及其所属明细账户进行平行登记。其步骤如下：

首先，将月初余额分别记入“原材料”和“应付账款”两个总账账户及其所属明细账户；

其次，根据上述会计分录，平行登记“原材料”和“应付账款”两个总账账户及其所属明细账户，并分别计算各账户的本期发生额和期末余额。登记结果见表2-8～表2-13。

表2-8　总账账户

表2-9 “原材料”明细账

表2-10 “原材料”明细账

表2-11　总账账户

表2-12 “应付账款”明细分类账户（一）

表2-13 “应付账款”明细分类账户（二）

通过平行登记的结果可看出，“原材料”“应付账款”两个总账户的期初余额，本期借、贷方发生额和期末余额，分别与其所属明细账户的期初余额合计数，本期借、贷方发生额合计数和期末余额合计数相等，说明登记正确。

为了保证账户记录的正确性，应当定期对总账账户及其所属明细账户进行核对。由于总账账户与明细账户是进行平行登记的，换句话说，二者登记的资料来源同一、同期登记，方向相同、金额相等，区别仅是记入账户的级别不同。因此，经常相互核对，就能使错账得以及时发现并加以更正，保证会计核算的正确性。在实际工作中，总账账户与明细账户的核对，是通过定期编制明细分类账户本期发生额及余额表，然后据以与总账账户相核对进行的。现以上例说明明细分类账户发生额和余额表的编制方法，如表2-14、表2-15：

表2-14 “原材料”明细分类账户本期发生额及余额表

表2-15 “应付账款”明细分类账户本期发生额及余额表　　　　　单位：元　　

平行登记的结果，应达到“三个相等”：

第一，总账账户的期初余额应与其所属明细账户的期初余额之和相等；

第二，总账账户的本期借、贷方发生额合计数应分别与其所属各明细账户和本期借、贷方发生额合计数之和相等；

第三，总账账户的期末余额应与其所属各明细账户的期末余额之和相等。