2.2 知识编码化战略

2.2.1 知识编码化战略的含义

知识编码化战略是指借助于计算机对知识进行编码，储存在数据库中，组织中的任何员工都可以容易地访问与利用这些知识。知识编码是利用“从人到文档”的途径，即从知识创造者提取知识后，知识就独立于原有创造者，可以反复用于各种目的。这种方法允许许多人查找与检索编码化知识而无须接触最初开发这种知识的人。这样就开创了一种实现规模知识再利用和由此促进组织发展的可能性。采用编码化战略的企业需要信息技术的支持，这类企业需要投资建立大型的电子数据库，这种数据库就像一个图书馆，它包含了大量的文献资料和搜索工具，人们可以很方便地找到并使用所需的知识。为了配合此种战略的实施，企业应当鼓励员工将掌握的知识形成书面文档，并将员工对文献库的贡献与对员工的绩效考核联系起来。如今公司可以通过采取多种方式的编码化来获得竞争优势，如内联网、共享数据库、专家系统、电子邮件、快速原型设计技术等。现代方式的编码化提供了跨地理、社会与组织边界的知识的快速与可靠存取，能够促进个人知识与组织知识之间的双向传递。编码化模式适合于向客户提供标准化产品或服务的组织，这类组织主要利用原有的知识进行重复性的生产和经营活动。

不过，编码化战略也存在一些弊端。众所周知，人们面临信息超载问题，人们缺少的并不是信息，而是知识。如今人们对大量垃圾电子邮件似乎习以为常，互联网邮寄宣传品又是一种类似的情况。编码组织知识需要承担相当大的成本，例如，在建立专家系统或用新程序或方法编码组织知识时，都需要大量投资。当基础知识发生变化或变得陈旧时，这些成本的大部分是不能弥补的。即便是编码化知识的更新成本也是相当大的，例如，许多操作手册将可能过时，信息系统维护给组织增添巨大成本，培训材料（特别是那些与最先进的技术相关的材料）很快就被淘汰。最常见的现象是许多超链接将变得无效或不存在。

2.2.2 案例分析——明基公司的知识编码化战略

作为一个拥有卓越研发能力的国际品牌，明基公司（BenQ）在计算机、通信及消费电子等3C产品领域均居于领导地位。明基公司实施了“人走了，把知识留下”的知识编码化战略。具体实施方法主要包括如下几方面：

1．欲善其事，先利其器

明基公司拥有一个强大的内部局域网，通过局域网，每名员工都可以进入一个学习平台——知识管理系统，可以在此自由交流。比如，一个刚刚进入明基公司的员工不仅可以在这个系统里找到简单的“入门指南”，知道自己需要做什么工作，也可以把前辈的经验直接复制、付诸实施；如果员工不是苏州（明基公司总部所在地）本地人，他甚至可以在这里找到苏州当地的风土人情介绍，还可以了解到马路对面饭馆的鱼香肉丝到底好不好吃。

在平时的工作中，员工向老板汇报、发送文档都是通过知识管理系统上传到公司资料库中，然后再由系统转给老板的，这样一来，所有的报告文档都留了下来；同时，老板还会表扬平时主动上传其他资料的员工，以鼓励大家分享知识。对于一些提供信息资源的员工，公司甚至给予实际的奖励，以提高员工的积极性。

以明基公司手机事业部为例。中国台湾地区、中国大陆和古巴圣地亚哥三地的研发人员，通过知识管理平台汇集在一起。三地的一千多名大开发人员可以在同一知识平台分享彼此的经验。明基公司在中国大陆有三十多个销售分公司，应当怎样管理这些分公司的销售呢？明基公司采取的措施是，把内部最新的产品知识、经销商培训的过程以及成功的方法，复制在知识管理系统的某一个目录上，而分公司的销售人员则把自己的工作心得、经验放在该目录中。明基公司对此还采用了量化管理，比如在知识管理系统平台上设立风云榜，哪个部门阅读多少篇，每个月都有排名；又如部门使用知识管理情况报表——哪怕员工买了“三星”手机，回来以后还能与大家分享对这个手机的一些心得。以2003年为例，明基公司全年有效知识发布158596篇，说明员工非常愿意在这样的氛围下与大家一起分享其专业知识。

2．人走茶不凉

每个部门在知识管理地图上都有自己的分支，所有在该部门工作过的员工工作文档、报告、模板、客户资料都在这里留有记录，新进员工马上就能接手，过去员工在工作中遇到的问题和解决办法、心得等也能一起分享，为后来者提供借鉴的依据。久而久之，员工都习惯于利用知识管理系统分享自己的新思想、新知识。人力资源部门更从知识管理系统中获益良多。明基公司事业部门与分公司众多，3万多员工的常规、非常规培训名目繁杂，通过知识管理系统，人力资源部门把培训工作的成果积累下来，更可在各部门进行讨论、交流和分享，大大提高了知识传递的效率。

员工每进行一项工作、创造一些价值，明基公司都要求他把知识分享出来，这就等于把他的智慧留住，然后再鼓励他创造更多的价值和继续学习。现在，明基公司的员工已经把知识分享作为一种习惯。知识管理系统建立健全后，弥补了大多数员工的流失对公司造成的无形损失，并把这种损失降到最低，而且这种在公司内部形成的学习和分享氛围，使任何新进员工更易、更快融入公司和创造价值。

3．进行知识编码

尽管一般情况下知识可以统称为“人们在社会实践中所获得的认识和经验的总和”，但是具体对于企业员工来说，他们需要的是企业知识。这种企业知识，按照明基逐鹿专家团梁建强的观点，就是“能够使组织里的成员或组织本身能力得到提高和发展的信息的集合”。所以企业里的知识一定是和企业的发展以及企业成员的发展联系在一起的。举个例子来说，一个关于卫星发射的介绍资料，算不算知识？从知识本身的定义来讲应该算知识。可是对于一个生产牙膏的企业来讲，它又有多大的意义呢？这样的知识需要管理吗？反过来，同样是这份资料，对于一个航天企业来讲可能就很有意义，一定要算做知识。

如何才能采集到企业知识呢？对于显性知识来说，可以利用表2-1所示的“企业知识调查表”来识别和采集企业内部已有的知识。

表2-1 企业知识调查表

这个调查表从知识主体、知识生产者、知识管理者、知识消费者四个方面对知识进行了一个很好的描述。文档说明、文档格式以及大概数量是对知识主体的一个说明。通过这些信息人们可以了解未来对这些资料该如何存储管理。文档的起草部门一般为文件的创建者，也就是所说的知识生产者，这对管理者未来如何激励和评价员工的知识贡献有一定的帮助。文档的管理部门是对知识管理者的一个描述。权限要求及使用频率是对知识消费者及知识价值的一个描述。通过这些信息可以对企业内部存在的一些显性知识进行编码，然后进一步进行知识组织，如建立企业知识库或知识管理系统等。