2.1 基本操作
Excel的基本操作主要包括Excel的基本操作对象、创建工作表、编辑工作表和修饰工作表等内容，下面分别进行介绍。
2.1.1 Excel的操作对象
Excel的基本操作对象包括单元格、工作表、工作簿和工作范围，下面分别对其进行介绍。
1．单元格
单元格可以说是工作簿的基本对象的核心，也是组成Excel工作簿的最小单位，如图2-1所示，图中的白色长方格就是单元格。单元格可以记录字符或者数据。在Excel的操作中，一个单元格内记录信息的长短并不重要，关键是以单元格作为整体进行操作。实际上，单元格的长度、宽度及单元格内字符串的类型是可以根据需要进行改变的。
图2-1 单元格示例
单元格可以通过位置标识，每一个单元格均有对应的列号（列标）和行号（行标）。一般来说，如图2-1所示，B2、C4、D6等就是相应单元格的位置，可以向上找到列号字母，再向左找到行号数字，将它们结合在一起就可以作为该单元格的标识。
2．工作表
使用工作表可以对数据进行组织和分析，可以同时在多张工作表上输入并编辑数据，并且可以对来自不同工作表的数据进行汇总计算。在创建图表之后，既可以将其置于源数据所在的工作表上，也可以放置在单独的图表工作表上。如图2-2所示，工作表由单元格组成，纵向为列，分别以字母命名（A, B, C…）；横向为行，分别以数字命名（1,2, 3…）。
图2-2 工作表
工作表的名称显示于工作簿窗口底部的工作表标签上。要从一个工作表切换到另一工作表进行编辑，可以单击“工作表”标签。活动工作表的名称以下划线显示。可以在同一工作簿内或两个工作簿之间对工作表进行改名、添加、删除、移动或复制等操作。
如图2-2所示的工作表，当前的名字为Sheet2。每张工作表均有一个标签与之对应，标签上的内容就是工作表的名称。一张工作表最多可以有65536行、256列数据。将鼠标移到工作表中的某一单元格上单击，该单元格的边框将变为粗黑线，表示该单元格已被选中。在图2-2中，选中的单元格是C7，即C列第7行。在工作表中选中单元格后，即可输入字符串、数字、公式和图表等信息。
3．工作簿
Excel工作簿是计算和储存数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此，可在单个文件中管理各种类型的相关信息。如图2-2所示的工作簿就有3个工作表，分别是Sheetl、Sheet2和Sheet3，当前的工作表是Sheet2。
在工作簿中，要切换到相应的工作表，只需单击工作表标签，相应的工作表就会成为当前工作表，而其他工作表就被隐藏起来。如果想要在屏幕上同时看到一个工作簿的多个工作表（比如Sheetl和Sheet2），只需打开该工作簿并且显示其中的一个工作表Sheetl，然后执行以下操作步骤：
（1）选择“窗口”|“新建窗口”命令。
（2）单击新建窗口中的Sheet2。
（3）然后选择“窗口”|“重排窗口”命令。
（4）系统将打开“重排窗口”对话框，选择“水平平铺”选项，然后单击“确定”按钮。
这样就可以同时看到工作簿Book2的Sheetl和Sheet2工作表，如图2-3所示。
图2-3 一个工作簿有多个工作表
在Excel中，用户可以根据需要决定一个工作簿包含多少工作表，具体操作步骤如下：
（1）选择“工具”|“选项”命令。
（2）打开“选项”对话框，切换到“常规”选项卡，如图2-4所示。
图2-4 设置工作表的数目
（3）修改“新工作簿内的工作表数”文本框中的数字，然后单击“确定”按钮。
注意：
设置了工作簿中的工作表数目后，以后新建的工作簿就将采用新的工作表数目，当前工作簿的工作表数并不改变，而且，实际上一个工作簿中的工作表可以任意增加和删减，上述方法只是用来设置新建工作簿中的工作表数目。
4．选取工作范围
Excel中的范围是指一组选定的单元格，它们可以是连续的，也可以是离散的，如图2-5所示。如果选定一个范围后再进行操作，则这些操作将作用于该范围内的所有单元格。例如，可以对一个范围内的单元格同时设置大小、边框和注释。当然，范围由用户选定，它可以是一个单元格，也可以是许多单元格，甚至是整个工作表和整个工作簿。
图2-5 工作范围
工作范围是一个单元格的操作很简单，只要单击该单元格就可以选中这个工作范围。但是，工作范围一般都是选中若干个单元格，这又分为以下几种情况。
如果要选中工作表中的一片连续区域，可以在要选区域一角的单元格上单击并按住鼠标左键，然后拖动鼠标，这时屏幕上会出现一片黑色区域，当这片黑色区域刚好覆盖要选中的区域时，释放鼠标左键，此区域就被选中为工作范围。
如果要选择几片不相连的区域或单元格，可以按住Ctrl键，再选择单个或多个单元格即可选定所需的工作范围。
如果要选中一行或一列，可以单击列号区的字母或者行号区的数字，则该列或者该行就被选中为工作范围。
如果单击行号区和列号区的交界处，即选中左上角的单元格。
2.1.2 创建工作表
本节主要通过输入文字、数字等数据建立若干张表格，然后通过运用公式，使表格具有自动计算功能，最后介绍如何快速输入及填充有规律的数据，提高创建工作表的速度。
1．命名和保存工作表
启动Excel后，首先为文件命名，这里将文件命名为“成绩表”。为新文件命名的步骤如下：
（1）单击“常用”工具栏中的“保存”按钮或者选择“文件”|“保存”命令，如图2-6所示，打开“另存为”对话框，如图2-7所示。
图2-6 文件操作
图2-7 “另存为”对话框
（2）在“文件名”文本框中输入“成绩表”。
（3）单击“保存”按钮完成操作。
这样即可将新文件命名为“成绩表”。由于采用了默认工作路径，所以，这个工作表被存放在Office所在驱动器的My Documents目录下，用户也可以根据需要选择工作路径。
在图2-7的“保存类型”下拉列表框中可以改变文件的格式，这样可以在其他程序中使用Excel制作的电子表格。
选择“文件”|“保存”命令或单击工具栏中的“保存”按钮，可以使用原有的文件名保存当前已被修改过的文件，单击“文件”|“另存为”命令可以用不同的文件名来保存当前文件，但原有文件不会被修改。用“另存为”命令的方式保存文件时需要用户指定新文件名，具体方法如图2-7所示。
当工作告一段落或者需要进行其他工作时，就需要对已经完成的工作进行保存。保存操作可以将所完成的操作从内存中储存至硬盘上。在实际使用Excel的过程中，随时保存是十分重要的，这样可以避免数据的意外丢失。
使用以下设置还可以实现对文件的自动定时保护。
选择“工具”|“选项”命令，在打开的“选项”对话框中单击“保存”标签，然后设置保存自动恢复信息的时间间隔，如图2-8所示，一般系统默认的时间间隔为10分钟。
图2-8 文件的自动定时保护
2．数据的输入
要创建工作表，就必须在单元格中输入数据。当启动所需的输入法并选中目标单元格后，即可开始输入数据。在工作表的单元格中，可以使用两种基本数据格式：常数和公式。常数是指文字、数字、日期和时间等数据；而公式则是指包含等号“=”的函数、宏命令等。
在向单元格中输入数据时，需要掌握以下3种基本输入方法。
单击目标单元格，然后直接输入。
双击目标单元格，单元格中会出现插入光标，将光标移到所需的位置后，即可输入数据（这种方法多用于修改单元格中的数据）。
单击目标单元格，再单击编辑栏，然后在编辑栏中编辑或修改数据。
（1）输入文本
文本包括汉字、英文字母、特殊符号、数字、空格以及其他能够从键盘输入的符号。在Excel中，一个单元格内最多可容纳32767个字符，编辑栏可以显示全部的字符，而单元格内最多只可以显示1024个字符。
在向单元格中输入文本时，如果相邻单元格中没有数据，那么Excel允许长文本覆盖其右边相邻的单元格中；如果相邻单元格中有数据，则当前单元格只显示该文本的开头部分。要想查看并编辑单元格中的所有内容，可以单击该单元格，此时编辑栏会将该单元格的内容显示出来，如图2-9所示。
图2-9 显示单元格中的所有内容
在输入文本的过程中，文本会同时出现在活动单元格和编辑栏中，按BackSpace键可以删除光标左边的字符；如果要取消输入，可单击编辑栏中的“取消”按钮，或按Esc键。
在单元格中输入文本后，如果要激活当前单元格右侧相邻的单元格，可按Tab键；如果要激活当前单元格下方相邻的单元格，可按Enter键；如果要使当前单元格成为活动单元格，可单击编辑栏中的“输入”按钮。
默认情况下，按Enter键后单元格会向下移动。如果要改变按Enter键后单元格的移动方向，则需要进行的具体操作步骤如下：
[1] 选择“工具”|“选项”命令，打开“选项”对话框。
[2] 单击“编辑”标签，打开“编辑”选项卡，如图2-10所示。
图2-10 “编辑”选项卡
[3] 选中“按Enter键后移动”复选框。
[4] 在“方向”列表框中选择单元格移动的方向（该下拉列表中有“向下”、“向右”、“向上”和“向左”4个选项）。
（2）输入数字
数字也是一种文本，和输入其他文本一样，在工作表中输入数字也很简单。要在一个单元格中输入一个数字，首先用鼠标或键盘选定该单元格，然后输入数字，最后按Enter键。
在Excel中，可作为数字使用的字符包括：0、1、2、3、4、5、6、7、8、9、-、（ ）、.、e、E、, 、/、$、￥、%。
在单元格中输入数字时，有一点与其他文本不同，即单元格中的数字和其他文本的对齐方式不同。默认情况下，单元格中文本的对齐方式为左对齐，而数字却是右对齐。如果要改变对齐方式，可在“单元格格式”对话框中进行设置（在后面的章节中将作介绍）。
在向单元格中输入某些数字时，其格式不同，输入方法也不相同。下面着重介绍分数和负数的输入方法。
[1] 输入分数
在工作表中，分式常以斜杠“/”来分界分子和分母，其格式为“分子/分母”，但日期的输入方法也是以斜杠来分隔年月日，如“2005年6月28日”可以表示为“2005/6/28”，这就有可能造成在输入分数时系统会将分数当成日期的错误。
为了避免发生这种情况，Excel规定：在输入分数时，须在分数前输入0作区别，并且0和分子之间用空格隔开。例如，要输入分数“2/3”，需输入“0 2/3”。如果没有输入0和一个空格，Excel会将该数据作为日期处理，认为输入的内容是“2月3日”，如图2-11所示。
图2-11 没有输入“0”和空格后的显示结果
[2] 输入负数
在输入负数时，可以在负数前输入减号“-”作为标识，也可以将数字置于括号“（ ）”中。例如，在选定的单元格中输入“（1）”，再按Enter键，即显示为“-1”。
（3）输入日期和时间
日期和时间实际上也是一种数字，只不过有其特定的格式。Excel能够识别绝大多数用普通表示方法输入的日期和时间格式。在输入Excel可以识别的日期或时间数据之后，该日期或时间在单元格中的格式将变为Excel某种内置的日期或时间格式。
[1] 输入日期
用户可以使用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或“-”来分隔日期的年、月和日。传统的日期表示方法是以两位数来表示年份的，如“2001年6月28日”可表示为“01/6/28”或“01-6-28”。当在单元格中输入01/6/28或01-6-28并按Enter键后，Excel会自动将其转换为默认的日期格式，并将两位数表示的年份更改为4位数的表示年份。
默认情况下，当用户输入以两位数字表示的年份时，会出现以下两种情况：
当输入的年份为00～29之间的两位数年份时，Excel将解释为2000～2029年。例如，如果输入日期“29/6/28”，则Excel将认为日期为“2029年6月28日”。
当输入的年份为30～99之间的两位数年份时，Excel将解释为1930～1999年。例如，如果输入日期“30/6/28”，则Excel将认为日期为“1930年6月28日”，如图2-12所示。
图2-12 输入30/6/28后显示的结果
提示：
为了尽可能地避免出错，建议用户在输入日期时不要输入以两位数字表示的年份，而要输入4位数字表示的年份。
如图2-12所示的是多种日期显示格式中的一种。如果要设置日期的其他显示格式，则需要进行的具体操作步骤如下：
首先，选定目标单元格。
其次，选择“格式”|“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框。
然后，切换到“数字”选项卡，然后选择“分类”列表框中的“日期”选项，如图2-13所示。
图2-13 “数字”选项卡
最后，在“类型”列表框中列出了日期的所有显示格式，选择所需的格式，然后单击“确定”按钮。
[2] 输入时间
在单元格中输入时间的方式有两种：按12小时制或按24小时制输入。二者的输入方法不同。如果按12小时制输入时间，要在时间数字后加一个空格，然后输入a（AM）或p（PM），字母“a”表示上午，字母“p”表示下午。例如，“下午4时30分20秒”的输入格式为“4:30:20p”。而如果按24小时制输入时间，则只需输入“16:30:20”即可。如果用户只输入时间数字，而不输入“a”或“p”，则Excel将默认是上午的时间。
提示：
在同一单元格中输入日期和时间时，须用空格分隔，否则Excel会把输入的日期和时间当作文本。在默认状态下，日期和时间在单元格中的对齐方式为右对齐。如果Excel无法识别输入的日期和时间，也会把它们当作文本，并在单元格中显示为左对齐。此外，要输入当前日期，可使用“Ctrl+; ”快捷键；而要输入当前时间，则使用“Ctrl+Shift+; ”快捷键。
（4）输入公式
公式指的是一个等式，利用它可以从已有的值计算出一个新值。公式中可以包含数值、算术运算符、单元格引用和内置等式（即函数）等。
Excel最强大的功能之一是计算。用户可以在单元格中输入公式，以便对工作表中的数据进行计算。只要输入正确的计算公式，经过简单的操作步骤后，计算的结果将显示在相应的单元格中。如果工作表内的数据有变动，系统会自动将变动后的答案计算出来。
在Excel中，所有的公式都以等号开始。等号标志着数学计算的开始，它也告诉Excel将其后的等式作为一个公式来存储。公式中可以包含工作表中的单元格引用。这样，单元格中的内容即可参与公式中的计算。单元格引用可与数值、算术运算符以及函数一起使用。
要输入公式，具体操作步骤如下：
[1] 选中要输入公式的单元格。
[2] 在单元格中输入一个等号“=”。
[3] 输入公式的内容，如“3+5”, “A2+A3”, “Al+5”等。
[4] 按Enter键。
（5）输入符号和特殊字符
[1] 输入符号
如果要输入键盘上没有的符号，则需要进行的具体操作步骤如下：
首先，选中目标单元格。
其次，选择“插入”|“符号”命令，打开“符号”对话框，系统默认打开“符号”选项卡，如图2-14所示。
图2-14 “符号”选项卡
再次，在该选项卡的列表框中选择所需的符号，然后单击“插入”按钮。此时“取消”按钮将变为“关闭”按钮，单击该按钮，即可在单元格中输入所需的符号。
[2] 输入特殊字符
如果要输入键盘上没有的特殊字符，则需要进行的具体操作步骤如下：
首先，选中目标单元格。
其次，选择“插入”|“符号”命令，打开“符号”对话框，然后切换到“特殊字符”选项卡，如图2-15所示。
图2-15 “特殊字符”选项卡
再次，在该选项卡的“字符”列表框中选择所需的特殊字符，然后单击“插入”按钮。此时“取消”按钮将变为“关闭”按钮，单击该按钮，即可在单元格中输入所需的特殊字符。
（6）输入多行数据
如果希望在一个单元格中输入两行数据，那么只要同时按Enter和Alt键就可以在第二行输入了，如图2-16所示。
图2-16 输入多行数据
选择“格式”|“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，单击“对齐”标签切换到如图2-17所示的“对齐”选项卡。如果选中“自动换行”复选框，那么Excel会自动将超出单元格宽度的内容转到第二行显示。
图2-17 “自动换行”选项
3．数据的快速填充
在表格中经常要输入一些有规律的数据，如果按常规逐个输入这些数据，则既费时又容易出错。下面介绍如何又快又准确地输入这些有规律的数据。
（1）在多个单元格中输入相同的数据
如果表格中有很多单元格的内容是相同的，显然逐个单元格重复输入是很麻烦的。有没有1次就可以填充多个单元格的方法呢？答案是肯定的。其具体操作步骤如下：
首先，选择需要输入相同数据的多个单元格，然后输入数据。这时候，只在活动单元格（最后选取的单元格）中显示输入的内容，如图2-18所示。
图2-18 输入数据
其次，同时按Ctrl和Enter键，在所有选中的单元格中都将出现相同的输入数据。
注意：
一定要同时按Ctrl和Enter键。如果只按Enter键，那么只会在活动单元格中输入数据。
（2）自动完成输入功能
如果在单元格中输入的起始字符与该列已有单元格中的内容相符，那么Excel可以自动填写其余的字符，如图2-19所示。
图2-19 自动完成
按Enter键可以接受自动提供的字符。如果不想采用，继续输入就可以忽略它。按BackSpace键可以清除自动提供的字符。
自动完成功能还有另外一种形式。如图2-20所示，右击单元格，然后在弹出的快捷菜单中选择“从下拉列表中选择”命令，Excel将列出所在列所有相邻单元格中的内容供用户选择。
图2-20 选择列表
（3）自动填充
如果需要输入的数字或文字数据并不是完全一样，而是遵循某种规律，那么该如何处理呢？例如，需要输入从1～100作为编号。显然，逐个手动输入是很麻烦的。这时就需要用到Excel的自动填充功能在连续的单元格内产生有规律的序列了。
运用Excel的自动填充功能先要建立一段有规律的数据，然后选中它们。这段有规律的数据既可以在同一列，也可以在同一行，但是必须在相邻的单元格中。
例如，假设建立了从2～4的一个序列，如图2-21所示。
图2-21 自动填充前
单击按住填充控制点，向下拖动到合适的位置后释放鼠标，Excel就会按照已有数据的规律来填充选中的单元格，如图2-22所示。
图2-22 自动填充后
自动填充还有另外一种方式。如果用鼠标右键拖动填充控制点，那么将会弹出如图2-23中所示的快捷菜单。在这个快捷菜单中，可以改变填充的方式或指定填充的规律。各命令含义如下。
图2-23 填充的方式
“复制单元格”指用选中的单元格中的内容填充到拖动范围内其他的单元格中。
“以序列方式填充”指按照选中的单元格中数据的规律进行填充。
“仅填充格式”指仅仅填充格式而不会填充数据。
“不带格式填充”指按照新单元格的格式填充数据。
“等差序列”和“等比序列”分别指根据已有的数据按照等差序列或等比序列的规律填充其他单元格。选择“序列”命令，将打开“序列”对话框。在该对话框中，可以设置自动填充的规律。单击“确定”按钮即可完成自动填充操作。
使用Excel处理日常事务时，经常需要填充日期序列。Excel提供了十分方便的日期填充功能。首先，在单元格中输入一个日期，如“2003-01-15”，然后，用鼠标右键拖动填充控制点，在打开的快捷菜单中选择日期的填充方式，结果将用日期填充拖动的区域。如图2-24所示，一共有4种填充方式：“以天数填充”指依次填入以输入日期开始的每一天；“以工作日填充”指跳过周六和周日，只填充工作日；“以月填充”指填充每月中和输入日期同处在一天的日期；“以年填充”指填充每年中和输入日期处在同一月、同一天的日期（即仅改变年份）。
图2-24 日期的填充方式
（4）用户自定义填充序列
Excel本身提供了11种预定义的序列，除此之外，还允许用户根据实际需要自定义序列，如图2-25所示。自定义序列的具体操作步骤如下：
图2-25 自定义填充序列的设置
[1] 选择“工具”|“选项”命令，打开“选项”对话框。
[2] 在“选项”对话框中打开“自定义序列”选项卡，如图2-25所示。
[3] 单击“输入序列”文本框，使文本框中出现闪烁的竖线“|”光标。
[4] 输入新序列，序列内容之间按Enter键隔开，如输入“中，法，美”。
[5] 单击“添加”按钮，此时自定义序列下方出现新建序列内容。
[6] 单击“确定”按钮完成自定义序列的设置，并返回工作界面。
此时，单击工作表中的某一单元格，输入“中国”，然后向右拖动填充柄，释放鼠标即可得到自动填充的“中，法，美”序列内容，如图2-26所示。
图2-26 自定义填充序列
4．获取外部数据
前面已经介绍了如何在一张空表中输入具体的数据，下面将介绍如何获取外部数据。其具体操作步骤如下所示。
（1）打开外部数据文件
所谓外部数据文件，是指以非文件格式保存的数据文件，通常是由其他应用程序产生的。Excel可以轻而易举地打开多种外部数据文件，使其使用起来就像Excel文件一样。Excel能够打开的文件列表包括：DIF数据交换文件、dBASE文件、Lotusl-2-3文件、Microsoft Excel 4.0宏表、Microsoft Excel 4.0图表、Microsoft Excel 4.0工作簿、Microsoft Works 2.0、QuattroPro/Dos文件和QuattroPr01.0/5.0（win）。
对于上述文件类型，无需任何特殊操作，使用打开Excel工作簿的方法即可实现。选择“文件”|“打开”命令，打开“打开”对话框，如图2-27所示。
图2-27 打开外部数据文件
该对话框的下方是“文件类型”下拉列表框，单击其右端的下拉箭头按钮，弹出一下拉列表，其中列出了各种文件夹类型名。选中要打开的文件类型，将在对话框中的显示区域中显示所有属于这种类型的文件，单击“打开”按钮，即可获取外部文件中的数据。
（2）使用文本导入向导来获取外部文本数据
Excel还可以利用“文本导入向导”来获取外部文本数据，例如，在桌面上有一个名称为“三十六计创业”的写字板文档，下面是使用文本导入向导获取“三十六计创业”中文本数据的具体操作步骤。
[1] 选择“文件”|“打开”命令，打开“打开”对话框，单击“文件类型”下拉列表框，选择“文本文件”选项，在“查找范围”中选择需要打开的文本文件所在的位置。
[2] 选择需要打开的文件，本例为“三十六计创业”，单击“打开”按钮，打开“文本导入向导-3步骤之1”对话框，如图2-28所示。对话框下方显示导入文本的具体内容，根据文件的内容组成格式选择数据的分隔方法，若要导入起始行的位置，可更改“导入起始行”框中的数字。
图2-28 使用文本导入向导来获取外部文本数据之一
[3] 单击“下一步”按钮，打开“文本导入向导-3步骤之2”对话框，如图2-29所示，如果在第一步中选择了分隔符号文件类型，那么需要在这一步中明确分隔数据的分隔符号，本例使用逗号“, ”作为分隔符号。
图2-29 使用文本导入向导来获取外部文本数据之二
[4] 单击“下—步”按钮，打开“文本导入向导-3步骤之3”对话框，在该对话框中，可根据需要设置第一列的数据格式，如图2-30所示。
图2-30 使用文本导入向导来获取外部文本数据之三
[5] 设置完毕后，单击“完成”按钮，完成将文本文件“三十六计创业”中的数据导入工作表中的操作。
2.1.3 编辑工作表
建立工作表之后，用户需要根据实际需求，利用Excel提供的编辑功能，对工作表中的数据进行修改和调整，使其符合实际需要。Excel提供了强大的编辑功能，用于对工作表及其数据进行各种操作。
本节将详细介绍工作表的基本操作，如工作表的拆分与冻结、工作表和工作簿的保护、模板应用。通过学习本节内容，应掌握工作表数据的编辑方法。
1．工作表的基本操作
一个工作簿中最多可以包含255个工作表。下面将介绍如何操作这些工作表。
（1）激活工作表
要激活一个工作表，可以使用以下几种操作方法。
[1] 单击工作簿底部的“工作表”标签。
[2] 使用键盘，按Ctrl + Page Up快捷键激活当前页的前一页工作表，然后按Ctrl +PageDown快捷键激活当前页的后一页工作表。
[3] 使用工作表“标签滚动”按钮。当在工作簿中显示不了过多的工作表标签时，可以单击“标签滚动”按钮对“工作表”标签进行翻页。“标签滚动”按钮在工作簿的左下方，如图2-31所示。
图2-31 “标签滚动”按钮
如果要滚动显示其他工作表标签，在所需方向上连续单击“标签滚动”按钮中的滚动箭头，直到所需“工作表”标签显示在屏幕上；如果要一次滚动多个工作表，按Shift键，再单击“标签滚动”按钮中的标签滚动箭头；如果要显示最前或者最后一个工作表，则可以单击“标签滚动”按钮左侧或者右侧的标签滚动按钮。
如果右击“标签滚动”按钮，则可以直接从弹出的当前工作簿的所有工作表列表中选择需要切换到的“工作表”标签。
（2）插入和删除工作表
在编辑过程中，经常要在一个已有的工作表中插入一个新的工作表，可以使用以下两种操作方法。
[1] 选择“插入”|“工作表”命令。
[2] 在需要插入工作表的后一个“工作表”标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令。
如果要删除某个工作表，可以使用以下两种操作方法。
[1] 选择“编辑”|“删除工作表”命令，在打开的消息对话框中单击“确定”按钮。
[2] 在需要删除的工作表标签上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，在打开的消息框中单击“确定”按钮。
注意：
一张工作表被删除以后将无法恢复，所以在删除之前要慎重考虑。
（3）移动和复制
Excel的工作表可以在一个或者多个工作簿中移动。如果要将一个工作表移动或者复制到不同的工作簿时，两个工作簿必须是打开的。
[1] 使用菜单
使用菜单移动或复制工作表的具体步骤如下：
首先，激活要移动的工作表。
其次，选择“编辑”|“移动或复制工作表”命令，打开“移动或复制工作表”对话框，如图2-32所示。
图2-32 “移动或复制工作表”对话框
最后，在“移动或复制工作表”对话框中的“工作簿”下拉列表框中选择需要移到的工作簿，接着在“下列选定工作表之前”列表框中选择要移至位置之后的工作表，如果是要移动，则取消选择“建立副本”复选框，如果要复制，则应选中“建立副本”复选框，最后单击“确定”按钮。
[2] 使用鼠标
单击需要移动的工作表标签，将它拖动到指定的位置，然后释放鼠标。在拖动的过程中鼠标变成一个小表和一个小箭头。如果是复制操作，则需要在拖动鼠标时按住Ctrl键。
注意：
若将一个工作表从一个工作簿移动到另外一个工作簿，而目标工作簿含有与此工作表同名的工作表，Excel将自动改变此工作表的名称并使之变为唯一的名称。例如，Sheet2变为Sheet2（2）。
（4）对多个工作表同时进行操作
可以一次对多个工作表进行操作，方法是先选中多个工作表，然后执行移动、复制和删除等操作。选择多个工作表的方法有以下两种。
[1] 单击工作表标签的同时按Ctrl键，则该工作表与以前选择的工作表同时被选中。
[2] 单击工作表标签的同时按Shift键，则选中连续的工作表。
注意：
要取消选中工作表中的其中一个，可以按Ctrl键的同时单击该工作表标签。如果要取消所有被选中的工作表，可以右击某个选中的“工作表”标签，然后在弹出的快捷菜单中选择“取消成组工作表”命令；或者不按键盘，直接单击一个未选中的工作表标签。
（5）重命名工作表
为工作表起一个有意义的名称，以便于辨认、查找和使用。为工作表命名有以下3种方法。
[1] 单击工作表标签（如表Sheet l），然后选择“格式”|“工作表”|“重命名”命令，此时工作表标签Sheet l的颜色变黑，如图2-33示，输入新的工作表名称后如图2-34所示。
图2-33 重命名工作表
图2-34 重命名工作表后
[2] 在工作表标签上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令，工作表标签颜色变黑后，输入新的工作表名称即可。
[3] 双击工作表标签，工作表标签的颜色变黑后，输入新的工作表名称即可。
（6）隐藏工作表
如果不希望被他人查看某些工作表，可以使用Excel的隐藏工作表功能将工作表隐藏起来。隐藏工作表还可以减少屏幕上显示的窗口和工作表，避免不必要的改动。例如，可隐藏包含敏感数据的工作表。当一个工作表被隐藏后，它的标签也被隐藏起来。隐藏的工作表仍处于打开状态，其他文档仍可以利用其中的信息。
隐藏工作表的操作步骤如下：
[1] 激活需要隐藏的工作表。
[2] 选择“格式”|“工作表”|“隐藏”命令。
注意：
不能将工作簿中所有的工作表都隐藏起来，每一个工作簿至少应有一个可见的工作表。
显示隐藏的工作表的步骤如下：
[1] 选择“格式”|“工作表”|“取消隐藏”命令，打开“取消隐藏”对话框，如图2-35所示。
图2-35 “取消隐藏”对话框
[2] 在“取消隐藏”对话框中选择需要取消隐藏的工作表，然后单击“确定”按钮即可。
2．拆分和冻结工作表
Excel提供了拆分和冻结工作表窗口的功能，利用这些功能可以更加有效地利用屏幕空间。拆分和冻结工作表窗口是两个非常相似的功能。
拆分工作表窗口是把工作表当前活动的窗口拆分成若干窗格，并且在每个被拆分的窗格中都可以通过滚动条来显示工作表的每一个部分。所以，使用拆分窗口功能可以在一个文档窗口中查看工作表不同部分的内容，如图2-36所示。
图2-36 拆分工作表窗口
冻结工作表窗口功能也是将当前工作表活动窗口拆分成窗格，所不同的是，在冻结工作表窗口时，活动工作表的上方和左边窗格将被冻结，即当垂直滚动时，冻结点上方的全部单元格不参与滚动；当水平滚动时，冻结点左边的全部单元格不参与滚动。通常情况下冻结行标题和列标题，然后通过滚动条来查看工作表的内容，如图2-37所示。
图2-37 冻结工作表窗口
（1）拆分工作表
下面介绍如何拆分和取消拆分工作表。
[1] 拆分
拆分工作表窗口有以下两种方法。
方法一：使用菜单。
● 选定拆分分隔处的单元格，该单元格的左上角就是拆分的分隔点。
● 选择“窗口”|“拆分”命令即可。
方法二：使用鼠标。
● 将鼠标移到垂直滚动条的顶端或水平滚动条右端的拆分框上。
● 单击并拖动鼠标到工作表中需要进行拆分的单元格上，然后释放鼠标即可。
将工作表拆分后，拆分框仍然可以移动，操作步骤与使用鼠标进行拆分的步骤相同。
提示：
所谓拆分框就是位于垂直滚动条和水平滚动条之间的横格条。
[2] 取消拆分
取消拆分窗口有以下两种方法。
方法一：选择“窗口”|“撤销拆分窗口”命令。
方法二：在分割条的交点处双击；如果要删除一条分割条，在该分割条上方双击。
（2）冻结工作表
对于比较大的工作表，屏幕无法在一页里同时显示标题和数据。
Excel提供的冻结工作表窗口功能可以将工作表中选定的单元格的上窗格和左窗格冻结在屏幕上，使得在滚动工作表时屏幕上一直显示行标题和列标题，而且使用冻结工作表窗口功能不影响打印。
[1] 冻结
首先，选择一个单元格作为冻结点，在冻结点上方和左边的所有单元格都将被冻结，并保留在屏幕上。
然后，选择“窗口”|“冻结窗格”命令。
[2] 撤销冻结
要撤销被冻结的窗口，可以选择“窗口”|“撤销窗口冻结”命令。
3．保护工作表和工作簿
如果必须放下手中的工作，但又不想退出Excel，此时可以为工作表和工作簿建立保护，这样能防止因误操作而造成对工作表数据的损害。
（1）保护工作表
保护工作表功能可以防止修改工作表中的单元格、Excel宏表、图表项、对话框编辑表项和图形对象等。保护工作表的具体操作步骤如下：
[1] 激活需要保护的工作表。
[2] 选择“工具”|“保护”|“保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，如图2-38所示。
图2-38 “保护工作表”对话框
[3] 在“保护工作表”中选择保护的选项并输入密码后，单击“确定”按钮。输入密码（可选）可以防止未授权用户取消对工作表的保护。密码可以为字母、数字和符号，并且区分大小写。密码的长度不能超过255个字符。
若有人试图修改受保护的工作表，这时就会弹出如图2-39所示的警告对话框。
图2-39 工作表受到保护后
（2）保护工作簿
保护工作簿功能可以保护工作簿的结构和窗口，防止对工作簿进行插入、删除、移动、隐藏、取消隐藏以及重命名工作表等操作，保护窗口不被移动或改变大小。启用保护工作簿功能的操作步骤如下：
[1] 激活需要保护的工作簿。
[2] 选择“工具”|“保护”|“保护工作簿”命令，打开“保护工作簿”对话框，如图2-40所示。
图2-40 “保护工作簿”对话框
[3] 在“保护工作簿”对话框中选择需要保护的选项并输入密码后，单击“确定”按钮，在打开的“保护工作簿”对话框中，选择对工作簿的保护功能。这些功能如下。
“结构”用来保护工作簿的结构，避免删除、移动、隐藏、取消隐藏、插入工作表或者重命名工作簿。
“窗口”用来保护工作簿的窗口不被移动、缩放、隐藏、取消隐藏或关闭。
“密码（可选）”与“保护工作表”中的密码功能相同，可以防止未授权用户的非法操作。
（3）取消保护
如果要取消工作表或者工作簿的保护状态，可以选择“工具”|“保护”命令，在弹出的子菜单中，原来的“保护工作表”或“保护工作簿”将变为“撤销工作表保护”或“撤销工作簿保护”，选择相应的命令即可。
如果原来没有设置密码，选择所需命令即可取消保护；如果原来设置了密码，选择所需要的命令后将打开“撤销工作表保护”对话框或“撤销工作簿保护”对话框，输入正确的密码后，单击“确定”按钮即可取消保护。
4．应用模板
模板实际上是一种特殊的工作表。将常用的工作表格式以模板的形式保存，当需要再次使用该格式时，只需调用该模板即可。
（1）创建模板
可以将任意工作簿建成模板，具体操作步骤如下：
[1] 在工作簿中建立空的表格。
[2] 输入常量、公式以及定义各种格式，也可以包括图表和宏等。
[3] 选择“文件”|“另存为”命令，打开“另存为”对话框。
[4] 在“另存为”对话框的“文件名”文本框中输入模板名称，在“保存类型”下拉列表框中选择“模板”选项，在“保存位置”下拉列表框中选择Excel默认文件夹即可。
注意：
在保存模板时，如果不把模板保存在Excel默认文件夹中，该模板将不能显示在“新建”对话框的“常用”选项卡上，Excel默认文件夹一般是Microsoft\templates\电子表格模板。
（2）使用模板
[1] 选择“文件”|“新建”命令，打开“新建”对话框。
[2] 在“新建”对话框中，为需要新建的工作簿选择模板，然后单击“确定”按钮。
在“新建”对话框中，有“常用”和“电子表格模板”选项卡。“常用”选项卡列出了“工作簿”模板和用户自创建的其他模板；在“电子表格模板”选项卡中，有Excel内置的多种模板。
（3）修改模板
要修改一个已经存在的模板，可以打开该模板文件（扩展名为．x1t），然后按照对工作簿编辑的方法对模板进行修改，并重新存盘即可。
2.1.4 修饰工作表
一个专业的电子表格不仅需要有翔实的数据内容和公式分析、统计功能，而且还应配有外观。
本节将通过对表格外观参数（文字大小、字体、颜色、对齐方式、单元格的边框线、底纹以及表格的行高和列宽等）的设置来美化工作表，从而更有效地显示数据内容。
1．设置单元格格式
可以对Excel中的单元格设置各种格式，包括设置单元格中数字的类型、文本的对齐方式、字体、单元格的边框以及单元格保护等。不仅可以对单个单元格和单元格区域设置格式，还可以同时对一个或多个工作表设置格式。设置单元格的格式的操作步骤如下：
首先，选择需要进行格式设置的单元格或者单元格区域。
然后，选择“格式”|“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，如图2-41所示。或者在选中的单元格上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，同样打开“单元格格式”对话框。
图2-41 “单元格格式”对话框
在“单元格格式”对话框中设置单元格的格式后，单击“确定”按钮即可。
（1）设置数据的对齐方式
为了排版整齐，单元格中的数据一般需要对齐。默认情况下，单元格中的文字是左对齐，数字是右对齐。
如果需要改变数据的对齐方式，将“单元格格式”对话框切换到“对齐”选项卡，如图2-42所示，在“对齐”选项卡中进行文本对齐方式的设置。
图2-42 “对齐”选项卡
[1] 设置水平对齐方式
“水平对齐”下拉列表框中包含常规、左（缩进）、居中、靠右、填充、两端对齐、跨列居中和分散对齐等选项，默认选项为常规，即文本左对齐，数字右对齐，逻辑值和错误值则居中对齐。
[2] 设置垂直对齐方式
“垂直对齐”下拉列表框中包含常规靠上、靠下、居中、两端对齐和分散对齐等选项，默认选项为常规选项，即文本靠下垂直对齐。
“缩进”列表框是将单元格内容从左向右缩进，缩进的单位是一个字符。
[3] 设置文本控制选项
“文本控制”包括“自动换行”、“缩小字体填充”和“合并单元格”3个复选框。
● “自动换行”复选框：选中该复选框，单元格中的文本自动换行，行数的多少与文本的长度和单元格的宽度有关。
● “缩小字体填充”复选框：选中该复选框，Excel会根据列宽自动缩小单元格中字符的大小，使之一致。
● “合并单元格”复选框：选中该复选框，所选单元格将被合并成一个单元格，如果所选的单元格都有数据，则单击“确定”按钮后，Excel会弹出一个消息框，提示只保留左上方单元格内容，单击消息框的“确定”按钮即可。
[4] 设置文本的旋转方向
“方向”用来改变单元格中文本旋转的角度，例如，要将文本从右上往左下转，使用负数，反之使用正数。
“格式”工具栏中提供了常用的文本对齐方式的快捷键，如图2-43所示。利用这些按钮可以大大提高工作效率。
图2-43 “格式”工具栏中文本对齐方式的快捷键
（2）设置单元格字体
要设置单元格字体，将“单元格格式”对话框切换到“字体”选项卡，如图2-44所示，然后在“字体”选项卡中对字体、字形、字号、下划线、颜色和特殊效果进行设置。
图2-44 “字体”选项卡
[1] 设置字体、字形、字号
Excel提供的字体包括宋体、仿宋体和楷体等各种字体，可以在“字体”列表框中选择任意一种字体。
Excel提供的字形包括常规、倾斜、加粗和加粗倾斜，可以在“字形”列表框中选择任意一种字形。
字体的大小由字号决定，可用字号取决于打印机和文本所用的字体，在“字号”列表框中选择一种字号以设置文本或者数字的大小。
[2] 设置下划线、颜色
打开“下划线”或者“颜色”下拉列表框，根据需要选择不同的下划线类型或者颜色。
[3] 设定普通字体
选中“普通字体”复选框，“字体”选项卡中的各个选项将重置为默认值。
[4] 设置特殊效果
特殊效果包括“删除线”、“上标”和“下标”3个选项。
“删除线”复选框：选中该复选框可以产生一条贯穿字符中间的直线。
“上标”和“下标”复选框：选中这两个复选框可以将选中的文本或数字设置为上标或者下标。
“格式”工具栏提供了常用的单元格字体格式设置的工具按钮，如图2-45所示。利用这些按钮可以使工作变得方便。
图2-45 “格式”工具栏中单元格字体格式设置的工具按钮
（3）设置单元格边框
在工作表中给单元格添加边框可以突出显示工作表数据，使工作表更加清晰明了。要设置单元格边框，将“单元格格式”对话框切换到“边框”选项卡，如图2-46所示，然后在该选项卡中进行设置即可。
图2-46 “边框”选项卡
技巧：
可以利用边框产生三维效果，方法是将浅色作为背景色，以白色作为边框顶部和左部的颜色，黑色作为边框底部和右部的颜色，这样就会产生凸的效果，反之则产生凹的效果。
（4）设置单元格图案
如果想改善工作表的视觉效果，可以为单元格添加图案，Excel提供了设置单元格图案的方法。要设置单元格图案，将“单元格格式”对话框切换到“图案”选项卡，如图2-47所示，然后在“图案”选项卡中进行图案的设置。
图2-47 “图案”选项卡
在“图案”选项卡中可以对单元格的底色、单元格底纹的类型和颜色进行设置。在“示例”预览框中可以预览设置的效果。
（5）单元格保护
可以为单元格设置保护，防止未禁允许的修改。在此之前必须设置工作表保护。当设置工作表保护后，只需将“单元格格式”对话框切换到“保护”选项卡，如图2-48所示，即可对单元格进行保护设置。
图2-48 “保护”选项卡
技巧：
当定义一个单元格格式后，又要把这个单元格格式用于另外的单元格时，使用格式刷能够快速地实现此功能。选中已经定义了格式的单元格或范围，单击“常用”工具栏中的“格式刷”按钮，然后单击需要复制单元格格式的单元格或单元格区域。
2．格式化行和列
为了使工作表更加美观，需要适当地调整工作表的列宽和行高。适当的调整会有助于在一页中显示更多的数据，甚至在一行或者一列中隐藏保密的数据。
（1）调整行高和列宽
在Excel中，工作表默认行高为14.25，列宽为8.38。想要改变行高和列宽，可以使用鼠标直接在工作表中进行修改，也可以利用菜单进行修改。
[1] 使用鼠标
将鼠标移到行号区数字上、下边框或列号区字母的左、右边框上，按住鼠标左键并拖动调整行高或列宽至所需位置后释放鼠标即可。
[2] 使用菜单
方法一：选择“格式”|“列”|“列宽”命令，打开“列宽”对话框，如图2-49所示。在“列宽”文本框中输入列宽值，然后单击“确定”按钮即可。
图2-49 “列宽”对话框
方法二：选择“格式”|“列”|“最适合的列宽”命令，Excel将自动调整列宽，使之适合列中最长的单元格的宽度。
方法三：选择“格式”|“列”|“标准列宽”命令，在打开的“标准列宽”对话框中输入新的默认列宽，然后单击“确定”按钮，则所有的默认列宽将变为此标准列宽。
调整行高和调整列宽相似，只是应选择“格式”|“行”命令，弹出的子菜单中的内容与“列”子菜单是对应的，只是少了与“标准列宽”相对应的选项。
（2）隐藏与取消隐藏
要将某些行和列隐藏起来，首先选中需要隐藏的行的行号区数字或列的列号区字母，然后选择“格式”|“行”或“列”命令，接着在弹出的子菜单中选择“隐藏”命令即可。
要将隐藏的行和列显示出来，先选择包含隐藏行或列的上下行行号区数字或上下列的列号区字母，然后选择“格式”|“行”或“列”命令，在弹出的子菜单中选择“取消隐藏”命令即可。
3．自动套用格式
Excel为用户提供了多种工作表格式，用户可以使用“自动套用格式功能”为自己的工作表穿上一件Excel自带的“修饰外套”，这样既可以美化工作表，还能节省大量的时间。
通过“格式”菜单打开“自动套用格式”对话框，如图2-50所示。由图2-50所示可知，Excel的自动套用格式是已定义好的一组格式，有数字格式、文字修饰信息、边框线以及行高和列宽等，可在其中选择相近的格式应用到选中的工作表上。
图2-50 “自动套用格式”对话框
借助“自动套用格式”功能，即使第一次使用Excel的新手，也能在不使用任何复杂的格式化操作的情况下，创建出各种漂亮的表格。
（1）对一个表格套用已有的格式
具体操作步骤如下：
[1] 选择要套用格式的单元格区域，如选中某工作表中的A1～D5。
[2] 选择“格式”|“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框，如图2-50所示。
[3] 在“自动套用格式”对话框中，选择需要套用的格式，如古典3。
[4] 单击“确定”按钮返回工作表，套用“古典3”格式化后的效果如图2-51所示。
图2-51 自动套用格式后的表格
（2）只使用套用格式的部分信息
在“自动套用格式”对话框中，“选项”按钮是用来显示或隐藏“自动套用格式”对话框下部的“要应用的格式”选项组，在“要应用的格式”选项组中包含6个复选框，可以根据需要来选择其中的几种格式类型。
如果看中了“会计3”格式的边框线，同时又希望具有“三维效果2”格式的其他格式，即可借助自动套用格式中的选项按钮来组合。具体操作步骤如下：
[1] 选中需要套用格式的工作表区域，如某工作表中的A1～D5。
[2] 选择“格式”|“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框。
[3] 从中选择“会计3”格式，然后单击“选项”按钮，对话框底部将增加一组“要应用的格式”选项组，在“要应用的格式”选项组中删除不想要的格式，仅选中“边框”复选框，如图2-52所示。
图2-52 自动套用格式对话框
单击“确定”按钮返回工作表，此时选中区域上仅套用了“会计3”格式的边框修饰效果，如图2-53所示。
图2-53 套用格式后的效果
[4] 再次选择“格式”|“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框，从中选择“三维效果2”格式，然后在新增加的“要应用格式”选项组中取消“边框”复选框。
[5] 单击“确定”按钮返回工作表，此时选中区域在“会计3”格式的边框修饰基础上又套用了“三维效果2”的其他修饰信息，如图2-54所示。
图2-54 套用三维效果后的工作表
4．使用样式
为了方便，Excel提供了将数字、对齐、字体、边框、图案和保护等格式设置成样式的方法。可以根据需要将这几种格式组合成样式，并赋予名称。当需要设置工作表的格式时，只要使用样式功能将所定义的样式应用于选中的单元格区域，而不必使用“单元格格式”功能逐项设置。要使用样式功能，必须打开“样式”对话框。
选择“格式”|“样式”命令，打开“样式”对话框，如图2-55所示。
图2-55 “样式”对话框
（1）Excel内部样式
Excel的样式包括内部样式和自定义样式两种。内部样式是由Excel提供的内部预定义的样式，包括数字的各种样式，如货币、百分比和千位分隔等。单击“样式名”下拉列表框右边的箭头即可浏览Excel提供的样式，如图2-56所示。
图2-56 Excel提供的样式
在“样式”对话框中的“样式名”选项组内将显示所选样式的数字、字体、对齐、边框、图案和保护格式选项，可以通过单击该选项前的复选框来设置这些选项。
（2）使用样式
样式是格式的集合，如加粗文本或背景底纹等。对于样式的操作有很多，如创建新样式、修改或删除样式、指定样式的格式和删除选定单元格的样式。
[1] 添加样式
当Excel提供的样式不能满足要求时，可以采用自定义样式。添加自定义样式的操作步骤如下：
首先，选择要添加样式的工作簿。
然后，选择“格式”|“样式”命令，打开“样式”对话框。
最后，在“样式名”文本框中输入样式名后，再单击“添加”按钮即可。
[2] 修改样式
对于已建立的样式，可以对其进行修改，具体操作步骤如下：
第一步，选择要修改样式的工作簿。
第二步，选择“格式”|“样式”命令，打开“样式”对话框。
第三步，在“样式名”列表框中选择需要更改格式的样式。
第四步，在“样式包括”选项组中选择要设置的格式类型，然后单击“更改”按钮，打开“单元格格式”对话框。
第五步，设置“单元格格式”对话框中相应的选项，然后单击“确定”按钮返回“样式”对话框。
第六步，单击“样式”对话框中的“确定”按钮完成操作。
[3] 删除样式
当不再需要某种样式时，可以将其删除，具体操作步骤如下：
首先，选择要删除样式的工作簿。
其次，选择“格式”|“样式”命令，打开“样式”对话框。
再次，在“样式名”中选择需要删除格式的样式。
最后，单击“删除”按钮返回“样式”对话框，再单击“确定”按钮完成操作。
注意：
样式一旦删除就不能恢复，只能重新创建，因此“常规”样式是不能被删除的。
[4] 合并样式
如果要把在一个工作簿已经设置的样式应用于另一个工作簿，可以使用合并样式功能。合并样式的操作步骤如下：
第一步，打开源工作簿（已经设置好样式的工作簿）和目标工作簿（要并入样式的工作簿），并激活目标工作簿。
第二步，在目标工作簿上选择“格式”|“样式”命令，打开“样式”对话框。
第三步，单击“合并”按钮，将弹出“合并样式”对话框，如图2-57所示。
图2-57 “合并样式”对话框
第四步，在“合并样式”对话框中的“合并样式来源”列表框中选择源工作簿，然后单击“确定”按钮返回“样式”对话框。
第五步，在“样式”对话框中单击“确定”按钮即可。
（3）用样式定义选中的单元格
[1] 选中要定义的单元格或单元格区域。
[2] 选择“格式”|“样式”命令，打开“样式”对话框。
[3] 在“样式”对话框中选择一种样式，然后单击“确定”按钮。
2.1.5 打印工作表
打印是电子表格软件的一个重要内容，这是使用电子表格的一个关键步骤。事实上，当在屏幕上编制好工作表后，Excel就会按默认设置安排好打印过程，只需要单击“标准”工具栏中的“打印”按钮即可开始打印。但是，不同行业的用户需要的报告样式是不同的，每个用户都会有自己的特殊要求。为方便用户，Excel通过页面设置、打印预览等命令提供了许多用来设置或调整打印效果的实用功能，本节将介绍怎样利用这些功能，以便打印出完美的、具有专业化水平的工作表。
1．预览打印结果
在准备打印和输出工作表之前，有一些工作要做。例如，可以使用“打印预览”功能来快速查看打印面的效果，然后通过“页面设置”相关功能高速预览效果与最终期望的输出结果之间的差距，以达到理想的打印结果。
打开“健康药店五月份销售情况”工作表，如图2-58所示，这个工作表由表格和曲线图两部分组成。
图2-58 健康药店五月份销售情况
如果要查看“健康药店五月份销售情况”工作表的打印预览结果，需要进行的具体操作步骤如下：
（1）选中“健康药店五月份销售情况”工作表。
（2）选择“文件”|“打印预览”命令，或直接单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮，进入打印预览状态，如图2-59所示。
图2-59 打印预览
（3）在打印预览状态下，鼠标形状将变成放大镜形状，此时，可将鼠标移到要查看的区域然后单击鼠标，即可把工作表放大，同时鼠标形状又变回箭头形状，再次单击，工作表将恢复原状。
（4）预览窗口底部状态栏信息“打印预览：第1页 共2页”，说明这个工作表内容需要用两页纸打印出来，Excel对于超过一页信息的内容，根据打印纸张的大小自动进行分页处理，单击窗口顶部“下一页”按钮或直接按PageDown键，依次浏览余下几页的打印预览效果，如图2-60所示。
图2-60 预览效果第1页（a）和第2页（b）
（5）单击“关闭”按钮即可关闭打印预览窗口，并返回工作表的常规显示状态。
打印预览窗口中各功能按钮的作用如下。
“下一页”：显示当前页的下一页内容。
“上一页”：显示当前页的上一页内容。
“缩放”：使当前的内容在全页视图和放大视图之间切换，但它并不影响实际打印的大小。
“页边距”：显示或隐藏用来拖动调整页边距、页眉和页脚边距以及表格列宽的黑色小方块。
“分页预览/普通视图”：可以分页预览视图或按常规方式查看工作表。
“关闭”：关闭打印预览窗口，并返回工作表的常规显示状态。
“帮助”：打开Excel联机帮助程序。
图2-60所示的是“健康药店五月份销售情况”工作表的内容在两页纸上的打印情况。
还可以选择“视图”|“分页预览”命令进行打印前的预览，其预览效果如图2-61所示。
图2-61 预览效果
2．打印设置
按上一节打印出的工作表显然还不能满足要求，能否通过一些操作使得打印结果更加符合要求呢？下面的内容就是要解决这个任务。
（1）“页面设置”对话框
首先，选择“文件”|“页面设置”命令。
然后，选择“文件”|“打印预览”命令或者直接单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮。这时会切换到打印预览环境下，单击“设置”按钮，打开的“页面设置”对话框如图2-62所示，可以看到，对话框中有4个选项卡：页面、页边距、页眉/页脚和工作表，下面分别进行介绍。
图2-62 “页面设置”对话框
[1] 页面
将“页面设置”对话框切换到“页面”选项卡，按照下面各项进行设置。
A．设置打印方向
可以按纵向和横向两个方向来设置文件的打印方向。纵向是以纸的短边为水平位置打印；横向是以纸的长边为水平位置打印。
在“页面”选项卡的上部有一个“方向”选项组，可以在上面选择打印的方向。
B．设置缩放比例
在“页面”选项卡的中部有一个“缩放”选项组，用户可以通过单击“缩放比例：100%正常尺寸”选项中间的向上或向下的箭头，或者在选项中的小方框内输入数字来设置放大或缩小打印的工作表比例。Excel允许用户将工作表缩小到正常大小的10%，放大到400%。
“缩放”选项组中的“调整为：1页宽1页高”选项一个很有用的选项。可以通过该选项让Excel根据定义的纸张大小来自动计算工作表的缩放比例。例如，假设有一个需要A3大小的纸才能打印完的工作表，但是打印机最大只能打印A4幅面。这时有以下两种处理方法。
方法一：将工作表打印到两张A4大小的纸上，然后再拼接。在“页宽”文本框中输入2；在“页高”小方框中输入1。
方法二：将工作表缩小打印到一张A4大小的纸上。在“页宽”文本框中输入1；在“页高”文本框中输入1。
C．设置纸张大小
“纸张大小”设置选项在“页面”选项卡的下半部，单击“纸张大小”列表框右边向下的箭头，在下拉列表中，有适合当前打印机的纸张类型，用户可以在该列表中选择需要的纸张大小。
D．设置打印质量
单击“打印质量”列表框右边向下的箭头，可以打开适合当前打印机的打印质量或分辨率的列表，用户可以在列表中选择一种分辨率。
E．设置起始页码
用户可以在“起始页码”文本框内输入需要打印的工作表起始页号。Excel默认的“自动”设置的意思是从当前页开始打印。
[2] 页边距
“页边距”选项卡如图2-63所示，可以通过它为需要打印的工作表设置上、下、左、右页边的距离，可以设置页眉/页脚距页边的距离，具体操作步骤如下。
图2-63 “页边距”选项卡
单击文本框右边向上或向下的箭头，就可以调整页边距。也可以在相应的文本框中直接输入页边距数值。设置页眉、页脚距页边的距离的方法同上。只是页眉和页脚距页边的距离应小于工作表上端和下端页边距。
在“居中方式”选项组中，选中“水平”复选框，工作表在水平方向居中；选中“垂直”复选框，工作表在垂直方向居中。若两个都选中，则工作表位于页面中间。
[3] 页眉页脚
页眉是打印在工作表顶部的眉批、文本或页号。页脚是打印在工作表底部的眉批、文本或页号。打开“页眉/页脚”选项卡，如图2-64所示，用户可以选择Excel提供的页眉和页脚（页眉和页脚列表框中有17种页眉和页脚设置和一种“无”设置方式）。
图2-64 “页眉/页脚”选项卡
如果页眉和页脚列表框中没有用户需要的格式，还可以自己定义页眉和页脚。单击“自定义页眉”或“自定义页脚”按钮，系统会出现“页眉”或“页脚”对话框，如图2-65所示。可以通过对话框中的“文字”、“页号”、“总页数”、“日期”、“时间”、“文件名”和“标签名”按钮定义页眉或页脚。
图2-65 “页眉”对话框
[4] 工作表
“工作表”选项卡如图2-66所示。
图2-66 “工作表”选项卡
A．设置打印网格线
通常，网格线是用户根据需要设计的。打印前，用户可以选中“工作表”选项卡中的“网格线”复选框。
B．设置打印批注
在“工作表”选项卡中选择“批注”选项后，Excel会将用户建立的工作表单元格上的批注全部单独打印出来。
C．设置打印草稿
为了更快地获得打印结果，而不在乎打印质量，用户可以选中“工作表”选项卡中的“按草稿方式”复选框。
D．设置单色打印
如果用户使用的是单色打印机，可以在打印前选中“工作表”选项卡中的“单色打印”复选框，忽略单元格或图案的颜色。
E．打印行号和列号
如果用户要打印出工作表的行号和列号，可以在“工作表”选项卡中选中“行号列标”复选框。
F．指定打印区域
用户若只需要打印工作表中的某一部分，可以单击“打印区域”选项右边的按钮，然后在工作表中用鼠标选择需要打印的单元格区域，按Enter键；或者直接在“打印区域”选项右边的方框内输入区域范围或区域名称。
G．长宽表的打印
如果有一个很长的列表或数据库，标题和表头是相同的，用户可以通过“工作表”选项卡中的“打印标题”选项，设置重复打印的标题和表头的范围。可以设置顶端标题行和左端标题列的单元格区域，设置的方法与指定打印区域相同。设置完成后，打印时Excel就会把所指定的行和列的表头打印在每一页上。
[5] 其他按钮
“页面设置”对话框中除了选项卡以外，还有3个特别的按钮：“打印”按钮、“打印预览”按钮和“选项”按钮，其用法分别介绍如下。
“打印”按钮：显示“打印”对话框。
“打印预览”按钮：显示“打印预览”窗口。
“选项”按钮：显示设置“打印机属性”对话框，此对话框中包含“页面”、“高级”和“关于”3个选项卡。
（2）将指定内容打印在一页纸上
所谓“打印纸张”，实际上就是指所用的打印纸，由此它有具体的物理尺寸。例如，常用的A4纸张，其物理尺寸为宽210mm、高297mm。为了达到一个美观的整体效果，Excel 2003将“打印纸张”划分为几个区域：内容区、页眉页脚区和页边四周的空白区；通常打印准备工作的重点是在调整“打印纸张”上的这些布局区域，以便获得最满意的打印结果。
对于超过一页信息的内容，可根据打印纸张的大小自动进行分页处理。通常，工作表中的分页符是不显示出来的。要在工作表中显示分页符，应选择“工具”|“选项”命令，在打开的“选项”对话框中，切换到“视图”选项卡，在其中选中“自动分页符”复选框，如图2-67所示；单击“确定”按钮返回工作表窗口，分页符以虚线的形式出现在工作表窗口中。
图2-67 自动分页符
下面通过实际操作来实现将内容打印在一页纸上。
[1] 选中“健康药店五月份销售情况”工作表中的嵌入式图表，选择打印预览，预览结果显示为两页。
[2] 关闭预览状态，将鼠标移到图表右侧的黑色小方块上，当鼠标形状变成双箭头时，按住鼠标左键并拖动，将图表宽度调整到分页符左侧，将鼠标移到图表底部的黑色小方块上，当鼠标形状变成双箭头时，按住鼠标左键并拖动，将图表高度调整至分页符上侧，图表尺寸调整完毕后，单击工作表中任一单元格，撤销图表选中状态。
[3] 选择“文件”|“打印预览”命令，打开打印预览状态窗口，此时图表可能仍显示为两页，状态栏中也显示为“打印预览：第1页 共2页”，如图2-68所示。
图2-68 预览效果第1页（a）和第2页（b）
[4] 单击“页边距”按钮，页面四周将出现一些黑色小方块，将鼠标移到页面顶部最右侧（或者最左侧）的黑色小方块上，按住鼠标左键向右拖动，以此调宽打印纸张的内容区，当内容区能够容纳所有内容时，状态栏中的信息便会自动变为“打印预览：第1页共1页”。
[5] 单击“关闭”按钮，返回工作表的常规显示状态窗口，完成操作，最后打印的图形效果如图2-69所示。
图2-69 打印效果
提示：
如果需要精确地调整页边距，可以单击“设置”按钮，打开“页面设置”对话框，选中“页边距”选项卡，利用其中的文本框即可精确地设置页边距。
（3）打印工作表中的部分内容
Excel默认的打印区域是整个工作表，如果需要打印局部内容，可利用“打印区域”命令。具体操作步骤如下：
[1] 选中“健康药店五月份销售情况”工作表。
[2] 选择需要隐藏的行和列，然后选择“格式”|“行”或“列”中的“隐藏”命令。
[3] 选择整个数据表区域。
[4] 选择“文件”|“打印区域”|“设置打印区域”命令，实现只打印选定的区域内容。
[5] 选择“文件”|“打印预览”命令，检查打印结果，看看是否实现了打印局部内容的目的。
提示：
如果在工作表中定义了打印区域，Excel 2003将只打印该打印区域。如果在打印前选择了要打印的单元格区域，并在“打印”对话框中选中了“选定区域”单选按钮，Excel 2003将只打印选中区域而忽略工作表中任何已定义的打印区域。
（4）重复打印表格标题
要在每一页中都打印相同的行或列作为标题，可以使用“文件”|“页面设置”命令来实现，具体操作步骤如下：
[1] 选择“健康药店五月份销售情况”工作表。
[2] 选择“文件”|“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，切换到“工作表”选项卡，如果需要设置某几行内容作为每一页的水平标题，选择“顶端标题行”。如果希望将某几列内容作为每一页的垂直标题，选择“左端标题列”，然后在工作表中要作为标题的行或列中选择一个单元格。
[3] 最后选择“文件”|“打印预览”命令，利用“下一页”或“上一页”按钮检查打印结果。
（5）设置每一页的打印内容
Excel 2003对于超过一页信息的文件均自动进行分页，如果需要将文件强制分页，可使用“插入”|“分页符”命令手动插入一个人工分页符。
人工分页符包括垂直方向和水平方向两种。插入人工分页符分成两个步骤：首先选择需要开始新页的单元格所在行或列，然后选择“插入”|“分页符”命令。下面举例说明。
[1] 打开“健康药店五月份销售情况”工作表。
[2] 首先选择第11行的数据，然后选择“插入”|“分页符”命令，在第11～12行之间插入人工分页符，如插入前图2-70（a）和插入后图2-70（b）所示。
图2-70 分页符效果比较
提示：
要删除一个人工分页符，可选中人工分页符下面的第一行数据（对于垂直分页符选择分页符右边的第一列单元格），然后选择“插入”|“删除分页符”命令，即可删除等距的分页符。
（6）设置页眉和页脚
页眉和页脚并不是实际工作表中的内容，而是打印纸张中的一部分，并且由打印纸张单独分配空间。页眉是打印在每一页顶端的内容，一般用于标明报表标题等，页脚则是打印在每一页底部的内容，通常用于标注页码等信息。
3．打印
如果要打印工作表，可以用以下几种方法。
方法一：在“打印预览”视图中单击“打印”按钮。
方法二：在“页面设置”对话框中单击“打印”按钮。
方法三：选择“文件”|“打印”选项。
方法四：按快捷键Ctrl+P。
通过4种方法均会出现如图2-71所示的“打印内容”对话框，单击“确定”按钮执行打印命令。
图2-71 “打印内容”对话框
如果用户只想打印工作表中的内嵌图表而不打印其他内容，在打印之前，双击需要打印的图表，使选中的图表周围出现实心小方块（表示选定此图表），然后再选择“文件”|“打印”命令。
下面介绍“打印内容”对话框中的主要选项。
“选定区域”单选按钮：选中此选项后，只打印工作表中的选定单元格区域。
“选定工作表”单选按钮：选中此选项后，打印当前工作表的所有区域，按选择的页号逐页打印。如果没有定义打印页号区域，则打印整个工作表。
“整个工作簿”单选按钮：选中此选项后，打印工作簿的整个打印区域。
“打印份数”列表框：可以选择打印的份数；当份数大于1时，可以选择分页打印。
“全部”单选按钮：打印所选工作表的全部内容。
“页”单选按钮：打印“由…到…”组合框中指定的页。
“属性”按钮：单击此按钮将打开当前打印机的“属性”对话框。
“打印到文件”复选框：如果用户要将选定的范围保存到硬盘或软盘上，保存为Excel的打印输出格式，可以选择此项。
“预览”按钮：显示打印预览窗口。
设置完成后，单击对话框中的“确定”按钮即可以开始打印。此外，单击“标准”工具栏中的“打印”按钮，可以不打开“打印”对话框而直接开始打印。
4．视图管理器
视图管理器是为工作表创建不同视图，并管理这些视图的一个Excel自带的程序。通过命名创建的视图，可以在这些命名的视图之间进行快速切换，不必将不同的视图存为多张工作表就可以显示、打印和储存不同的视图。
使用视图管理器必须先为视图命名，操作步骤如下：
（1）在工作表中选择一视图区域。
（2）选择“视图”|“视图管理器”命令，打开“视图管理器”对话框，如图2-72所示。
图2-72 “视图管理器”对话框
（3）单击“添加”按钮，打开“添加视图”对话框，如图2-73所示。在“名称”文本框中为视图输入一个名称，并重新设置复选框，单击“确定”按钮即可保存该视图。
图2-73 “添加视图”对话框
视图的命名将显示在“视图管理器”对话框的“视图”列表框中。如果想切换到某个已经定义的视图，在“视图管理器”对话框中单击“显示”按钮，即可快速切换到对应的视图。