2.3 协同软件与ERP、CRM的比较

协同软件作为我国发展最快的应用软件之一，在飞速发展的同时也颇受争议，其中最为重要的争议就是：协同软件能够给用户带来什么价值。

这些疑问的源起主要是因为两个方面：

（1）因为目前协同软件厂商太多，众多厂商的参与在繁荣了协同软件市场的同时，也使得协同软件在功能和应用上差异性很大。协同软件的价值几何，成为从媒体到用户经常疑惑的一个问题，也是许多协同软件厂商还没有正面回答的一个问题。

（2）因为许多协同软件厂商仅仅关注营销宣传和产品开发，对于产品应用的研究和思考不够，使用户对于协同软件的应用价值认识比较模糊。用户乃至管理软件的业内人士也经常面临这样的问题：协同软件不能像ERP一样对企业资源进行计划与统计、分析，也不能像CRM一样理清企业的各项关联关系，协同软件到底有什么用？

我们知道，协同软件是一种基于“互相配合”管理思想的应用软件，它与目前时兴的ERP软件和一度风光的CRM软件不同见图2-1。

ERP软件的核心管理思想是“计划”，通过计划进行日常管理监控，以及进行管理分析，以提供决策依据。ERP从物料需求计划到制造资源计划，再发展到企业资源计划，都没有脱离“计划”这个核心。

CRM的核心管理思想是“关系”，即以客户为中心，厘清企业间各项管理要素之间的关系。后来CRM再发展到ERM（企业关系管理），即可以按企业的任何一项管理要素为中心，分别查看与这个管理要素的各自关系。不管是CRM还是ERM，都是强调各项管理要素之间的关联关系。

ERP软件、CRM软件与协同软件之间，往往还会有些交叉，仔细分析这些交叉内容可以看出三种软件应用思想的不同。例如财务管理在ERP软件、CRM软件和协同软件中都有体现，但这三种软件中财务管理的应用功能各不一样，ERP软件中的财务管理主要实现的功能是以记账凭证的方式对利润、资产负债等财务数据进行预算、记录与统计、分析，CRM软件中的财务管理主要是财务费用与客户相关工作之间的关联关系，而协同软件中财务管理实现的功能是财务费用的申请、审批、报销等流程。

在此我们应该清楚的是：ERP、CRM、协同软件三者之间虽然有重叠甚至交叉，但理念各不一样，不能用协同软件的理念去开发、实施和应用ERP、CRM，更不能以ERP、CRM的理念去做协同软件产品。一个软件产品期望完成用户的所有应用，可能什么都会无法用好。

ERP、CRM虽然也会部分体现协同性，如ERP也有工作流的概念，但ERP的核心仍然是计划，最为明显的特征是：ERP的工作流是固化、隐性的，而协同软件的工作流应用是柔性、显性的。另外，ERP、CRM所管理的基础，往往是结构化数据，如基于关系型数据库的数据等，而协同软件除了可以管理结构化数据，还能对文本、网页、影音、图像等非结构化数据做到有效管理。

诚然，协同软件确实不能完全实现ERP、CRM的功能与应用价值，协同软件所擅长的也不是资源计划和关系管理，协同软件所强调的是“辅助多人多组织共同完成一件事务”，而这一功能主要通过工作流和即时通信来完成。从这一意义上而言，协同软件是ERP、CRM等软件的重要补充，甚至是比ERP、CRM更为重要的信息化基础应用软件。

从企业的角度来看，协同只存在于三个层面：企业内部、企业间以及企业和客户的关系。从企业内部来看，协同还可以分为两个方面，那就是管理和业务。当然这两个方面不能孤立来看，是一体两面的关系。业务领域是ERP的领地，而管理方面一直没有理想的工具。从企业间来看，主要是SCM的天下。而企业和客户间，就是CRM和EC（电子商务）的地盘。说到这里，大家会发现，我们所看到的都是熟悉的老面孔，还是老生常谈的ERP、CRM和EC，但人们对协同软件的认知较少。其原因在于，软件都是协同的，只是协同的程度各有差异罢了。

具体地看，协同软件的应用价值体现在帮助企业建立规范化的管理网络，流程化的管理制度，标准化的管理行为和强而有力的执行体系。

（1）在企业起步阶段，管理就是串起了各种资源的一根根坚韧的线，当企业管理模式成熟的时候，管理就是用来将零散在各处的线串接在一起的强大而有黏性的网。协同软件正是全面梳理了企业一切工作和业务流程，整合了企业一切资源，最终把需要解决的管理问题集中规划起来的办公管理网络。

（2）很多管理制度只是一个规定了公司运营准则和描述工作流程的书面文件，而非管理本身。当那些条文化的文字在人们的行文上真正起到了约束作用，并严格按照事先规定的流程来运作，才是管理所要达到的目的。管理制度成功的转嫁到协同软件，用信息化的手段来跟踪和约束，规划流程的运转，才是做到真正意义的企业管理。

（3）管理者的管理行为，小的可以叫作管理动作，大的可以叫作管理项目，日常的可以叫作管理计划。企业通过使用协同软件来规范设计在这些管理行为的类型中哪些部分是一定需要标准化的，哪些部分是最好能标准化的，哪些部分是还不需要标准化的。这样，就可以使管理更上一层楼。

（4）强而有力的执行体系是保证管理制度得以实行、管理行为更加规范的前提。每一个行为细微的误差积累到一定阶段、一定程度，就会成为大问题、大麻烦。借助协同软件落实每一项规章、监督每一个管理行为的执行，及时发现并祛除这些细微的误差，是提升管理的有效手段。

总之，面向客户应用收益，总结和分析协同软件的应用价值，对用户选择、使用协同软件，对厂商开发协同软件产品，都有莫大裨益。更为重要的是，这些总结与分析，能够帮助用户和关注协同软件的业界同人，正确认识协同软件的应用价值，以促进协同软件产业的发展与繁荣。