第七节 公文格式病误例释

一、“成文日期”方面常见的病误

成文日期错误主要是指文件在成文日期的确定上不正确。这方面的问题主要包括：

（一）把成文日期当作发文日期。

例如：一份文件，领导同志是2014年11月15日签发的，按规定本应将此日期打印在落款之下方，而此文却写成2014年11月28日”，把文件打印成文后的发文日期当作成文日期，这是不对的。发文日期应当标注在文件最下端“印制版记”栏内。

（二）用小写汉字数目字标注成文日期。

例如：2014年11月15日，或者虽采用阿拉伯数字，却省略了“年、月、日”，写作2014，11，15，这些都是错误的。成文日期必须写公元全称，使用阿拉伯数字，并注明年月日，例如：“2014年11月15日”。

二、“发文字号”方面常见的病误

“发文字号”方面常见的病误主要表现为：

（一）在发文字号的编排上，不符合规定。

例如：

1．（15）×财字第017号

2．×电（15）第6号

3．冀×发（2015）4号

党和国家两大公文处理法规明确规定：发文字号，包括机关代字、年份（年度）、序号（顺序号）。上述几种发文字号都是不符合这一规定原则的。第一个发文字号，排列的次序前后颠倒，而且多一个“字”及一个“第”字，年号被缩简，且用圆括号，在顺序号前冠以“0”也是错误的。正确的写法应当是：×财[2015] 17号；第二个发文字号，年号被缩简，且采用圆括号，顺序号前加了一个“第”字，也不符合规范要求。正确的写法应当是：×电[2015] 6号；第三个发文字号，近似合乎规定，但年号使用圆括号是错误的，应当写作“冀×发[2015] 4号”。

（二）一文多号错误。

即指在一份文件的版头处出现了两个或两个以上的发文字号。例如：某市科委、财委、经委等八个单位联合行文，在版头“发文机关名称”之下，并列了八个发文字号，占去了首页一多半的位置，使得这份文件的首页变得很不匀称。按规定，联合行文时，只标明主办机关发文字号。因此，这份文件应按规定只标市科委的发文字号即可，其余七个单位的发文字号均可省略。

（三）党政机关发文字号混在一起。

是指在一个单位中，党政对外行文代字不分，相互混杂。例如：某地冶金局，不论是以局行政或党组织名义发出的文件，在党组织中也不管是以机关党组织名义还是以机关党委名义发出的文件，统统以“×冶”为机关代字。这种做法实际起不到编制发文字号的真正作用，党政文件混编在一起，查找起来十分不便。

（四）机关代字重复。

指发文字号中的“机关代字”一个地区中出现重复的问题。比如：某市市委政法委员会、市政协、市委政治思想工作领导小组的机关代字，选择了与市政府相同的机关代字——“×政”，这就造成了一个地方上多家代字相重复，从而使“×政”这个代字失去了实际存在的意义。正确的做法应该是避开出现重复，体现出各自的代表性，比如：市委政法委应选用“×党法”、市政府政法办公室应选用“×政法”、市政协应选用“×政协”、市委政治思想工作领导小组应选用“×党思”等。

（五）发文字号不明确发文含义。

发文字号中看不到发文的含义，即在机关代字中未标明“发”字，如“津塘水”，代表天津市塘沽区水产局，但由于未标明“发”字，仅仅看这个机关代字“津塘水”判明不了它是一份发文还是一份收文的文号。因此，凡属发文编号的均应在机关代字中加注“发”字，以示与收文字号相区别。

三、“发文机关署名”（落款）方面常见的病误

主要是指在文件发文机关（亦称落款）的写法上不准确、不规范。例如：××港务监督局，在文件落款处写作“港监局”；×××油田管理局，将落款写作“××油田”，这都是不符合规范的。按照公文法规的规定，发文机关名称要求写全称或规范化的简称。如“中华人民共和国机械电子部”、“中国共产党山东省委员会”及“中共广州市委”、“天津棉纺一厂”等。同时，发文机关的标注位置，要位于正文的下侧偏右处，力求与下面并排的成文日期相匀称，例如：

中共北京市海淀区委组织部

2014年12月8日

四、“附件说明”方面常见的病误

文件格式中的“附件说明”部位标注不合规范。如××海水淡化研究所写给上级的《关于报送2014年工作总结的报告》或《关于上报2015年工作计划的报告》的“附件说明”，标注有“附件：《2014年的工作总结》一份”，或“附件：《2015年工作计划》一份”，这种标注是不必要的。按照人们一般处理此类问题的做法，凡是正文中写明上报、下发、批转、转发、报转、发布某某文件字样的，附件说明处不必再注明“附件”字样，以避免重复。又如××县委转发地委一份通知，在附件说明处写作“附件随后”，此外还看到有的文件在附件说明处写作“附件三份”、“附件列后”等，这都是不规范的写法。正确的写法是：要注明附件的顺序、标题及件数。

五、公文版记（文尾）方面常见的病误

版记，亦称文尾，通常由抄送范围和印制记录（或称印刷机关和印发时间）组成，它同版头一样都是正式文件不可缺少的部分，位于文件末页下端。如果不符合上述情形，都属文尾错位。文尾错位的具体表现是：

（一）文尾被错放在公文附件或被批转（转发、印发）件的前面，致使主件和附件、被批转件组成的统一整体被分割。

（二）在被批转文件中，有的主件的文尾不仅被错放在被批转件的前面，而且还继续保留被批转件的文尾。

（三）文尾位置被随意提高或降低，遇到文件末页上端空白地方大一些时，就将文尾部分提高，甚至提到文件版面的1/2处，这是不妥当的。

（四）无文尾版记。

六、“行文对象”标注方面常见的病误

行文对象标注中常见的错误是乱用标点，具体是指在公文的主送、抄送单位中使用标点不严肃、不认真，出现差误。例如，主送单位写作：“各县、市委宣传部、财政局、邮电局：”由于在“宣传部”的后面错用了两个顿号，造成财政局、邮电局都成了县、市委的所属机构了；某县工商局于2014年10月7日发出的一份文件，文尾的抄送单位写成：“各行署、自治州、市、县党委、政府、人大、体改委、编委、省直有关部门”，这里一顿到底，而且最后一个抄送单位后面无句号，概念模糊不清，令人费解。

七、“数目字”标注方面常见的病误

在公文写作中，运用数目字表述数量时的不规范问题，具体表现有：

（一）该用阿拉伯数字时用了小写汉字。

公文中的发文编号，版头左上角的份数序号，印发记录处的印发日期与印发份数等，按规定均应使用阿拉伯数字，如果用了小写汉字即属表述不当。

（二）该用小写汉字的却使用阿拉伯数字。

如数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略词或具有修辞色彩的语句，邻近的两个数字并列连用、表示概数时，应用小写汉字，假若把“二万五千里长征”、“一把手”、“五六天”，写作“2万5千里长征”、“25000里长征”、“1把手”、“56天”即属表述有误。

（三）数量语表述上有错误。

如“鹰厦铁路北段两列货车相撞，四辆车辆报废，六辆车辆破损……”。“车”是表示物件的名称，“辆”是车的计量单位，合成为“车辆”是一个表示不定量的名词，因此它就不能再受定量的修饰。“今年我厂上交利税比去年增长了75%，而生产成本却下降了一倍……”“倍”只有在增长上才能使用，在减少、下降方面是不能使用“倍”的，因为降低一倍即减少100%，而这显然是不可能的。“去年我厂产值为4000万元，今年是8000万元，前年是2000万元，去年比前年翻了一番，今年比去年又翻了一番，比前年是翻了三番……”翻三番，是指2000万元的8倍，即1.6亿元，而8000万元只是前年的3倍，把“倍”和“番”的概念混淆了。再如“参加厂长、经理学习班的185名学员，期末考试成绩在85分以上者有100名，85分以下者有85名……”，这一阐述也是不够恰当的。因为按照约定俗成的惯例，当用“以上”或“以下”表示界限时，一般均包括前面的本数在内；当“以上”与“以下”连用时，对本数包括在哪里应做出明确交待，否则，本数就被丢掉或重复出现。故这段话应写成：“成绩在85分及其以上者有100名，85分以下者有85名。”