3．对象不同，沟通方法不同
张军是国内某著名高校的高材生，在毕业后，他进入了一家公司应聘成为了综合服务部的秘书。综合服务部一共有五个秘书，其中有一位秘书高德平日里总是沉默寡言，但他在总裁面前总是表现得格外积极，因此除了工作上的必要交流，大家很少与他对话。
一天，张军正在工作，总裁吩咐他与高德一起给他与其他三位部门经理订四张机票，今天晚上他们要一起去北京出差。由于上司并没有交代到底定什么舱位便匆忙出去了，张军只得与高德商量：“按公司所规定的总裁票务优待，总裁可以坐特等舱，这一次就订四张特等舱的票吧！”
高德在听到张军的话后，并没有直接回答，而是说：“你自己拿主意就行了。”当张军将机票取回来后，高德又告诉他：“这些票是你订的，还是你交给总裁去吧！”
张军正往办公室走的时候遇到了另一位部门经理，部门经理知道张军去订了票，便询问了他一句。当经理听说张军订了四张特等舱的票以后，严肃地对他说：“咱们公司只有老总才能坐特等舱，平日里，他虽然有权利坐特等舱，却总是选择经济舱——你一下子订四张特等舱，不是等着挨骂吗？”张军一听，这才知道自己差点好心办了坏事。
同时，他也有些气愤：平日票务活动都是由高德处理的，他肯定知道总裁的订票习惯——但他却不告诉自己，这明明是在故意设计陷害自己！
高德固然有可能是在故意设计张军，但也有很大的可能，是因为张军未能把握高德的个性进行工作交流而造成的。很多年轻的秘书都会犯下与张军一样的错误：为了追求效率而不愿意倾听他人的看法，一上来就表明自己的做事方法。可是，这样的做事方法只能表明自己的沟通力不足：你本身已经下了决定，别人又怎么好意思告诉你“你这样是不对的”？欲速则不达，不看准对象交流也不可能获得良好的沟通效果，反而有可能增加沟通的难度。想要减少张军犯下的此类工作错误，秘书人员便必须要看准个人交流风格，利用不同的方法获得对方的意见。
立足他人个性，提供更精准交流
现实生活中有这样一种现象：人们往往会因为性情不同而导致“不合”，急性者与习惯拖延者难以凑在一起，快人快语者与老成稳重者凑不到一起……这种做事方法，为人处世方法上的不同，往往会造成工作、交际上的负面影响。而秘书工作多半需要与不同的人打交道，因此，在处理好自己的情绪的基础上，与不同性格、不同做事方法的人打交道时，采用不同的方法，也是优秀秘书会做的事情。
一般来说，办公室中，以下五种是最难交流的。
·流弹四射型重炮手
◆行为特征
此类同事凡事都看不顺眼，对所有人都带有极深的敌意，不管是面对谁、面对什么事，他们都不会有好脸色或好话，而是永远恶言相向，或是以暴烈的脾气去响应他人。
◆心理需求
此类人拥有强烈的、想要证明自我观点的渴望，他们期望旁人依照他们的意思去做。这样的人对那种高度自信、有着强烈企图心、性格强势的人极为欣赏。
◆优秀秘书的应对策略
在面对“重炮手”时，优秀秘书往往会采用以下策略：
◇稳定自己的情绪，并在对方说出令人难堪的话、做出令人难堪的动作以后，依然保持原有自信姿势，以专注的眼神告诉对方：“我在认真地听取你的意见。”
◇前几分钟时间，让对方先说个够，使其负面情绪得以宣泄。
◇在适当的时机打断对方，但不立即辩驳，而是直接不断地重复对方的名字或头衔，直到对方愿意停下来听自己说话，此时再一一针对对方的不满与质疑提出相应的解释。
◇在回答此类同事的质疑时，态度与语气要非常坚定，最重要的，是向他们展示自己的专业与自信——太过放低自己的姿态，反而会被对方看轻。
·爱泼冷水的大反派
◆行为特征
他们习惯负面思考，大部分是因为他悲观的性情造成的，此类人对任何人的提议都最先想到失败，并会指出在提议真正实施后会遭遇何种阻碍。他们习惯鸡蛋里挑骨头——不管你提出什么，他们都有办法反驳。
◆心理需求
此类人的负面思考习惯多半是因为过去他们有过失败的、不愉快的经验，为了避免再次经历同样的痛苦或错误，他们在行事作风上变得格外谨慎，总是会先想到最坏的情况。
◆优秀秘书的应对策略
面对“大反派”时，最失策的做法就是试图去说服他们：“相信我，事情并没有你想的那么糟糕。”这只会让你们陷入无止境的争论中去。对待此类人，优秀秘书往往会采用以下策略：
◇通过挖掘他们过去的经历，来了解到底是什么原因造成了他们有这样的负面想法，当然，这样做不是为了证明他们的想法有多糟糕。
◇了解他们的疑虑，并拿出实证来证明自己的想法。
◇假如他们接受了建议，也不应过早高兴——此时，最应该做的，是顺着他们的习惯，主动说出这一决定有可能带来的负面结果，并提出恰当的解决方法。
·惜字如金的沉默者
◆行为特征
他们不习惯表达自我观点与意见，当有人问到他们的想法时，他们总是用静默来回应，或者给出一个不置可否的回答。此类人最常出现的表情便是皱眉、在对话中将眼神投向下方。
◆心理需求
职场中有很多原因都会令人保持沉默，最主要的原因来自于心理压力：个人没有自信、不善言辞、对某事反感，都会导致无言的抗议。
◆优秀秘书的应对策略
在面对“沉默者”时，秘书最需要的就是时间与耐心，千万不要企图提醒他们时间不多，因为那一点帮助也没有。最好的办法是：
◇给他们时间，让他们思考，如果他们不愿意说，不如设身处地去替他们想一下，然后，再由自己说出他们的想法——即使不正确也无妨，至少，这样可以推动对话。
◇替他们说出内心想法时，细心地观察他们的面部表情，除非他们立即否定或者摇头，当他们脸上出现一丝犹豫、没有表示肯定或者否定，或者身体微微前倾时，就表示你所说的内容与他们心中所想的相近，你可以针对这一点继续追问下去。
◇若尝试过上述方法依然无用，或者对方表示出了不断看表、不断换姿势等身体语言，就别再浪费时间了——他们并不想参与现在你谈的话题。不如再约一个时间，否则，你便会成为惹人厌的讨厌鬼。
·举棋不定的犹豫派
◆行为特征
此类人日常生活中表现温和有礼，可一旦面临真正重要的事情，总是犹豫再三，无法给你最肯定的明确回答。而且，他们即使知道有问题，也不会当下提出来，而是在沟通中含糊其辞，直到最后一刻，才说出他们到底在想什么，这将导致之前的沟通全部被推翻。
◆心理需求
犹豫派之所以会表现出举棋不定的一面，一方面是因为他们希望自己被人认可，期望可以与所有的人保持友善的交往；另一方面，也是因为他们有太多顾虑，这将令他们无法有条理地进行思考，同时也会使他们害怕做出错误决定——可以说，这种犹豫也是出于自保。
◆优秀秘书的应对策略
优秀秘书通常会在与犹豫派交流以前，先分析事项的利弊得失，使对方了解他们在项目中会得到哪些好处，同时，在交流中运用细致的观察来了解对方到底在想什么。
◇如果对方在交流中出现了双唇紧闭、小动作不断，就表示对方心不在焉或者有压力。优秀秘书往往会进一步找出方法，解除他们的压力来源。
◇有时候对方无法做决定，是因为害怕承担不必要的责任。如果有可能，你可以将对方可能面临的选择白纸黑字地写下来，以帮助他们厘清思路。
◇一旦对方有了明确的决定，优秀秘书会不断地强调项目中他们有可能得到的好处，以增加他们的信心，以避免他们又再次临阵退缩。
当你在沟通的过程中，采用了上述针对性的做法后，你便会发现，沟通变得容易了起来，而你获得认可、使事情顺利推进的次数也变得多了起来。