第14章
GTD和认知科学

自《搞定》首版以来，GTD多项原则的有效性已被社会认知心理学领域的重大研究证实并确认。之前，这些做法还只能以经验或轶事的方式加以证实。只要曾经利用GTD技巧去收集、理清、组织、回顾所创建的清单，任何人都会认同这样的结果：清晰度、控制力和关注度得以增强，进而实现这种体验带来的全部个人和组织利益。对于我迄今提出的这些做法，如果你已经在某种程度上着手执行，你一定会注意到你的自身行为有所完善。

认知科学领域的专家进行了严谨的研究，其研究范围涵盖从个人到组织的各个方面。这些研究已经得出相关数据，可以为本方法提供基础支持，并说明这套方法为何有效。在某种意义上，这类似于有人要证明重力的存在，尽管我们自有意识以来一直在体验重力并置身其中。但从另一个角度来看，它也为我在此提出的掌控工作流程建议提供了或许必要的佐证，还说明了为何《搞定》述及的看似简单的程序和行为会有如此惊人的结果。

支持性研究已在以下几个框架和类别中进行：

GTD与积极心理学

2000年，马丁·塞利格曼就任美国心理协会主席。在当选致辞中，他要求同行将心理学的重点做出调整，从简单描述、研究、诊断人类状态的消极方面，转而更多关注对人类而言有积极意义的内容。当然，他所传达的信息只是亚伯拉罕·马斯洛思想相对主流的呈现，后者出现于20世纪中叶，当时心理学界视个体的自我实现为最丰富的研究领域。不过，自塞利格曼的呼吁行动以来，积极心理学已经发展为一个全面成熟的领域。

由这种观点变化引发的研究已经在基础和应用层面同时展开。我们通过这些研究深入了解了各种心理结构，并用于改善了许多人的生活。积极心理学是一个内容庞大的学科，其内容包括幸福、心理健康、沉浸/优化体验、意义、激情、目的、可靠领导力、优势、价值、性格和美德。这些领域的研究生教育项目已在世界各地展开，并在持续扩展。

这和“搞定”有何关联？GTD不仅是一种管理任务和项目的做法。在许多方面，它侧重于有意义的工作、有思想的生活，以及心理的健康，而不只是提供高效率的工作方法。GTD所强调的结果型思维，要求我们考虑生活事务，并学会有效地捕捉、理清、组织整理事务，以及评估结果，以便我们能更清晰地思考，无疑能真正改善我们的生活体验。

尽管这么说（以及鉴于这方面的体会，如果你有的话！），了解关于心理、健康及行为效果间关系的理论和研究仍然相当有趣，因为所有这些都和“搞定”的原则和做法密切相关。

分布式认知：外脑的价值

2008年，比利时的两位研究者在一本专业期刊上发表了一篇引人入胜的论文——《搞定：无压工作效率背后的科学》，他们从可验证数据和认知科学工作原理的角度具体分析了我的方法。我在此无法公正评判他们所做的精彩、详细的评价和结论（该文值得反复阅读），但可以肯定地说，其论点非常深刻：你的大脑是用来在思考模式的基础上产生想法的，而不是为了记住更多东西！

思维的展开方式决定了它擅长识别，而不擅长回忆。扫视一眼今天的日历表，你可以在几秒钟内获得有关全天工作内容和情境的相关认识，而当你试图仅凭记忆回想未来14天的日历表内容时，你会感到很吃力。

丹尼尔·列维京在《有条不紊的思路》一书中对认知科学领域的新发现进行了精彩阐述，涉及我们在信息时代管理并跟进相关数据的有限能力，以及创建并利用某种“外脑”的必要性。

一旦你把自己的记忆当作个人组织整理系统（这个世界上的大多数人仍在这么做，以此处理那些管控自己生活的行为），你的大脑必定变得不知所措、不堪重负，因为你要它迫切处理的是它尚未完全掌握的东西。

然而，你能以适当、有效的方式转移大脑的注意力，形成针对未来思考和行动的最佳诱因（比如阅读一封电子邮件，然后在日历表上写下一次会面计划，进而处理这个问题，或者利用此次机会），然后你的大脑就可以进入放松状态。一旦在适当的情景中出现了你所关注的特定情形，大脑就可以凭借诱发因素自发地进行思考。你相信你会及时看见日历表上的安排，并能做出足够的准备。

GTD为你确认需要重点关注的事情提供了方法，从而使你可以提前付诸有效行动，并为在适当时机进行适当思考组织一套提醒方法。这两位比利时研究者阐述了在有效地利用大脑优势或劣势背后所蕴含的科学原理，为我们以最少的思考更有效地取得意义深远的成果提供了一个框架！

减轻未解决事项的认知负荷

本世纪初，罗伊·鲍迈斯特博士等人做了大量卓有成效的工作，他们确认了有关已承诺的未完成项目——目标、项目、结果等——对意识产生的影响。他的结论直接证实了我数十年的体会：未完成任务占据了大脑空间，从而令大脑的清晰度和注意力打了折扣。

不过有趣的是，鲍迈斯特还证明无须为了减轻心理负担而完成此类项目，这和“GTD”做法相呼应。这里需要的是一个可以确保项目在未来得以执行的可靠计划。

在鲍迈斯特的模型中，仅仅确认履行某个承诺的下一步行动，就足以成为一个最终“规划”结果——只要触发因素或提示内容保存在某个可靠位置，我们就能在一个合理的期限内对这些因素和内容进行回顾。他在自己的著作《意志力》中大量引用了我的思路和模式，即把触发因素或提示内容置于对我们不断调用（尤其是在知识工作方面）的心理“肌肉”实施管理的丰富背景之下。

沉浸理论

这个领域有一个和GTD有关的流行概念，那就是“沉浸”，即最好的表现和参与状态。运动员将“沉浸”称为“巅峰状态”，它也可以和我在第1章介绍的“心如止水”境界建立密切的关联。

沉浸状态由各种不同的因素组成，其中一些因素已经通过GTD方法实现。为了体验沉浸状态，你需要具备的特定任务技能需要和你所面临的挑战相匹配。如果挑战难度超出了你的必要技能水平，你就会感到焦虑；如果你的技能水平超出了挑战难度，你很可能会觉得行动无聊。沉浸通常伴随对特定任务的全身心关注，而且你通常会有掌控感，感到目标清晰。处于沉浸状态的个人通常明白接下来会发生什么事情，并能在执行整个任务的过程中得到及时反馈。他们还能体验到行动和意识的融合，并在此过程中丧失其自我意识和时间感。他们通常有其内在动机，会基于行为本身而不是外界激励采取行动。处于沉浸状态的人往往有最佳表现，会完全投入眼前的行动。一旦人们进入沉浸状态，他们往往会不自觉地重复让他们获得这种体验的行动。

尽管“沉浸”的概念最初是通过调查休闲行为（如攀岩、绘画等）而形成的，但契克森米哈和勒费夫尔发现，相比休闲行为（18%），人们往往会在工作（54%）时采取技术性强、挑战性大的行动。契克森米哈解释说，很多工作本身就包含了目标和反馈结构的类型，从而允许人们在工作中体验沉浸状态，这种现象与较高水平的主观幸福感有关。

GTD方法中包含几个沉浸体验条件，即有明确的目标并能获得反馈。GTD的重点在于一次专注于一项任务，这与沉浸体验的核心内容密切相关：专注于某个刺激场有限的特定行动。通过采用GTD方法人们发现，自己很容易在工作和个人生活中进入沉浸状态。人们把任务清出大脑，转而将其置于一个外部系统，会更易于观察并跟踪任务进展情况（一种反馈形式）。完整描绘出一个人在工作和生活中应承担的责任，有助于人们就需要随时予以关注的事情做出更好的决定，从而使自己全力以赴地投入现有工作，提高获得沉浸体验的可能性。

自我领导理论

自我领导理论可以追溯到20世纪80年代，它是自我管理概念的扩展。根据克里斯托弗·P·内克和查尔斯·C·曼兹的观点，自我领导是人们借以控制其自身行为的过程，通过采取特定行为和认知策略，人们可以影响自身。自我领导理论的人气之所以飙升，是因为实务性书籍、理论性和实证性期刊、管理及领导力教科书上的相关内容大量出现，自我领导培训项目也不断增多。

包含自我领导理论的策略通常分为三类：行为导向、自然激励和建设性思维模式。

行为导向型策略通常侧重于提高个人对于促进行为管理目标的认识。在工作情形下，这些策略通常侧重于执行有必要但不愿着手的任务。这个系列的策略包括自我观察、自我目标设定、自我激励、自我惩罚、自我提示。

自然激励策略旨在创造一种可以通过行动本身给予某人刺激或奖励的情形。这些策略适用于重新设定那些令人不快的任务或行动，以提高人们对于行动的满意度，并有意识突出这些行动的内在激励因素。

建设性思维模式策略直接涉及创建可积极影响执行情况的思维方式。这些策略的例子包括自我对话、心理意象，以及替换不适用的看法和假设。

GTD的某些内容与这三大类自我领导策略逐一关联。最明显的内容是“自我提示”这个概念。一个结构完善的GTD系统，可以提供某种刺激未来行动的实质性材料。GTD方法也包含有自然激励策略的相关内容。确认规模虽小但影响甚大的任务并进行慎重处理——一次彻底的心理RAM（随机存取存储器）转储加上一点空闲时间足矣——会让人获得愉悦感。最后，GTD的一个关键心理要素是，别把你的工作简单看作系列性的大项目，而要直接当作下一步具体行动。从失败/不知所措状态转向激情状态有利于你推动执行此类任务，这是一个以积极方式转变心态的好例子。

事实证明，采用自我领导策略可以增强人们的自我效能感，而自我效能是组织心理学理论体系中研究最深入的领域。对于传统意义的雇员和企业家来说，自我领导关系到工作满意度、工作绩效等积极的组织行为。

经由执行意向的奋斗目标/成就

目标（预期结果）是一个至关重要的生活构成部分，而GTD可以同时促进个人目标和职业目标。皮特·M·高尔威泽和加布里埃尔·欧廷根曾就目标实现问题进行过一系列重大研究，并在其中引入了“执行意图”的概念。他们认为，总体上确保实现目标（针对既定目标采取行动）的最佳方式是，就何时采取特定行动在大脑中形成因果关系。当你提前制订计划（执行意图）并确定在相关情形下要采取的行动时，正确的行为应该是近乎自动地完成，而不需要动用你有限的意志力储备。换句话说，如果你确信自己或多或少会自动采取的行动足以引导并支持你实现目标，你可以等到必要的情况下再去动用既有支持力量，它也不会因为你不停担忧或考虑应在何时采取何种行动而消耗殆尽。

通过把系统作为采取结果型导向行动的触发或者提示因素，GTD可以实现和执行意图的关联。例如，你可以设定执行意图：“当我在办公室里，有超过一个小时的空闲时间，而且精力充沛，我要查看我的任务清单，选择具有挑战性的重要事项进行处理。”或者，“等到了周日下午，我要进行一次每周回顾。”或者，“当我感到心烦意乱、不知所措，我要进行一次心理RAM转储。”这样的潜在执行意图实在是数不胜数。

心理资本

心理资本（PsyCap）是一个相对新颖的框架，组织心理学家借此着手评估员工的整体资源状态及其效果。它包括四项可定义内容：自我效能、乐观、希望和韧性。

这些变量都可以在一定程度上独立预测不同的结果。例如，某人的乐观程度与特定结果或行为明显相关。然后，当这四个组成部分作为心理学家所谓的心理资本被一并考虑时，你能预测到的远不止其组成元素的共同效应。心理资本概念的存在历史相对短暂，但它已经和许多个人和组织的积极结果（如工作绩效和心理健康）建立了关联。

心理资本是对某种状态而不是某种特性本身的描述，也就是说，心理资本可以像人们的情绪一样，几乎每分钟都经历主动改变或被动改变，乃至于被削弱。在通常情形下，它会区分并反映出你这一天过得好与不好，你觉得自己占了上风还是一败涂地。好消息是，这类状态具有可塑性，你可以采取行动改变或者完善它们，而不必改变你自己的本性。

“搞定”与高水平心理资本的所有四个组成部分及其预期结果直接相关。“搞定”能让人们创建并维护一个有关他们对自己和他人所做承诺的完整图景，从而能在任何给定时刻就是否行动做出适当决定，进而自动建立起自信和控制感（自我效能）。简单识别所有悬而未决的问题，将其从记忆库转移到外脑，同时有条不紊地确认具体、可行的下一步行动，是一种自我控制和导向行为。鉴于可用时间、精力和情境制约方面的限制，采用GTD方法能让人确切了解需要完成的项目，以及自己为了实现目标可以采取的具体行动。

采用GTD方法能让人更加乐观，因为它能让人把握项目成功及其自身针对性努力之间的关系。个人确认有意义的项目，设计完成项目所需的下一步行动，然后完美跟进整个过程，直到项目完成。这样积小胜为大胜，就可以生成更大的能力，做出更积极的承诺。

此外，在采用GTD方法的过程中重视前端决策——用“工作定义工作”——可以视为一种全面的前瞻性做法（设定目标，并确认实现这些目标的途径）。在这个前端决策过程中，个人设定目标（“‘搞定’是什么样子的？”），然后确认实现这些目标所需完成的任务（“下一步行动是什么？”）。

关于GTD方法应用者更容易从失败中恢复（即韧性）的观点，还没有相关实证数据，但对于我来说，这个星球上显然已经有数十名最优秀、最聪明的人为我提供了轶事证据。在处理重大家庭变故或者工作及职业生涯的剧变方面，人们已经获得了丰富的证据，足以证明采用GTD方法能让他们保持理智、坚定，富有工作效率。这种方法赋予个人面对困境时的冷静和掌控感，从而能让他们理性解决手头的任务，在必要时及时调整多重向量。在遭遇压力或其他不幸时，思维最清晰、处理结果最有效的人与其他人相比，更有可能以良好姿态冲破压力的包围。

心理资本模式还提供了一个框架，有助于了解那些将GTD方法整合为文化标准的群体何以明显做到了“沿食物链上移”，也有助于理解其相应的组织应对方式、互动和结果生成方式。无论心理资本能否在组织心理学领域进一步发展为一个可定义、可验证的发展领域，对GTD方法应用在心理、情感、反应甚至物质方面带来的利益进行描述都不无裨益。

毫无疑问，我们将在未来几年源源不断地发现新的科学数据，可以证明我从体验本模型事件之日起获得并和无数人分享的认识是正确的：当具有潜在意义的一切东西都被收集、理清、组织和回顾，我们才有可能真正展示自己更成熟、更优雅、更聪明的一面。由此生成的经验和结果是不可或缺的。