第4章
准备工作：确定时间、空间和工具

在第二部分，我对控制工作流程的讨论，将从一个框架式概念和工作流程的有限应用转入全面实施过程，以及一些最佳操作范例。实施这一管理系统，往往能让人前所未有地体验到轻松掌控一切的感觉。然而，这通常需要循序渐进才能稳操胜券。为了达到这一目标，我为你提供了处理事务时应该遵循的逻辑顺序，以便你尽可能轻松地加入我们的行列中来，最大限度地利用这些技巧去管理好你的一切事务。

初次阅读时，本章的许多细节内容可能较难理解或执行。如果你已经决定全面执行这个模型，你至少需要整整两天时间，不间断地利用相关内容指导你的每个行动步骤。一旦你走上了GTD之路，为了更加高效地应用这些方法，你很可能会在某一时刻重温这些信息和建议。

下定决心，全力以赴！

如果你还在犹豫是否应该全力以赴地实施这套方法，那我可以向你保证，人们从这套方法中获得了很多神奇的诀窍。其中任何一个诀窍，都能让你感到无论为此付出多少时间和精力都是值得的。比如，曾经有人打电话告诉我，他参加了我为期两天的研讨会后，最大的收获无非就是两分钟原则。这些技巧是针对我们自身中略显蠢笨、迟钝的那一部分设计的。在很大程度上，我认为那些工作效率最令人叹服的人士，就是成功地把绝妙的技巧运用于生活中的精英。我知道我自己就是如此。我们头脑中聪颖机智的那部分确定了我们需要处理的事情，而自身中略显蠢笨、迟钝的那一部分则自动地做出相应的反应，以实现预期的结果。我们就是这样哄骗自己去做那些我们应该做的事情。

比如，如果你像我一样是一个准运动健身爱好者，大概你也有一套办法让自己去参加锻炼吧。我的窍门儿是着装——穿上运动服。一旦我穿上运动服，我就会不由自主产生去健身的冲动；否则，我就很有可能去找其他事情来消磨时光。

让我们一起看一个可以真正提高效率的小窍门儿。有时你需要把工作带回家处理，而第二天又必须带回公司，对不对？因此，确保自己第二天早晨不忘记此事便是头等大事了。那么，过去你遇到这种情况时，会在头一天晚上把东西放在哪里呢？是放在门口吗？或放在钥匙旁边？这样一来，你就会把它们一起带走了。你这种做事方法甚至让你获得了更高的学历？你看，你为自己的人生增添了一项多么高明的自我管理技能啊！事实的确如此。前一天晚上，那个聪颖机智的自我早已预料到那个略显迟钝的自我第二天早上会很可能毫无意识，“放在门口的是什么东西？噢，对了，我必须把它带上！”多么典型的一幕！我把这个诀窍称为“把它放在门口”，我们的目的是把它记在心上。

如果你拿出日程表，仔细搜寻今后两周内要处理的事情。很有可能你会发现某项提示,“噢，我要去……”。如果你立刻把这条提示信息记录在某个会促使你采取行动的系统里，你马上就会感觉轻松一些：思路更加清晰，做事更加积极。这并非什么高深的科学知识，仅仅是个有用的诀窍而已。

如果你立即取出一张白纸和你喜爱的书写工具，用3分钟时间认真思考一下最令你忧心忡忡、坐卧不安的事情，你一定会发现“噢，天哪！我必须要考虑一下……”，接下来，把你大脑中闪现出的事情一一记录在这张白纸上，然后妥善保存起来，以便日后你能随时查阅。这样做，你并不会比10分钟前更聪明，但你却会为工作和生活增添新的价值。

学习掌握娴熟的工作管理方法，就是学会建立一套系统并付诸实施，直到将这套系统和方法融入你的工作和生活中。当你准备好以后，你要做的就是相信这套系统能把你的事务处理能力提升到一个全新的水平。

如果你真心实意地希望在个人管理方面取得实质性进步，那么，我建议你多关注细节，并全面遵循下文给出的各种建议。你将发现，实施这一管理计划会对你的生活产生积极的推动作用，这是千真万确的。我们将以一种全新高效的方式来完成那些你希望搞定的工作，结果会让你惊叹不已。

预留时间

我建议你安排整段时间来启动这一管理计划，准备一个工作区，包括适宜的空间、家具和工具。工作区安排合理，简单高效，能够大大减少处理事务时的内心抵触情绪，甚至还会吸引你坐下来投入工作，并加快你的工作节奏。对于大多数人来说，理想的做法是安排出两整天的时间。（如果你抽不出两天时间，也不要因此一再推迟你的行动。我建议的任何行动都将使你受益，不论你投入的时间是多还是少，两天并不是必需的，事实上这些方法和技巧会立即让你收到成效。）收集过程将会占用6个小时或者更多的时间，而理清和确定下一步行动的过程，很可能会不知不觉耗去8个小时的时间。当然，收集和处理的工作可以安排不同时间来做，但是一次完成会更容易一些。

对于我来说，和某人一起执行这种方法的理想时间是周末或者节假日。因为在此期间，外界的干扰最少。如果选择在某个工作日进行这项工作，我们就要确保这一天中没有任何预定的会议；我们不能受到任何事情的打扰，除非出现紧急情况；所有的电话都转接到语音信箱，或者先由秘书记录下来，在中间休息时，交给我浏览和处理。我并不建议你用下班后的时间来做这项工作，因为这往往意味着体力严重不支，而且很有可能你要处理一些日常琐事。

我接触过许多管理人员，对于他们来说，连续两个整天中断工作是执行整个计划过程中最为艰难的部分。他们认为必须随时出席各种会议，忙于方方面面的交流接洽。要求他们在工作日对这些无法避免的工作置之不理，是极其困难的。这就是我们一般选择在周末进行这项工作的原因。如果你的办公地点是在一个开放式办公室内，那么在一个普通的工作日中留出充裕的时间并且不被打扰就更加困难了。

这并不是因为这项工作本身有多么神圣不可侵犯，而仅仅是因为人们要耗费大量脑力来收集、决定如此多的未尽事宜，尤其是当它们长期以来一直处于“悬而未决”或“陷入困境”的状态时。任何中断都可能导致这一过程占用的时间成倍增加。如果你能安排一段完全不受打扰的时间，你会感到自己的控制能力空前提高，并体验到一种强烈的成就感，从而激发自身的能量和创造力。以后，你便能利用短暂的工作间隙不断维护这个系统。

准备工作区

你需要准备一个工作区。如果在你的工作场所已经有了一张办公桌和相应的办公空间，这大概就是最佳的位置了。如果你在家中办公，那么显而易见，这将是你的最佳地点。如果你在这两处都有办公空间，你肯定希望在这两个地点建立起统一的、可以交替使用的管理系统，尽管会以其中一个系统为主。如果你觉得自己缺少这样的系统——你确实没有可以称之为工作区的任何核心场所——就必须创建一个。即使你的高科技生活充满变化，且从本质上来说是虚拟的，你仍然需要一个作为行动基地的私人空间。你可以在任何能够真正开展工作、处理事务的场所执行这个方案，但最好从主要场所起步。

工作区的最基本要素，包括一张书桌和一个可以放置工作篮的空间，或许（对大多数人来说）还需要一处容纳核心数字工具的空间。对一些人（如机械修理店的工头、医院新招的护士或你孩子的保姆）来说，拥有这些就足够了。大多数居家工作者不需要借助很大的面积来管理其工作流程，但还是要有一个独立空间，专门用于处理笔记、邮件、家庭及家人的各种项目和活动、财务以及类似的关键事项。通常情况下，这种生活事务方面的材料会杂乱无章地堆放在厨房、走廊、餐桌、书架等地方，被人们熟视无睹。

当然，对大多数专业人士来说，还得准备其他东西，包括电话、充电器、电脑、资料架、文件夹和参考材料架等。有的人还可能需要打印机、白板，或者多媒体会议设备等。某些要求全面的人还希望放置一些器材，以兼顾他们的休闲活动和兴趣爱好。

工作区的实用性是至关重要的。如果你还没有一个专用的工作区域和工作篮，现在就应马上动手安排。这同样适用于学生、家庭主妇和退休人员。每个人都必须建立一个特定的控制中心，以便处理一切事务。

如果要我在几分钟内建立一个应急工作区，我会买一扇简易门，把它架在两个各有两层抽屉的文件柜上（一边一个），上面放三个工作篮，以及纸、笔和记事本。这就是我在家中的基地了（如果我有时间坐下来的话，我还要买一把小凳子）。信不信由你，我见过几位经理的豪华办公室，都没有我建立的工作区那样实用。

即使你是在公司办公，在家里你仍然需要一个工作区

不要吝惜在家里的工作空间。通过实施这项计划，你会发现在家里建立一个和办公室保持一致的管理系统是多么重要！我接触过的很多人都多多少少地受到家里杂乱气氛的干扰，根本无法同他们上班时的工作环境相提并论。而当他们在两个地方建立起相似的工作区后，就立刻感到受益匪浅。如果你同他们的情况类似，就请花上一个周末的时间在家里打造一个工作区，这将使你的组织管理能力显著提升。

移动中的工作区

如果你是经常出差在外的商务人士，或者过着一种不稳定的生活，经常到处奔波，那你还需要在旅途中配备一个高效的微型移动办公区。这通常包括一个公文包、背包或者小书包，文件夹以及便于携带的办公用品。

很多人因为没有随身准备好必要的办公设备，结果无法有效利用起零散时间和旅途中的空闲时间，而将这些时间白白浪费掉。一个良好的工作处理模式，一些得心应手的工具，加之住所和工作地点间相互连接的管理系统，都可以使你旅途中的工作变得富有成效。随着新技术的不断发展，强大的移动设备和全球移动互联网访问机会唾手可得，我们大多数人管理生活的实际能力也得以提高。但是，在对互联网流量实施管理以确保移动设备得以充分利用方面，还存在着管理混乱这个固有问题。如果缺乏一种良好、适当的收集、理清和组织方法，在问题产生时未能创建适当的应用程序和处理工具，全球移动设备访问互联网这个新领域就无法得到充分利用，或者只会导致注意力分散，徒增压力。

不要共享工作区！

拥有自己的工作区是极其必要的，或者至少拥有一个可以放置工作篮并处理文件和有形材料的场所。我结识了许多已婚夫妇，他们会为家中唯一一张写字台你争我抢。而当他们在家中增加了一个办公区之后，问题迎刃而解。这样做并没有导致想象中的那种“隔阂”，反而减轻了夫妻关系在管理共同生活方面承受的微妙压力。有一对夫妇甚至决定在厨房也额外配备一个迷你工作台，这样，留在家里照顾孩子的妈妈也能同时兼顾到工作。

某些机构对“移动办公”这个概念情有独钟，即要求员工拥有完全独立的移动工作站，可以随时在任何临时性工作空间开展工作。这可以节约必要的办公空间，因为公司的运营实际上可以更加依赖于在“航空母舰”之外从事工作的员工们。不过，这里的前提是相关员工都有一处可以独立掌控的空间。针对这个方案开展的实验已告失败，因为它们对固定的工作区造成了干扰。要想在临时性工作空间应用我们的现有系统，必须实现零障碍。当我们不得不反复创建工作篮、归档系统，不断变换处理信息的方式和地点的时候，我们必然会感到心烦意乱（“该死的便利贴和订书机在哪儿？”）。

假如你的办公系统简洁而紧凑，可以随身携带，你对如何快速处理事务的方法也了如指掌，那你就可以在任何地方开始办公。然而，你仍然需要在家里开拓一个“基地“，要有一套得心应手的工具以及宽敞的空间来存放参考资料，而且所有资料的存放都要方便随时取阅。我遇到的大多数人往往至少需要两个抽屉来存放他们的参考资料和项目辅助资料。鉴于存储方面不乏数字扫描仪等技术进步成果，可以想象所有这些辅助资料总有一天会被纳入云盘，能在任何地点根据需要进行检索。你将无须携带有形护照、米兰之旅带回的欧元以及各种纸质临时文件（仍是某些数据处理的最佳形式），但这一切尚待时日。要保存这些参考资料和辅助材料，需要一个或大或小的空间，以方便随时取用。

准备好你需要的工具

如果你下决心全面执行这个工作流程，你首先需要准备一些最基本的用品和工具。你可能会在新旧两种工具的选择上犹豫不决。是继续采用旧工具呢？还是考虑一下全新的工具呢？

请注意，合适的工具不一定非得是价钱昂贵的。通常情况下，当技术含量较低时，那些看起来更适合“管理工作”的工具，事实上可能效率更低。

一些基本的管理工具

我们假设你从零做起，除了拥有一个桌面的工作空间以外，你还需要：

资料存放托盘

这些托盘可以分别用来存放新资料和已经处理完毕的事务文件，另外再准备1~2个资料筐存放工作中需要的辅助性资料和你将要“回顾检查”的资料。最好用的资料筐要数那些侧面标注着字母，或者可以叠起来堆放的那一种。在它们的顶部没有那些令你抽取纸张时感到不便的唇状物。

白纸

你可以用白纸开始你的收集工作。信不信由你，在一整张白纸上写下一个想法，会产生令人难以想象的效果。不过，将初步想法分列为独立项目（而不是列入一个乱七八糟的清单）不利于日后审阅和整理。无论如何，手头准备一些白纸或小册子，专门用于捕捉突然萌发的奇思妙想，这一点很重要。

便利贴、回形针、订书机等

有了便利贴、回形针、订书机、胶带和橡皮筋，你可以方便快捷地整理和存放你的文件资料。尽管其适用性正在降低，但到目前为止，我们还不能完全弃用纸张等有形材料（这一点你是否还没注意到！），因此，对它们实施管理的简单工具仍然是不可或缺的。

打签机

令人意外的是，打签机可以在这个过程中发挥重要作用。我曾与之合作过的数千名行政人员、专业人士和家庭主妇现在都添置了自动打签机。我保存的档案中记满了他们的评语，如“它竟然如此神奇，简直令人难以置信！”，你可以用打签机给你所有的文件夹、活页夹以及数不胜数的其他资料标注说明。

我喜欢使用的是一种独立工具，或是简便的即插即用型电脑打签机，它可以及时打上独立标签，在使用时可以减少任何归档冲突问题。

文件夹

你需要使用大量的文件夹。如果归档系统需要，你还应该准备大量的Pendaflex式悬挂文件夹。普通的白板纸文件夹最好——各种颜色的分类文件夹用起来比较复杂，而且没有想象中那么好用。参考资料归档系统应该像是一个简易的图书馆。

日程表

你不需要用日程表来收集你的未尽事宜，但是在日常工作中，你还是需要用它来记录一些事情。正如我以前提到过的，日程表不应该当作一个行动清单来使用，它应该记录那些必须在指定日期或时间完成的工作。

目前，大多数职业人士已经在使用工作日程系统了。包括活页计划手册、移动设备，以及企业共享软件应用程序。

日程表经常成为人们安排工作的核心工具。当然，它也是记录“需要在指定时间完成的工作”的重要工具。日程表可以记录各种需要日后提醒的事情或信息，但是它的功用还不止于此：应该将日程表与你的个人管理系统有机地结合在一起，让它发挥更大的作用。

你也许非常好奇，想了解到底哪种类型的日程表最适合你。在下一章里，我将详细讨论这个问题。目前，你只要坚持使用你原有的日程表就可以了。等到你对整个系统有了一定的认识，就可以逐渐过渡到另一种工具。

废纸篓或者循环垃圾箱

你必须对执行这个流程将要产生的大量垃圾做好心理准备。我培训过的一些管理人员发现，当我们一起办公时，在办公室门外放置一个大垃圾箱大有益处！

你需要计划手册吗？

你是否需要一个计划工具？如果需要，应该选择什么类型的工具？这取决于多种因素。你是不是已经在使用这种工具了呢？你希望所有的活动、日程安排和工作的提示信息以何种形式存在？你会在什么地点回顾这些信息，多长时间一次？我们的大脑绝非一个存储空间，因此需要一些外部装置来管理提示信息，并为自己指引方向。你完全可以采用技术含量非常低的手段，比如把纸质资料存放在文件夹中。也可以使用高科技装备，比如PDA。当然，你还可以将多种工具结合在一起使用。

在前面列举出的这些低技术含量的工具，都是用于收集、处理和组织整理工作的。而用白纸和文件盘，就可以开始收集工作。当你处理收集到的资料时，不到两分钟就能处理完的事情都要立刻完成，这期间会用到便利贴、订书机和回形针之类的东西。那些需要花很长时间阅读处理的东西（杂志、文章、纸质报告和文件），则需要放在一个专用的文件托盘里。很可能还有一些东西需要你整理归档。其余事项（需要维护的项目进度情况、记录在日程表上的事情、行动提示，以及那些需要你跟踪检查的任务）需要整理成某种格式的清单，或者类似的可回顾形式。

这些任务清单可以采用低技术含量形式加以保存，如放置在文件夹中（比如，在“电话”文件夹中，按联系人分别记录需要拨打的电话，或者文件夹中“待付”项下的应付账单）；或者采用中等技术含量工具，在活页记事本或者计划手册上进行安排（如在名为“电话”的页面上列出联系人的姓名）；当然，还可以使用高科技的电子清单（如PDA中“任务”分区中的电话栏，Microsoft Outlook中“任务”栏下的电话分类）。

除了保存可以随身携带的资料（比如联络信息），计划手册的另一个主要功能就是用来管理各种清单。（日程表本身就是一种特别的清单，它的特点是只记录对时间有刚性要求的行动提示信息。）

从20世纪晚期开始，市场上就充斥着各种各样的计划手册，从早期的每日计划手册（Day-Timers）和FranklinCovey活页本，到再度启用的Moleskine简易笔记本，再到现在的任务管理软件应用程序。

你应该把本书介绍的管理方法纳入你的现有管理系统中，还是应该建立全新的管理系统？我的回答是，哪一种有利于你改变不当的行为习惯，促使你正确地运用这些工具，就应选择哪一种。当然，还必须考虑到效率因素。你是否经常收到大量的电子信息，为此更适合采用电子设备管理？如果你经常与他人会面，是否需要一个书面形式的日程表？当你在路途中有点空间时，提醒你拨打必要电话的最简单方法是什么？当然，美学因素和娱乐性也不容忽视。我曾经利用在餐厅等候晚餐的时间更新了最佳行动计划，而当时我仅仅是找个借口来使用（把玩一下）我的智能手机罢了。

尽管如此，但你要牢记，你所使用的管理工具并不会让你在无压的状态下提高工作效率。那是你执行GTD才能得到的结果。你所创建的系统结构对于表达和执行进程至关重要，但它不能替代相关进程。一把利斧不足以成就一个好木匠，但一个好木匠总是想要一把利斧。

当考虑是否应该配备一个管理工具时，什么样才算是合适呢？你一定要记住，真正的目的是管理你的清单。你应该能够在忙碌中轻松地创建清单，并能随时查阅。一旦你掌握了哪些内容应该纳入清单，也掌握了正确的使用方法，采用何种媒介就无关紧要了，你只需关注简洁程度、速度和趣味性即可。

构建一个归档系统的关键要素

一个简单而高效的归档资料管理系统对于整个过程来说是至关重要的。无论是在谁的办公室，在我们开始实施工作流程管理计划之前，首先要对他的资料归档系统进行评估。就像我在第2章提到的，缺少一个高效的资料归档系统，将是提高个人管理系统效率的最大障碍。我辅导过的很多客户，在这方面都有很大的提升空间。这并不是因为内容有多么重要，或者具有多么重大的战略意义，而是因为在不加管理的情况下，这些资料会使物理工作区更加混乱，并极大地扰乱你的心智。如果对随意堆放、不可操作但具有潜在相关性的材料不加处理和整理，就会使你的情绪受到一定程度的干扰。更重要的是，这会在某种程度上阻碍工作流程的推进，往往导致事情回归到毫无头绪的混乱状况。我曾经多次驱车带客户到当地的办公用品店去购买办公用品：一个档案柜、一大摞文件夹、一个打签机，目的就是给他/她在书桌上和办公室里堆积的大部分东西找个适当归宿。这样一来，工作清晰度和侧重点无疑将发生戏剧性的转变。

在这里，我们最关心的是一般性的归档系统——这与专用的归档系统截然不同，专用的归档系统用来保存各种有明确分类，并且可以建立索引的资料，比如合同、财务记录、患者病历或其他类似资料。而一般性的归档系统是包罗万象的——各类期刊、笔记便条、传真信件、论文讲稿、文件乃至于门票、钥匙、买家俱乐部会员卡、闪存驱动器等有形物件——基本上涵盖了任何不能纳入专用归档系统的东西（当然，这里也不包含那种可以自成体系的东西，比如大型软件的说明书，或者研讨会资料之类的东西）。

如果你倾向于数字技术，你可能认为盛放有形材料的文件夹已不再适用。在未来某个时候，你可能不需要有形护照、出生证明、厨房电器说明书、医疗档案、箱子钥匙，或者出游国的货币。但在这之前，你仍然需要一个相应的物理空间来保存它们。

如果你有一个可靠的秘书或者助理来帮你管理归档系统，那么你就可以在文件上贴个便利贴，在上面写明要如何分类，然后交给他就可以了。但是，一般人都有些个人感兴趣、需要保密或者有用的辅助资料吧，这些东西即使助理不在的时候也应该能够方便地查看。那么你就需要一个属于你自己的、近在手边的归档系统。

无论参考资料是纸质形式还是数字形式，都经历着同样的变化。事实上，随着我们获得的信息越来越多，在你的电脑或移动设备上开辟出保存临时参考数据的位置是很有必要的。许多人仍用其电子邮箱的收件夹来存放杂乱的一般参考资料（“我要保存这封电子邮件，因为其中包含有我儿子学校的活动计划信息”），但他们不会在电子邮件应用程序中建立一个名为“罗伯特”或“学校计划”的电子文件夹，以便将相关信息拖入文件夹保存，或者将其复制粘贴到某个适当的参考资料存储程序或数据库里。现有软件可以收集此类信息并进行分类（还能实现在多个设备上同步进行），但确实要在某种程度上考虑其组织结构问题，还要考虑以某种针对性行动将这类材料存入适当的位置，以免你的数字化存储环境变得杂乱无章。当我在自己的电脑上新建一个一般参考资料存档系统时，我会用长达三个月的时间来寻找其最佳组织结构，再用三个月时间来实现对它的“巡航控制”。这样我就可以放心使用这个系统，不用再三考虑。

成功归档分类的要点

我强烈建议你使用自己的归档系统（有形的和数字形式的），并且这个系统要放在触手可及的地方。你从工作篮中拿出一个文件（或从电子信箱里打印一份文件），看了之后你觉得它不需要即刻付诸行动，只是具有潜在的价值，然后你就把它分类放入你的归档系统中。将文件扫描后存储在电脑里，或将信息复制后粘贴到电脑里也是同样的道理。你拥有的数字材料或许比纸质参考材料更多（或与之相反），但如果缺少一个相应的精简归档系统，你就很难保存具有潜在价值的信息，或者只能在不适当的位置堆放你的保存信息。整个归档分类过程不应该超过1分钟，如果达不到这个要求，就说明你的归档系统还需要改进。在以易检索格式进行归档时，如果花费的时间超过了一分钟，你就有可能抵触这个过程，最终把需要归档的资料随便堆放了事。这个系统除了要便捷，还应当让你感到有趣、好用、完整。否则，你会觉得归档这件事是个艰巨的任务，你就不会想去清空你的工作篮，甚至都不想看一眼堆积如山的文件或是电子邮件。但是别泄气：一旦建立起了合适的归档系统并让它运作起来，你就不会再抗拒归档工作，甚至会乐此不疲。

当你把一纸文件——就算是一张潦草的笔记——归档到系统内的时候，那种成就感并不逊于处理了一大摞正式文件。这是因为组织和管理文件需要花费大量精力，人们平时要么不保存，要么胡乱地塞到柜子和抽屉里（想象你是如何保存那些外卖菜单和火车时刻表的）。如果你认为所有此类信息都可以通过网络即时获取，而且你永远不会用到打印的纸质文件，那就确保你没有创建一个不必要的归档系统副本，而且你的选择和使用方法无懈可击。

如果你觉得需要对你的系统采取一些改进措施，以使它更加方便好用，那么就立刻动手吧！我设计的系统对我自己非常合适，很多尝试过的人也有同感，所以我强烈建议你参考下面提到的方法，来改进自己的归档系统。

一般性归档系统应该触手可及 归档工作应该能够在短时间完成，并且操作简单。如果每次存放文件时都不得不站起来，或者你不得不在你的电脑上搜索出几个位置，以便妥善放置你想要保存的某条信息，那你就会渐渐习惯随手把它丢到一边，从而放弃了归档，同时，你也会对处理工作篮里面的资料产生抵触情绪（因为你知道，那里面有一些文件可能需要归档！）。我培训过的许多人都重新设计了办公室的布局。现在他们坐在椅子上，转一圈就可以取到多个归档抽屉里的参考资料，不用再满屋子乱窜了。

按字母排序（或者按照拼音排序） 我为一般参考材料建立了一个而不是多个按照英文字母顺序排列的有形归档系统。一般而言，人们倾向于把文件夹当作一个管理系统来使用，按照工作类型或者不同领域分类管理。但当你忘记了某一材料的具体分类的时候，它可能出现的地点数目将以几何级数增加。一旦你将所有行动提示都列入“下一步行动”清单，这些资料就真正成了你个人图书馆中的内容，而你就能如愿地收集材料。你只需要解决一个问题：你拥有多大的存储空间，以及进行必要查阅时的便利性如何。一个按照字母顺序排列的简单系统可以根据主题、人、项目或者公司加以细分，这样即使你忘记了放在哪儿，也只面对着三四个可能的选项。在通常情况下，你可以在每个标签下设立一些子主题，比如：“园艺–花盆”和“园艺–想法”，这些都可以排列在字母G的下面。

数字化时代具有在众多数据中进行搜索的优势，用关键词标注内容的功能更是强化了其检索功能。不过，由于数据存储器方面的选项和存放位置过多，关键词标准功能很容易使其变得复杂和混乱。我认识的很多人都相当忙，他们不会花费时间和精力去使用这些工具，以便将所有材料纳入各自可用的应用程序。所以，尽管电脑赋予我们建造巨型参考资料库的强大力量、灵活性和机会，但在设计属于你本人的简单有效的参考信息组织结构方面，电脑构成的威胁则程度更甚。即便是采用数字化格式，也很有必要以适当方式存储一份城市出行指南——通常按字母格式有效编制索引或数据组。为了找到我喜欢的伦敦餐馆，我动用了我最新的一般参考资料应用程序，搜索“位置”、“伦敦”、“餐馆”——每层抽象概念都按字母排序。

数字导向型人士所面临的最大问题，是信息收集和存储的便利性引发了“只写综合征”：他们的一切行为都是为了收集信息——根本不对信息加以评估和巧妙运用。你必须自觉地采取行动，才能令潜在的庞大数字图书馆发挥作用，而不至于成为随便丢弃、徒有几个按键的数据黑洞。根据我的经验来说，“我不需要整理材料，因为使用搜索功能就足以找到它们”这种态度并不可取。我们需要回顾的大量已收集信息，应该以有效的组织形式加以呈现。

如果在一个主题或项目下出现过多需要归档的资料，那么就可以考虑给它们分配一个单独的抽屉、柜子或者数字目录。但是，如果这些有形资料还不到半抽屉那么多，我建议将其纳入按字母排序的归档系统中。如果已经进行过数字分组，或许有必要为它们单独列出一个子目录。

能够随时创建空文件夹 我手头上储备了大量空文件夹，处理资料的时候随手可取。当你需要归档的时候，却发现由于没有充裕的文件夹而导致工作停滞不前，恐怕这让人最感沮丧。你要始终确保拥有可随时调用的文件夹。在必要的情况下，应该可以在你的数据存储设备中即时创建一个新的虚拟文件夹。

确保有方便存储的庞大空间 尽量使抽屉中存放的有形资料少于3/4。如果每个抽屉都塞得满满的，你在潜意识里就会排斥新资料的存入，结果就会使得应该归档的资料堆积如山。如果发现抽屉快满了，我就会利用等待电话接通的时间动手清理。无论何时，如果你注意到了数字设备的存储空间，不妨随时进行检查和清理。

我知道，几乎所有的人都曾经使用过塞得满满的抽屉。如果你不希望自己对归档产生抵触情绪，或者仅仅是为了保护你的指甲，你都应该让你的抽屉留出一定的空间，至少可以方便自如地取放资料。对于数字存储设备来说，你应该随时关注电脑硬盘或云盘。你必须不断地进行本能判断，确定自己需要多大空间，以保证相关内容得到有效保存并能随时取用，而不至于因为未加整理的过量信息而形成黑洞。我经常会在等待电话接通的时候清理我的电子邮箱和过时的文件目录。

当抽屉快要塞满的时候，一般人的反应都是：“我得再准备个抽屉保存归档资料了！”或者“我必须弄一个更大的硬盘驱动器！”。似乎情况非常可怕。但是，如果你觉得这些资料值得保存，那就应该把它保存在你触手可及的地方，对吧？如果这个都不能保证，你为什么还要继续保存它呢？如果我们处于信息时代，而你在保存信息的同时却妨碍了你对信息的使用……这可不明智！

正确的做法是，为了让你的一般性归档系统能够保持充足的空间，你要另外准备一个放置参考资料的地方，主要用来存放那些不常用的资料，比如已经完成的项目记录、处理完毕的客户文书。这些资料虽不常用，但是确实需要你保存起来以供日后需要的时候查询，所以把这些资料放远点吧，将它们存入电脑硬盘或者云盘，至少要在你的视线之外，以免分散你的注意力。

用自动打签机来标注文件夹 无论你的有形参考资料库存数量多么小，你都需要积极地对其加以整理归档。打印标签会彻底改变你文件夹的面貌，以及你和这些文件夹的关系。把带有打印标签的文件夹放在会议桌上会让大家都感到舒服；每个人都能看懂那些标签上的文字；即使把它们放在公文包中或者放在远处，你也能看清标签的内容；当你打开抽屉的时候，呈现在眼前的好像是一个按照字母排序的目录。怎么样，感觉很好吧？这甚至会让你爱上归档。

到目前为止，科学家还不能解释为什么带有打印标签的文件夹会让工作变得如此高效，但是我知道这确实是事实。买个自己专用的标签打印机吧。为了让整套系统运转流畅，你需要随时动用它，这样你才能随时进行归档工作。不要把它借给别人！如果在你想归档的时候发现打签机不在手边，那你很可能会把资料堆在一边。打签机就和订书机一样是不可或缺的基本工具。

至少一年整理一次归档系统 定期整理你的文件归档系统，可以防止资料变得混乱，也能防止某些资料如石沉大海般被遗漏。给自己一个审视其中内容的机会，也许你会想“没准儿这东西还有用”。几个月后，信息和物品的价值可能都会发生变化，你得决定哪些还值得保留，哪些已经没有价值了。这同样适用于数字和纸质参考信息。就像我说过的，我一般都是在等待电话接通的时候清理我的归档系统（也可能是在那种冗长的电话会议中）。

我建议所有的机构都设立一个“整理日”，在那一天，所有的员工都穿着休闲服和运动鞋，并把电话静音，然后动手清理他们积存的各种东西。整理日到来，每个人都在轻松的状态下度过这一整天。大垃圾桶、回收品容器和“可撕碎”盒子均可动用，每个人都获准进入全天清理模式——围绕自己的办公室和电脑展开。个人的整理日也是你处理财务票据的绝佳时机，无论是在假期、年底或者每年春季的报税期，这样的一天可以让你把前一年的所有财务票据都整理好。

作为成功因素本身的归档工作

在各种事项的宏大计划中，参考材料和辅助材料的归档工作并非亟待处理，也往往不具有战略意义。因此，如果真的需要处理这些材料，也往往要把相关管理行为定为低优先级。不过问题在于，你的脑海中和物理工作区是否充斥着作用不大，却具有潜在相关性的有用信息。如果不严格建立并维护存储系统的秩序，类似“这是什么？”、“它为何此时出现？”、“我应该怎么处理？”，以及“现在我应该访问哪个地方？”这类潜意识就会困扰你。

参考资料需要在其自身的独立边界（有形的和数字形式的）内进行保存和组织，这样不至于混淆系统内的其他类别，也能用于特定用途并得到有效评估。由于规模可能非常庞大，它们必须便于管理，以便在必要时收集、分析和评估你的需求，并且不能妨碍更具行动性的系统内容。我曾花费大量时间接触这个领域的卓越人士，帮助他们清理并建立起简单实用的参考系统，使他们腾出更多精力关注更重要的事情，这方面的效果通常很可观。

最后一件需要准备的事

你已经专门预留了一个时间段，建立了一个新的工作区，也准备好了各种基本工具，万事俱备！还差什么吗？

如果你已经决定要花费一定的时间来建立自己的工作管理系统，要想获得最佳效果，你还需要做一件事情：处理或推迟在那一个时间段内你需要处理的任何其他事务。

假如你确实需要同某人通一次电话，或者你的秘书必须要请你处理某件事情，或者你有事情想要同你的生活伴侣商量一下，那就马上动手处理吧。要不然就将这些事务推迟，做好记录，待以后恰当的时候提示自己。也就是说，你要为建立新的工作流程体系而集中你的全部注意力，这一点至关重要。

虽然有些学员为了获得我的一对一指导而确定了一个时间段，并且也支付了高昂的费用，但是每次我和他们一起坐下来开始工作的时候，总会受到一些事情的干扰。“噢，对了，我今天必须给用户打个电话”，或者“我必须同我的先生确认一下，看看他是否已经拿到了今天晚上的入场券”。我想，这可能已经成为整个社会的不良习惯了，而这么多精明干练的人士竟然日复一日地对自己的某些责任和义务视而不见！

那么，你是否已经处理好所有的问题？现在就开始，把你手头所有的未竟之事收集到一起吧！