第2章 管理工作簿和工作表

本章讲些什么

工作簿的操作

工作表的操作

查看工作簿和工作表

2.1 工作簿的操作

如何新建空白工作簿

通过“开始”菜单和桌面快捷方式图标启动ExceI 2010时，在启动程序的同时将自动新建一个空白工作簿，此外，我们还可以通过下面的方法新建空白工作簿。

启动ExceI 2010程序，系统会自动创建一个名为“工作簿1”的空白工作簿。再次启动该程序，系统会以“工作簿2”、“工作簿3”……这样的顺序对新工作簿进行命名。

在ExceI环境下，按下“CtrI+N”组合键。

在ExceI窗口中切换到“文件”选项卡，在左侧窗格单击“新建”命令，在右侧窗格的“可用模板”栏中选择“空白工作簿”选项，然后单击“创建”按钮即可。

如何通过Excel模板新建工作簿

ExceI 2010为用户提供了多种模板类型，利用这些模板，用户可快速创建各种专业的工作簿，如预算、费用报表等。根据模板创建工作簿的具体操作步骤如下。

01 选择模板类型

1 在Excel窗口中切换到“文件”选项卡。

2 在左侧窗格中单击“新建”命令。

3 在右侧窗格的“可用模板”栏选择模板类型，如“样本模板”。

02 选择模板样式

1 在打开的界面中选择需要的模板样式。

2 单击“创建”按钮。

03 根据模板创建的表格

1 此时，系统将基于所选模板新建一个工作簿，根据操作需要对工作簿进行适当的更改后进行保存即可。

怎样保存工作簿

在工作簿中输入数据或对工作簿中的数据进行编辑后，需要对其进行保存，以备今后查看和使用。保存的方法分两种情况，一种是保存新建和已有的工作簿，一种是将工作簿进行另存。

1.保存新建或已有的工作簿

无论是新建的工作簿，还是已有的工作簿，对其进行相应的编辑后，都应进行保存。例如要保存新建的空白工作簿，可按下面的操作步骤实现。

01 单击“保存”按钮

1 在新建的工作簿中，单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。

02 保存工作簿

1 在弹出的“另存为”对话框中设置工作簿的保存路径。

2 在“文件名”文本框中输入文件的保存名称。

3 展开“保存类型”下拉列表框，选择文件的保存类型。

4 单击“保存”按钮即可。

对于已有的工作簿，在编辑过程中也需要及时保存，以防止因断电、死机或系统自动关闭等情况而造成信息丢失。

已有工作簿与新建工作簿的保存方法相同，只是对它进行保存时，仅是将对工作簿的更改保存到原工作簿中，因而不会弹出“另存为”对话框，但会在状态栏中显示“正在保存……”的提示，保存完成后提示立即消失。

2.将工作簿另存

对于已有的工作簿，为了防止工作簿的意外丢失，用户可将其进行另存，即对工作簿进行备份。另外，对原工作簿进行了各种编辑后，如果不希望改变原工作簿的内容，可将修改后的工作簿进行另存，以生成另一个工作簿。方法为：在要进行另存的工作簿中切换到“文件”选项卡，单击左侧窗格的“另存为”命令，然后在弹出的“另存为”对话框中设置与原文档不同的保存路径即可。

如何打开需要查看的工作簿

若要对电脑中已有的工作簿进行查看或编辑编辑，首先需要将其打开。一般来说，先进入该工作簿的存放路径，再双击文件图标即可打开。此外，还可通过下面两种方式打开工作簿。

进入需要编辑的工作簿文档的存放路径，使用鼠标右键单击需要查看的工作簿文件，在弹出的快捷菜单中单击“打开”命令即可，如下面左图所示。

若以启动了ExceI 2010程序，在ExceI操作环境下切换到“文件”选项卡，在左侧窗格中单击“打开”命令，然后在打开的“打开”对话框中选中需要打开的工作簿，单击“打开”按钮即可，如下面右图所示。

可以为工作簿设置密码吗

为了防止他人对工作簿中的重要数据进行修改和查看，我们可以为重要的工作簿文件设置密码，设置密码后，只有输入正确的密码才能打开此工作簿，具体操作如下。

01 单击“用密码进行加密”命令

1 在Excel窗口中切换到“文件”选项卡。

2 默认显示“信息”选项卡，单击“保护工作簿”按钮。

3 在弹出的下拉菜单中单击“用密码进行加密”命令。

02 输入密码

1 弹出“加密文档”对话框，在文本框中输入需要设置的密码。

2 单击“确定”按钮。

03 确认密码

1 弹出“确认密码”对话框，在文本框中再次输入密码。

2 单击“确定”按钮即可。

如何保护工作簿的结构和窗口不被修改

为了防止他人对工作簿的结构进行不需要的更改，如移动、删除或添加工作表，以及显示隐藏了的工作表等，可对工作簿的结构和窗口进行保护，具体操作如下。

01 单击“保护工作簿结构”命令

1 在Excel窗口中切换到“文件”选项卡。

2 在默认界面中单击“保护工作簿”按钮。

3 在下拉菜单中单击“保护工作簿结构”命令。

02 保护工作簿

1 弹出“保护结构和窗口”对话框，勾选“结构”和“窗口”两个复选框。

2 单击“确定”按钮即可。

执行上述操作后再次打开该工作簿，即可看到工作簿的窗口和结构呈保护状态无法编辑了。

如何共享工作簿

将工作簿设置为共享功能后放到局域网中的共享文件夹中，可方便局域网中的其他用户在各自的电脑上对该工作簿进行相关的编辑和保存操作。共享工作簿的具体操作如下。

01 单击“共享工作簿”按钮

1 在Excel窗口中切换到“审阅”选项卡。

2 单击“更改”选项组中的“共享工作簿”按钮。

02 勾选复选框

1 弹出“共享工作簿”对话框，勾选“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框。

03 设置高级选项

1 切换到“高级”选项卡。

2 根据需要设置相关选项。

3 单击“确定”按钮即可。

2.2 工作表的操作

怎样一次选中多个工作表

工作表是由多个单元格组合而成的平面整体，是一个平面二维表格。每张工作表的下方都有一个标签，如Sheet1、Sheet2、Sheet3等。

要编辑某一张工作表，先要切换到该工作表页面，切换到的工作表叫做活动工作表。在工作表标签栏单击工作表标签可切换到相应的工作表。

若想要同时选择多张工作表作为活动工作表，可通过下面的方法实现。

选择多张连续的工作表：选中要选择的第一张工作表，然后按住“Shift”键，同时单击另一张工作表的标签，可选中这两张工作表之间的所有工作表。

选择多张不连续的工作表：选中要选择的第一张工作表，按住“CtrI”键不放，然后依次单击其他需要选择的工作表对应的标签。

选择工作簿中的全部工作表：使用鼠标右键单击任意一张工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。

被选择的多张工作表会被作为工作组进行编辑，编辑的内容都将被记录到所选择的所有工作表的同行同列单元格中。在编辑工作组时，在标题栏可见“工作组”字样。

如何在工作簿中插入新工作表

默认情况下，新建的空白工作簿中只有3张工作表，用户可根据自己的需要添加或删除工作表，具体操作如下。

01 单击“插入”命令

1 使用鼠标右键单击工作表标签。

2 在弹出的快捷菜单中单击“插入”命令。

02 插入工作表

1 弹出“插入”对话框，在“常规”选项卡的列表框中选择“工作表”选项。

2 单击“确定”按钮，即可在当前工作表的前面插入一张新工作表。

除了上述操作方法之外，还可通过以下几种方式添加工作表。

单击工作表标签右侧的“插入工作表”按钮，可快速插入新工作表。

按下“Shift+F11”组合键，可快速在当前工作表前插入一张新工作表。

在“开始”选项卡的“单元格”组中，单击“插入”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击“插入工作表”选项。

可以一次性插入多张工作表吗

如果需要一次性插入多张新工作表，可选中连续的多张工作表，用鼠标右键单击某个工作表标签，在弹出的快捷菜单中单击“插入”命令，接着在弹出的“插入”对话框中选择“工作表”选项，然后单击“确定”按钮即可。

例如在新建的空白工作簿中依次选中“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”3张工作表，然后单击右键快捷菜单中的“插入”命令，即可在“Sheet3”工作表前插入3张空白工作表。

如何重命名工作表

在ExceI中，工作表的默认名称为“Sheet1”、“Sheet2”等，为了便于记忆和查询，可对工作表进行重命名操作，这样就可以通过工作表标签来了解工作表中的大致内容，具体操作如下。

01 单击“重命名”命令

1 使用鼠标右键单击要重命名的工作表标签。

2 在弹出的快捷菜单中单击“重命名”命令。

02 重命名工作表

1 工作表标签将被激活，并以黑底白字显示名称，表示可编辑，此时可直接输入工作表的新名称，然后按下“Enter”键确认即可。

如何删除工作表

如果工作簿中含有多余的工作表，可将其删除。删除工作表后，其右侧的工作表将成为当前工作表。删除工作表的方法主要有以下几种。

使用鼠标右键单击需要删除的工作表对应的标签，在弹出的快捷菜单中单击“删除”命令，如下面左图所示。

选中需要删除的工作表，在“开始”选项卡的“单元格”组中，单击“删除”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击“删除工作表”选项，如下面右图所示。

工作表的标签颜色可以更改吗

当工作簿中有多个工作表时，除了通过工作表名称进行区分，我们还可以通过设置不同的标签颜色来区别，具体操作如下。

01 更改工作表标签颜色

1 在Excel窗口中使用鼠标右键单击需要更改颜色的工作表标签。

2 在弹出的快捷菜单中单击“工作表标签颜色”命令。

3 在展开的颜色面板中选择需要的颜色选项。

02 选择其他颜色

1 若没有合适的颜色，可单击“其他颜色”命令，在弹出的“颜色”对话框中选择需要的颜色选项。

2 单击“确定”按钮即可。

可以更改工作簿中默认的工作表数量吗

默认情况下，新建的空白工作簿中只有3张工作表。如果需要更改默认的工作表数量，可按下面的操作步骤实现。

01 单击“选项”命令

1 在Excel窗口中切换到“文件”选项卡。

2 在左侧窗格中单击“选项”命令。

02 更改默认工作表数量

1 弹出“Excel选项”对话框，在“常用”选项卡的“新建工作簿时”栏的“包含的工作表数”微调框中设置工作表数量，例如“5”。

2 单击“确定”按钮即可。

通过上述设置后，再次期待ExceI 2010程序或者执行新建工作簿操作，即可看到默认的空白工作表数量变为5张了。

可以将工作簿中的某个工作表隐藏起来吗

如果某张工作表中的数据非常重要，不希望别人查看，可将该工作表隐藏起来。若要隐藏工作表，可通过以下两种方法实现。

选中要隐藏的工作表，在“开始”选项卡的“单元格”组中单击“格式”按钮，在弹出的下拉列表的“可见性”栏中，依次单击“隐藏和取消隐藏”→“隐藏工作表”选项，如下面左图所示。

选中要隐藏的工作表，使用鼠标右键单击其标签，在弹出的快捷菜单中单击“隐藏”命令，如下面右图所示。

若要将隐藏的工作表显示出来，可在隐藏了工作表的工作簿中，使用鼠标右键单击任意一个工作表标签，在弹出的快捷菜单中单击“取消隐藏”命令，然后在弹出的“取消隐藏”对话框中选择需要显示的工作表，单击“确定”按钮即可。

2.3 查看工作簿和工作表

Excel有几种视图方式，如何切换

ExceI 2010提供了多种视图方式，包括普通视图、页面布局视图、分页预览视图和全屏视图等。

普通视图：这是ExceI 2010默认的视图显示方式，在此视图中可完成ExceI文档的大部分编辑操作。

页面布局视图：在此视图中可以查看文档的起始位置和结束位置，还可以十分方便地编辑文档的页眉页脚和调整页边距。

分页预览视图：在此视图中可以快速查看文档打印时的分页效果，并及时调整分页。

全屏视图：在此视图中，ExceI 2010将把文档编辑区最大化显示在窗口中，若要退出全屏状态，按下“Esc”键即可。

切换ExceI的视图方式也就是切换电子表格在电脑屏幕上的显示方式，除了通过状态栏中的视图方式按钮切换，还可以通过功能区实现，方法为：切换到“视图”选项卡，在“工作簿视图”组中单击需要的视图方式按钮即可。

如何调整工作表的显示比例

通常情况下，工作表是以默认大小显示的，如果需要操作的数据内容超过了功能工作表窗口的显示范围，我们可对工作表的显示比例进行调整。

ExceI 2010状态栏右侧为显示比例调节工具，拖动其中的滑块或者单击比例调节工具按钮两端的缩小按钮或放大按钮，即可快速调节工作表编辑区的显示比例。

显示比例调节工具左侧为当前ExceI窗口的实际显示比例，将鼠标指针指向该值时可发现变为了一个功能按钮，单击显示比例按钮，将弹出“显示比例”对话框，在其中也可对ExceI文档的显示比例进行调整。

可以同时查看多个工作簿的内容吗

即使在计算机中打开了多个工作簿文档，ExceI 2010默认也只显示一个工作簿窗口，如果需要同时查看多个工作簿的内容，可通过下面的方法实现。

01 单击“全部重排”按钮

1 在Excel窗口中切换到“视图”选项卡。

2 在“窗口”组中单击“全部重排”按钮。

02 选择窗口排列方式

1 弹出“重排窗口”对话框，选择需要的排列方式。

2 单击“确定”按钮即可。

在“重排窗口”对话框中，提供了“平铺”、“水平并排”、“垂直并排”和“层叠”4种排列方式供用户选择。

“平铺”方式和“水平并排”方式的排列效果分别如下面左图和右图所示。

“垂直并排”方式和“层叠”方式的排列效果分别如下面左图和右图所示。

如何通过拆分窗格来查看表格数据

在ExceI 2010中可以通过拆分工作表的方法将一个工作表拆分为多个窗口，此时在每个窗格中都可以进行独立的操作，这样有利于在数据量较大的工作表中查看数据的前后对应关系。拆分工作表窗格的具体操作如下。

01 单击“拆分”按钮

1 选中作为拆分中心的单元格。

2 切换到“视图”选项卡。

3 在“窗口”组中单击“拆分”按钮。

02 拆分工作表

1 此时在工作表中即可看到当前窗口为拆分为多个显示区域的效果了。

如何让工作表中的标题行和列在滚动时始终显示

当工作表中的内容不能一页显示完全时，为了让表格的标题栏显示在每一页上，可以对工作表进行冻结，从而保证在拖动工作表滚动条时始终看到表格的标题栏，具体操作如下。

01 选择冻结方式

1 在需要冻结的工作表中切换到“视图”选项卡。

2 单击“窗口”组中的“冻结窗格”下拉按钮。

3 在弹出的下拉菜单中选择需要的冻结方式。

02 冻结后的效果

1 在返回的工作表中拖动滚动条，即可看到冻结后的效果，本例为冻结首行后的效果。

在ExceI 2010中冻结工作表主要有冻结拆分表格、冻结首行和冻结首列3种方式，用户可根据需要进行选择。

冻结拆分表格：滚动工作表其他部分时，保持行或列可见（基于当前的选择）。

冻结首行：滚动工作表其他部分时，保持首行可见。

冻结首列：滚动工作表其他部分时，保持首列可见。